Die inhaltlichen Anforderungen an die Rechnungslegung sind in § 259 BGB geregelt. Hiernach hat der Verwalter eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben vorzunehmen sowie die zugehörigen Belege vorzulegen. Eng verknüpft mit dem Anspruch auf Rechnungslegung ist ein korrespondierender Anspruch der Gemeinschaft auf Unterlageneinsicht.
2.1 Formbild entsprechend Jahresgesamtabrechnung
Die Rechnungslegung ist in Bezug auf Inhalt und Form mit der Jahresgesamtabrechnung vergleichbar. Grundsätzlich muss die Jahresabrechnung eine geordnete und übersichtliche inhaltlich zutreffende Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben in dem betreffenden Kalenderjahr enthalten. Sie ist eine schlichte Einnahmen- und Ausgabenberechnung, welche die tatsächlich angefallenen Beträge im Abrechnungszeitraum einander gegenüberzustellen hat. Auch die Rechnungslegung des Verwalters nach §§ 675, 666 BGB muss diese Grundsätze berücksichtigen.
Keine Verbrauchsermittlung erforderlich
Im Rahmen seiner Verpflichtung zur Rechnungslegung muss der Verwalter keine verbrauchsabhängigen Kosten aufführen, da der Verbrauch der Eigentümer keine Frage der Kontrolle des Verwalterhandelns ist.
Zusätzlich Forderungen und Verbindlichkeiten
Die Verpflichtung des Verwalters, nach Beendigung seiner Tätigkeit der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Rechnung zu legen, umfasst neben der verständlichen und nachvollziehbaren Darlegung aller Einnahmen und Ausgaben auch eine Aufstellung der noch bestehenden Forderungen, Verbindlichkeiten und Kontostände.[1]
Im Ergebnis entsprechen also diese zusätzlichen Angaben dem Vermögensbericht des § 28 Abs. 4 WEG.
Belege nur beim ausgeschiedenen Verwalter
Ist der ausscheidende Verwalter zur Rechnungslegung verpflichtet, hat er der Rechnungslegung auch alle Belege beizufügen.[2]
Keine Einzelabrechnungen
Im Gegensatz zur Jahresabrechnung erstreckt sich die Rechnungslegung jedoch nicht auf die Aufteilung des Ergebnisses auf die einzelnen Wohnungseigentümer, da die Rechnungslegung nicht die endgültige Festlegung der Beitragspflichten der Wohnungseigentümer bezweckt. Im Unterschied zur Jahresabrechnung muss also der zur Rechnungslegung verpflichtete Verwalter keine Einzelabrechnungen erstellen.[3]
Ggf. eidesstattliche Versicherung
Die Beweislast für die Richtigkeit seiner Rechnungslegung trifft den Verwalter, insbesondere auch für den Verbleib von Hausgeldern der Gemeinschaft und dafür, dass er über nicht mehr vorhandene Vermögenswerte nach den Weisungen oder im Interesse der Wohnungseigentümer verfügt hat. Sollten die Wohnungseigentümer Zweifel an der Richtigkeit der vom Verwalter vorgelegten Rechnungslegung haben, können sie nach § 259 Abs. 2 BGB die Abgabe einer entsprechenden eidesstattlichen Versicherung vom Verwalter verlangen.
Nebenpflicht: Unterlageneinsicht
Als Nebenpflicht zur Rechnungslegung hat der Verwalter den Eigentümern Einsicht in die Buchungsbelege zu gewähren sowie Auskünfte zu erteilen, die mit der Buchführung des Verwalters zusammenhängen.
2.2 Muster zur Rechnungslegung
Mustervorlage: Darstellung einer Rechnungslegung
Rechnungslegung – Zeitraum 1.1. bis 31.7.2021 (alle Angaben in EUR)
| A Einnahmen und Ausgaben | |||
| I Einnahmeart | Gesamtbetrag | ||
| A | Bewirtschaftung (Lasten und Kosten) | ||
| Beitragszahlungen Bewirtschaftungskosten | 11.000,00 | ||
| Mieten | 500,00 | ||
| Zinsen Girokonto | 20,00 | ||
| Versicherungsleistungen | 500,00 | ||
| B | Erhaltungsrücklage | ||
| Beitragszahlungen Erhaltungsrücklage | 2.140,00 | ||
| Zinsen Erhaltungsrücklage | 130,00 | ||
| Waschmarkenerlöse | 20,00 | ||
| C | Sonstiges | ||
| Nachzahlungen auf Rückstände Vorjahresabrechnungen | 1.400,00 | ||
| Gesamteinnahmen | 15.710,00 | ||
| II Ausgabenart | |||
| A | Bewirtschaftung (Lasten und Kosten) | ||
| Gebäudeversicherung | 900,00 | ||
| Haftpflichtversicherung | 500,00 | ||
| Abfallbeseitigung | 600,00 | ||
| Frischwasser | 1.600,00 | ||
| Abwasser | 1.600,00 | ||
| Allgemeinstrom | 1.100,00 | ||
| Straßenreinigung | 80,00 | ||
| Kaminkehrer | 200,00 | ||
| Heizölkauf Februar 2021 (5.000 l à 0,80 EUR) | 4.000,00 | ||
| Verwaltergebühren | 1.600,00 | ||
| Kontoführungsgebühren | 600,00 | ||
| Kleinreparaturen | 436,00 | ||
| B | Erhaltungsrücklage | ||
| Dachsanierung | 5.000,00 | ||
| Steuern auf Rücklage | 37,50 | ||
| C | Sonstiges | ||
| Rückzahlungen auf Guthaben Jahresabrechnung 2020 | 1.200,00 | ||
| Gesamtausgaben | 19.453,50 | ||
| III Ergebnisermittlung | |||
| Gesamteinnahmen | 15.710,00 | ||
| ./. | Gesamtausgaben | 19.453,50 | |
| derzeitiges Defizit | 3.743,50 | ||
| B Kontenstände | |||
| I Girokonto bei der X-Bank, IBAN _____, BIC _____ | |||
| Anfangsbestand zum 01.01.2021 | 2.500,00 | ||
| Endbestand zum 31.07.2021 | 1.504,00 | ||
| II Tagesgeldkonto bei der X-Bank, IBAN _____, BIC _____ | |||
| Anfangsbestand zum 01.01.2021 | 6.450,00 | ||
| Endbestand zum 31.07.2021 | 3.702,50 | ||
| C Schlüssigkeitskontrolle | |||
| Differenz Anfangsbestand/Endbestand Girokonto | 996,00 | ||
| + Differenz Anfangsbestand/Endbestand Tagesgeldkonto | 2.747,50 | ||
| derzeitiges Defizit | 3.743,50 | ||
| D Forderungen | |||
| Rückstände Vorjahresabrechnungen | 2.400,00 | ||
| E Verbindlichkeiten | |||
| keine | |||
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