ZAP 9/2024, Nachvertragliche Pflichten bei Beendigung de ... / g) Aktenvernichtung und Vernichtungszertifikat

Ist die Aufbewahrungsfrist für die Handakte abgelaufen, muss diese ordnungsgemäß vernichtet werden. Das bedeutet, dass ein auf die Aktenvernichtung spezialisiertes Unternehmen die Vernichtung übernehmen muss. Der Rechtsanwalt hat das entsprechende Vernichtungszertifikat tunlichst aufzubewahren. Welche Frist hierfür angemessen ist, lässt sich pauschal leider nicht beantworten. In der Vergangenheit kam es zu Fällen, in welchen Aktenbestandteile im Hausmüll auf einer Deponie aufgefunden wurden. Allerdings konnte der Verpflichtete nachweisen, die Akten bereits Jahre zuvor durch eine Aktenvernichtung entsorgt zu haben und auch das entsprechende Zertifikat vorlegen. Kann ein entsprechendes Vernichtungszertifikat hingegen nicht vorgelegt werden, besteht der begründete Verdacht, dass eine ordnungsgemäße Entsorgung der Handakten nicht erfolgt ist. Die nicht ordnungsgemäße Vernichtung der Handakte stellt einen Berufsrechtsverstoß dar. Im schlimmsten Fall könnte diese Nachlässigkeit sogar strafrechtlich den Tatbestand eines Geheimnisverrates umfassen, soweit nicht Verjährung eingetreten sein sollte. Die Verpflichtung zur entsprechenden Aufbewahrung oder Vernichtung der Handakte trifft daher auch den Rechtsanwalt, der seine Zulassung nicht mehr besitzt bzw. der diese zurückgegeben hat und gegen den ein Berufsrechtsverfahren nicht mehr geführt werden kann. Die Aufbewahrungs- und Vernichtungspflichten gelten in strafrechtlicher Hinsicht auch für Erben des früheren Rechtsanwaltes.