Fungiert in aller Regel der Verwalter als Versammlungsleiter, obliegt ihm auch die Pflicht zur Erstellung der Niederschrift, soweit nichts Abweichendes beschlossen oder vereinbart wurde. Er hat dann die Niederschrift aber nicht notwendigerweise selbst zu erstellen, sondern kann sich hier eines Mitarbeiters seines Unternehmens bedienen.[1] Freilich wird insoweit nur ein Mitarbeiter infrage kommen, der an der Versammlung auch teilgenommen hat.
Einsatz von Mitarbeitern und technischen Hilfsmitteln
Der Verwalter sollte stets einen oder mehrere Mitarbeiter zur Versammlung hinzuziehen. Dies erleichtert bereits die Kontrolle der Anwesenheit bzw. der Vollmachten verhinderter Wohnungseigentümer. Die Hilfe von Mitarbeitern ist aber gerade bei der Protokollierung der Versammlung wertvoll, da der Verwalter seine Aufmerksamkeit ganz dem Versammlungsverlauf widmen kann. Der protokollführende Mitarbeiter kann die verkündeten Beschlüsse noch in der Versammlung in einem Notebook bzw. direkt in die Beschluss-Sammlung eintragen, sodass hier entsprechend der Verpflichtung des § 24 Abs. 6 Satz 1 und Abs. 7 WEG unverzüglich gehandelt wurde.
Unabhängig davon, ob der Verwalter im Rahmen der Durchführung der Eigentümerversammlung eigenes Personal hinzuzieht, ist der Einsatz eines Beamers stets zu empfehlen. Dann nämlich können die verkündeten Beschlüsse den Wohnungseigentümern noch in der Versammlung "schwarz auf weiß" protokolliert präsentiert werden. Die Daten sind des Weiteren erfasst und stehen auch für eine Übertragung in die Beschluss-Sammlung sofort zur Verfügung.
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