Verwaltungsunterlagen: Einsicht in die Originale / 5 Hinweis

Problemüberblick

Im Fall verlangt ein Wohnungseigentümer Einsicht in die Originale der Verwaltungsunterlagen. Das LG gibt ihm diesen Anspruch. Zu Recht.

Originale der Verwaltungsunterlagen

Der Einsichtsberechtigte hat das Recht, die Originale der Verwaltungsunterlagen einzusehen. Allerdings ist vorstellbar, dass die Originalbelege nur digital vorliegen. Nach herrschender Meinung muss sich ein Wohnungseigentümer ferner auf digitalisierte/eingescannte Daten verweisen lassen, wenn das von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer oder dem Dienstleister gewählte Scanverfahren zur Dokumentenspeicherung und -verwaltung fälschungssicher ist. Dabei kann man sich u. a. an § 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO orientieren. Danach können Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Eine ausreichende Scan- und Datensicherheit soll beispielsweise die "Technische Richtlinie ersetzendes Scannen" (TR-RESISCAN) abbilden (www.bsi.bund.de/resiscan). Sie gibt den Stand der Technik wieder und soll mit technischen, organisatorischen und personellen Vorgaben eine Orientierung geben, bis es für die Art und Weise des Scannens einheitliche Anforderungen gibt.

Was ist für die Verwaltung besonders wichtig?

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist nicht daran gehindert, Originalbelege einzuscannen oder anders zu digitalisieren, dann zu vernichten und dem Wohnungseigentümer nur Ausdrucke zur Verfügung zu stellen oder eine digitale Einsichtnahme zu ermöglichen. Präsentiert die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gescannte oder digitale Belege, kann der Wohnungseigentümer nicht einwenden, es handele sich nicht um Originale, wenn die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gleichzeitig ausdrücklich vorträgt, die vom Speichermedium ausgedruckten Belege stünden den Originalen gleich oder seien die Originale.