Eines besonderen Antrags des Arbeitnehmers auf Durchführung des betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleichs bedarf es nicht. Der Arbeitgeber muss also unter den genannten Voraussetzungen die Lohnsteuererstattung von sich aus vornehmen. Dabei muss er bestimmte Fristen einhalten und besondere Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten erfüllen. Dem Arbeitgeber ist anzuraten, diese Verfahrensvorschriften genauestens einzuhalten. Er haftet für die Steuerabzugsbeträge, die er im Lohnsteuer-Jahresausgleich zu Unrecht erstattet hat.[1]
5.1 Fristen
Der Arbeitgeber darf den Lohnsteuer-Jahresausgleich frühestens bei der Lohnabrechnung für den letzten im Ausgleichsjahr endenden Lohnzahlungszeitraum durchführen. Spätester Zeitpunkt ist die Lohnabrechnung für den letzten Lohnzahlungszeitraum, der im Monat Februar[1] des auf den Ausgleichszeitraum folgenden Kalenderjahres endet.
Ausschlussfrist beachten!
Bei einem Arbeitnehmer mit monatlichem Lohnzahlungszeitraum darf der Lohnsteuer-Jahresausgleich frühestens bei der Lohnabrechnung für den Monat Dezember des Ausgleichsjahres erfolgen. Spätester Termin ist die Lohnabrechnung für den Monat Februar im folgenden Kalenderjahr. Dieser Zeitraum kann sich allerdings durch eine frühere Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung entsprechend verkürzen. Damit ist gleichzeitig eine Änderung der einbehaltenen Lohnsteuerbeträge für das abgelaufene Lohnsteuerjahr, also auch der betriebliche Lohnsteuer-Jahresausgleich, nicht mehr möglich.
Die zu erstattende Lohnsteuer ist dem Betrag zu entnehmen, den der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer für den betreffenden Lohnzahlungszeitraum an Lohnsteuer erhoben hat. In der Lohnsteueranmeldung für diesen Monat sind die im betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleich erstatteten Beträge in einer Summe abzusetzen. Eine gesonderte Bescheinigung ist nicht mehr vorgesehen. Ergibt sich ausnahmsweise ein Fehlbetrag, übersteigt also die Gesamterstattung die für den betreffenden Monat anzumeldenden Lohnsteuerbeträge, erstattet das Betriebsstättenfinanzamt aufgrund der eingereichten Lohnsteueranmeldung den an die Arbeitnehmer gezahlten Mehrbetrag.
Ein besonderes Verfahren gilt bei maschineller Lohnabrechnung. Führt der Arbeitgeber die Lohnabrechnung maschinell durch, darf er den Ausgleich mit der Ermittlung der Lohnsteuer für den Monat Dezember zusammenfassen. Übersteigt die maschinell ermittelte Jahreslohnsteuer die für die vorausgegangenen Monate einbehaltene Lohnsteuer, gilt der Unterschiedsbetrag als Lohnsteuer, der für Dezember einzubehalten ist. Übersteigt dagegen die erhobene Lohnsteuer die ermittelte Jahreslohnsteuer, ist der Unterschiedsbetrag dem Arbeitnehmer mit dem Arbeitslohn für diesen Lohnzahlungszeitraum zu erstatten.
5.2 Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten
Die im Jahresausgleich erstattete Lohnsteuer und Kirchenlohnsteuer sind im Lohnkonto gesondert einzutragen. Entfallen ist die Übernahme etwaiger Lohnsteuerbescheinigungen aus vorangegangenen Dienstverhältnissen des Arbeitnehmers, um die Jahreslohnsteuer zutreffend berechnen zu können. Im Falle des Arbeitgeberwechsels während des Jahres ist die Durchführung eines Arbeitgeberausgleichs nicht mehr zulässig. Anders als im Lohnkonto ist in der Lohnsteuerbescheinigung für das Ausgleichsjahr die im Lohnsteuer-Jahresausgleich erstattete Lohnsteuer nicht gesondert zu bescheinigen. Der nach Verrechnung sich ergebende Betrag ist als erhobene Lohnsteuer einzutragen.[1]
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