ZAP 11/2015, Einsatz digitaler Arbeitsweisen und -mittel im Mandat

I. Einleitung

Die digitale Anwaltskanzlei ist bereits heute Realität und in zahlreichen Arbeitsschritten kommen digitale Hilfsmittel oder Kommunikationswege zum Einsatz. Es ergeben sich Fragen an erster Stelle zur zeit- und technikgemäßen Kommunikation mit den Mandanten und sonstigen in das Mandat Involvierten, seien es der Gegner, Kollegen oder Kolleginnen, Sachverständige, Zeugen, Gerichtsvollzieher, Behörden und zweitens in der forensischen Praxis zum elektronischen Datenaustausch mit Gerichten. Die elektronische Kommunikation mit den Gerichten wird sich mit der schrittweisen Einführung des Besonderen elektronischen Anwaltspostachs (beA) bis zur verbindlichen Nutzung durch alle zugelassenen Anwälte in den nächsten Jahren verändern.

Für alle Kanzleien, welche die Nutzung des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP) in der Kanzlei nicht eingeführt hatten und auch sonst noch nicht zur Digitalisierung der Mandatsunterlagen übergegangen sind, Anlass ab Beginn des Jahres 2016 dieses Projekt der digitalen Transformation in der Anwaltskanzlei aufzunehmen (von Daniels AnwBl 2014, 63–65). Die digitale Transformation (unter dem Schlagwort d!conomy Trendthema der diesjährigen CeBIT, http://www.cebit.de/de/news-trends/trends/digitale-transformation-dconomy/) nimmt Einzug in alle Lebens-, Wirtschafts-, Produktions- und gesellschaftlichen Bereiche. An die Arbeitsweise der Anwaltschaft werden entsprechende Anforderungen seitens der rechtsratsuchenden Verbraucher, der Unternehmen und im grenzüberschreitenden Dienstleistungssektor im digitalen Binnenmarkt ( http://ec.europa.eu/priorities/digital-single-market/index_en.htm) gestellt.

II. Digitale Kommunikation

Mandanten kommunizieren heute per E-Mail, DeMail, WhatsApp ( https://www.test.de/WhatsApp-und-Alternativen-Datenschutz-im-Test-4675013-0/ ), Facebook, Skype ( http://www.zeit.de/digital/internet/2014-09/tox-skype-alternative-sicherheit ), Dropbox, telefonisch per ISDN, Voice over IP sowie Mobiltelefone und SMS, MMS und Social Media-Netzwerke für den beruflichen Bedarf wie XING, LinkedIN (Determann, Soziale Netzwerke in der Arbeitswelt – Ein Leitfaden für die Praxis, BB 2013, 181–189), branchenspezifische Plattformen und diverse vergleichbare Dienste, spezifische Maildienste der Anwaltsprogramme, manchmal per Fax (Laghzaoui/Wirges AnwBl 1999, 253–260). Die Anwaltskanzlei erreichen auch Postbriefe, welche möglicherweise über einen Lettershop (ein Unternehmen, das personalisierte Briefsendungen be- und verarbeitet, zum Postversand und dabei Adressdaten und Textdateien zusammenführt), so auch bei dem Dienst ePostbrief möglich, ausgefertigt wurden.

Die Anwaltskanzleien stehen also vor der Herausforderung, ob sie alle diese Kommunikationskanäle für Mandatskommunikation öffnen sollen oder können und wie sie derartigen Kommunikationsbedürfnissen der Mandanten begegnen sollen.

Diese Fragen stellen sich zunächst wegen der einhergehenden Haftungsrisiken, wenn einer der Kommunikationskanäle nicht hinreichend in die Kanzleiorganisation eingebunden und somit nicht den Routinen zum Wiedervorlagen- und Fristenmanagement unterworfen ist. Ferner kann es im Einzelfall wegen der Einbeziehung der technischen Dienstleister schwierig werden, die Anforderungen aus dem Mandat im Hinblick auf die anwaltliche Vertraulichkeit zu wahren (Berger AnwZert ITR 2/2009 Anm. 2; Reus, E-Mails in der anwaltlichen Praxis, MDR 2012, 882–886). Außerdem stellt sich rein praktisch die Frage, wie der Berufsträger den Datenfluss managen kann, in einer Zeit, zu der bereits Camps und Urlaube angeboten werden zum Digital Detox ( http://www.handelsblatt.com/unternehmen/beruf-und-buero/buero-special/urlaub-ohne-arbeitsstress-kalter-entzug/8435668.html, so auch schon Groß/Herrmann AnwBl 2003, 32–35).

III. E-Mail-Verkehr in der Anwaltskanzlei

E-Mails haben den Vorteil, dass sie eine nahezu kostenfreie, kaum zeitversetzte und weltweite Kommunikation mit jedem Adressaten ermöglichen, der eine E-Mail-Adresse benannt hat. Als Nachteil gegenüber schriftlichen per Post versandten Anschreiben ergeben sich durch die fehlende handschriftliche Unterschrift oder sogar die insgesamt handschriftlich verfasse Mitteilung sowie eines ggf. originalen Briefbogens die verringerte Authentizität, also verlässliche Zuordnung zu seinem Absender.

Hinweis:

Diesem Nachteil kann durch das Anfügen von elektronischen Signaturen jedenfalls ein Stück weit abgeholfen werden, durch den Einsatz von DeMail-Kommunikation ( http://www.cio.bund.de/Web/DE/Innovative-Vorhaben/De-Mail/de_mail_node.html; Timm/Lange AnwBl 2012, 646; Müller ASR 2013, 252-254; Spindler CR 2011, 309-319; Ritter VuR 2014, 334; Roßnagel NJW 2011, 1473; Koreng DSRITB 2013, 619) oder den Versand der Inhalte der Nachricht mittels Anlage als elektronisch signierte PDF-Datei.

Ferner ergibt sich durch die technisch erforderlichen Dienstleister für diese die theoretische Möglichkeit der Kenntniserlangung vom Inhalt, ohne dass das Briefgeheimnis entsprechend anwendbar wäre. Dem kann durch technische und organisatorische Maßnahmen und Selbstverpflichtungen der Pro...