Im Regelfall wird ein neu zu bestellender Verwalter entweder vom noch amtierenden Verwalter oder aber von einem Wohnungseigentümer, in aller Regel dem Verwaltungsbeirat, zwecks Abgabe eines Vertragsangebots kontaktiert. Bei telefonischer Kontaktaufnahme sollte der anfragende Verwalter um Angabe des Grunds für den Verwalterwechsel gebeten werden. Entsprechendes gilt selbstverständlich auch bei der Anfrage durch einen Wohnungseigentümer. Bei dieser Gelegenheit sollte sich der potenzielle Verwalter durchaus auch darüber informieren, wie das Verhältnis der Wohnungseigentümer untereinander ist.

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