Die Niederschrift über die Wohnungseigentümerversammlung ist in Schriftform zu verfassen. Dies ergibt sich zum einen aus der Bezeichnung "Niederschrift" sowie dem Unterschriftenerfordernis des § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG. Hiernach ist die Niederschrift von
- dem Vorsitzenden der Versammlung – in aller Regel also dem Verwalter – und
- einem Wohnungseigentümer zu unterzeichnen.
- Soweit ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, ist die Niederschrift zusätzlich von dessen Vorsitzenden oder seinem Stellvertreter zu unterzeichnen.
Da die Niederschrift von einem Wohnungseigentümer zu unterzeichnen ist, sollte dieser von der Eigentümerversammlung zu Beginn der Versammlung durch Geschäftsordnungsbeschluss bestimmt werden:
Beschluss über die Unterzeichnung des Versammlungsprotokolls
TOP XX: Protokollunterzeichnung
Da nach der Bestimmung des § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG neben der Unterschrift des Versammlungsleiters und des Beiratsvorsitzenden bzw. dessen Stellvertreter auch noch die Unterschrift eines Wohnungseigentümers unter die Niederschrift dieser Eigentümerversammlung erforderlich ist, fassen die Wohnungseigentümer folgenden Beschluss zur Geschäftsordnung:
Die Niederschrift über die Wohnungseigentümerversammlung vom ______ ist von der Wohnungseigentümerin Frau _____ zu unterzeichnen.
Abstimmungsergebnis:
Ja-Stimmen: 29
Nein-Stimmen: 0
Enthaltungen: 1
Der Versammlungsleiter verkündete folgendes Beschlussergebnis:
Der Beschluss wurde angenommen.
Frau ____ erklärt ihr Einverständnis hiermit.
Da es sich jedoch lediglich um eine Ordnungsvorschrift handelt, führt eine Nichtunterzeichnung durch die genannten Personen oder einzelne von ihnen nicht zur Ungültigkeit der in der Versammlung gefassten Beschlüsse. Dies folgt bereits daraus, dass ein Beschluss grundsätzlich durch Feststellung des Beschlussergebnisses und Verkündung durch den Vorsitzenden der Wohnungseigentümerversammlung zustande kommt[1] und die Protokollierung des Beschlusses in der Versammlungsniederschrift gerade keine Voraussetzung für die Existenz oder Wirksamkeit eines gefassten Beschlusses ist, vielmehr die mündliche Verkündung ausreichend ist.[2]
Anders bei qualifizierter Protokollierungsklausel
Eine sog. qualifizierte Protokollierungsklausel kann freilich die Gültigkeit der Beschlüsse von ihrer Protokollierung in der Versammlungsniederschrift abhängig machen.[3]
Soweit das Protokoll – bei Existenz eines Verwaltungsbeirats – also vom Versammlungsleiter, einem Wohnungseigentümer und dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats bzw. dessen Stellvertreter zu unterzeichnen ist, müssen diese Personen selbstverständlich in der Versammlung auch zugegen sein. Denn mit ihrer Unterschrift bestätigen sie gerade die ordnungsmäßige Protokollierung des Versammlungsablaufs.
Welche Unterschriften sind erforderlich?
Beispiel:
Die Wohnungseigentümergemeinschaft besteht aus 10 Wohnungseigentümern. Es existiert ein aus 3 Wohnungseigentümern bestehender Verwaltungsbeirat. Vorsitz und Stellvertretung sind geregelt. Die Versammlung wird vom Verwalter geleitet. Mangels anderweitiger Regelung obliegt ihm auch die Erstellung der Niederschrift.
- Ausgangskonstellation: Die Niederschrift ist vom Verwalter, einem Wohnungseigentümer und dem Vorsitzenden des Beirats zu unterzeichnen. Ob die Niederschrift statt von einem Eigentümer neben dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats auch noch von seinem Stellvertreter oder dem weiteren Beiratsmitglied unterzeichnet werden kann, ist umstritten.[4]
- Abweichende Regelung zur Protokollerstellung, Versammlungsleitung aber Verwalter: Die Niederschrift ist vom Verwalter, einem weiteren Wohnungseigentümer und dem Beiratsvorsitzenden zu unterzeichnen.
- Abweichende Regelung zur Versammlungsleitung: Egal, wer tatsächlich die Niederschrift erstellt, ist sie vom Versammlungsleiter, einem weiteren Wohnungseigentümer und dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats zu unterzeichnen.
- Versammlungsleitung durch Beiratsvorsitzenden: Die Niederschrift ist von ihm und einem weiteren Wohnungseigentümer zu unterzeichnen.[5] Grundsätzlich unschädlich, aber nicht erforderlich, ist die zusätzliche Unterschrift etwa des Stellvertreters des Beiratsvorsitzenden.
- Beiratsvorsitzender nicht anwesend: Die Niederschrift ist vom Versammlungsleiter, einem weiteren Wohnungseigentümer und dem Stellvertreter des Beiratsvorsitzenden zu unterzeichnen.
- Beiratsvorsitzender und Stellvertreter nicht anwesend: Die Niederschrift ist vom Versammlungsleiter und einem weiteren Wohnungseigentümer zu unterzeichnen. Grundsätzlich unschädlich, aber nicht erforderlich, ist die Unterschrift des ordentlichen Beiratsmitglieds.
- Vertretung der Mehrzahl der Wohnungseigentümer durch Verwalter, kein Wohnungseigentümer ist persönlich anwesend: Die Niederschrift ist nur vom Verwalter zu unterzeichnen.[6]
Existiert ein Verwaltungsbeirat nicht, können denklogisch entsprechende Unterschriften nicht geleistet werden.
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