Protokoll der Eigentümerversammlung (WEMoG) / 2 Verpflichteter

Das Gesetz selbst lässt offen, wer die Versammlungsniederschrift zu erstellen hat. Beschließen die Wohnungseigentümer nichts anderes oder besteht eine entgegenstehende Vereinbarung, ist der Versammlungsleiter zur Erstellung der Niederschrift verpflichtet. Versammlungsleiter ist wiederum in aller Regel der Verwalter.

2.1 Regelung durch Geschäftsordnungsbeschluss

Selbst wenn der Verwalter als Versammlungsleiter fungiert, können die Wohnungseigentümer zur Geschäftsordnung beschließen, dass z. B. ein Wohnungseigentümer ggf. in seiner Funktion als Mitglied des Verwaltungsbeirats die Niederschrift erstellt.

Beschluss über die Wahl des Erstellers des Versammlungsprotokolls

TOP XX: Wahl des Erstellers der Niederschrift

Die Wohnungseigentümer bestimmen den Miteigentümer/Verwaltungsbeirat ___________ zum Ersteller der Niederschrift über diese Wohnungseigentümerversammlung.

Abstimmungsergebnis:

Ja-Stimmen: _____

Nein-Stimmen: _____

Enthaltungen: _____

Der Versammlungsleiter verkündete folgendes Beschlussergebnis:

______________

Der Beschluss wurde angenommen/abgelehnt.

Ein derartiger Geschäftsordnungsbeschluss ist grundsätzlich zulässig und isoliert nicht anfechtbar, weil sich seine Wirkung nur auf die Modalitäten der konkreten Versammlung beschränkt. Aus diesem Grund ist er auch nicht in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen. Er ist aber als "Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung" gemäß § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG in das Protokoll bzw. in die Niederschrift der Eigentümerversammlung aufzunehmen.

2.2 Verwalter als Protokollersteller

Fungiert in aller Regel der Verwalter als Versammlungsleiter, obliegt ihm auch die Pflicht zur Erstellung der Niederschrift, soweit nichts Abweichendes beschlossen oder vereinbart wurde. Er hat dann die Niederschrift aber nicht notwendigerweise selbst zu erstellen, sondern kann sich hier eines Mitarbeiters seines Unternehmens bedienen.^[1] Freilich wird insoweit nur ein Mitarbeiter infrage kommen, der an der Versammlung auch teilgenommen hat.

Einsatz von Mitarbeitern und technischen Hilfsmitteln

Der Verwalter sollte stets einen oder mehrere Mitarbeiter zur Versammlung hinzuziehen. Dies erleichtert bereits die Kontrolle der Anwesenheit bzw. der Vollmachten verhinderter Wohnungseigentümer. Die Hilfe von Mitarbeitern ist aber gerade bei der Protokollierung der Versammlung wertvoll, da der Verwalter seine Aufmerksamkeit ganz dem Versammlungsverlauf widmen kann. Der protokollführende Mitarbeiter kann die verkündeten Beschlüsse noch in der Versammlung in einem Notebook bzw. direkt in die Beschluss-Sammlung eintragen, sodass hier entsprechend der Verpflichtung des § 24 Abs. 6 Satz 1 und Abs. 7 WEG unverzüglich gehandelt wurde.

Unabhängig davon, ob der Verwalter im Rahmen der Durchführung der Eigentümerversammlung eigenes Personal hinzuzieht, ist der Einsatz eines Beamers stets zu empfehlen. Dann nämlich können die verkündeten Beschlüsse den Wohnungseigentümern noch in der Versammlung "schwarz auf weiß" protokolliert präsentiert werden. Die Daten sind des Weiteren erfasst und stehen auch für eine Übertragung in die Beschluss-Sammlung sofort zur Verfügung.

[1] KG Berlin, Beschluss v. 15.9.2000, 24 W 3301/00.