Unabhängig von der Frage, ob der Verwalter verpflichtet ist, die Niederschrift über die Eigentümerversammlung den Wohnungseigentümern zu übersenden, verleiht § 18 Abs. 4 WEG jedem Wohnungseigentümer ein Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen und damit auch in die Versammlungsniederschrift.
7.1 Zur Einsicht Berechtigte
Neben dem Wohnungseigentümer selbst ist
- sein gesetzlicher Vertreter,
- der Insolvenzverwalter im Fall der Insolvenz über das Vermögen des Wohnungseigentümers (solange er die Sondereigentumseinheit nicht freigegeben hat),
- der Zwangsverwalter, soweit die Zwangsverwaltung der Sondereigentumseinheit des Wohnungseigentümers angeordnet ist,
- der Testamentsvollstrecker
zur Einsicht berechtigt.
Entsprechend § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG für die Beschluss-Sammlung, ist auch ein vom Wohnungseigentümer ermächtigter Dritter – also insbesondere ein rechtlicher Berater – zur Einsicht berechtigt. Freilich muss hier Einsicht nur nach Vorlage einer entsprechenden Vollmacht gewährt werden.
7.2 Ort der Einsichtnahme
Grundsätzlich hat die Einsichtnahme in den Geschäftsräumen des Verwalters zu erfolgen.[1] Dieser Grundsatz erfährt allerdings Ausnahmen:
- Ist der Sitz der Verwaltung weit entfernt von der Wohnungseigentumsanlage, muss der Verwalter die Einsicht am Ort der Wohnanlage ermöglichen.[2] Dies allerdings nicht, wenn die Entfernung lediglich 21 Kilometer beträgt.[3]
- Sind die Befindlichkeiten zwischen dem Wohnungseigentümer und dem Verwalter derart gestört, dass der Wohnungseigentümer Handgreiflichkeiten des Verwalters befürchten muss, ist die Einsichtnahme an einem neutralen Ort zu gewähren.[4] Bei einem nur wegen verbaler Auseinandersetzungen gestörten Verhältnis zwischen Wohnungseigentümer und Verwalter verbleibt es hingegen bei dem Grundsatz, dass die Einsichtnahme in den Geschäftsräumen des Verwalters zu erfolgen hat.[5]
7.3 Anspruch auf Übersendung von Kopien
Grundsätzlich ist der Verwalter nicht verpflichtet, Kopien von den Versammlungsniederschriften an die Wohnungseigentümer zu übersenden. Dies gilt auch für den Fall, dass sie entsprechende Kostenerstattung anbieten. Der Wohnungseigentümer kann vielmehr im Rahmen der Einsichtnahme vor Ort in den Räumen des Verwalters auf seine Kosten Ablichtungen der Unterlagen anfertigen oder anfertigen lassen.[1] Allerdings können unterschiedliche Konstellationen den Verwalter verpflichten – gegen entsprechende Kostenerstattung –, Kopien fertigen und übersenden zu müssen:
- Krankheit bzw. Behinderung des Wohnungseigentümers.
- Weit entfernter Sitz des Verwalterunternehmens, soweit der Wohnungseigentümer nicht auf einer Einsicht am Ort der Wohnanlage besteht.
- Befindlichkeitsstörungen zwischen Verwalter und Wohnungseigentümer, wenn eine Einsichtnahme auch an einem neutralen Ort nicht infrage kommt. Beruhen die Befindlichkeitsstörungen auf einem Verhalten des Verwalters, so hat dieser die Kosten der Kopien und ihrer Übersendung zu tragen.
7.4 Verweigerung des Einsichtsrechts
Verweigert der Verwalter den Wohnungseigentümern die Einsicht in die Versammlungsniederschriften, stellt dies einen wichtigen Grund für die außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags dar. Abberufen werden kann der Verwalter seit Inkrafttreten des WEMoG am 1.12.2020 ohnehin jederzeit und grundlos.
Auskunftsverpflichtet ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Verweigert also der Verwalter als deren Ausführungsorgan die Einsicht, ist der Anspruch gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer geltend zu machen.
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