Last-Minute-Leitfaden beA / VII. Wichtige Funktionen im Nachrichtenbereich

1. Feldanzeige (blau/weiß – Zahl enthalten)

Rz. 182

Nachrichten, die als "ungelesen" markiert sind (fette Schrift statt normalem Schriftgrad bei gelesenen Nachrichten), werden im Namensfeld des jeweiligen beA mit einer Zahl, welche die Anzahl der ungelesenen Nachrichten im Postfach darstellt, angezeigt. Somit kann man beim Öffnen eines virtuellen Kanzleipostfaches sehr schnell erkennen, in welchem Postfach neue Nachrichten eigegangen sind oder sich noch ungelesene und daher vermutlich unbearbeitete befinden.

2. Aktualisieren

Rz. 183

Durch Klick auf den Button "Aktualisieren" ganz links im Bereich der Postfach- und Nachrichtenfunktionen kann die Nachrichtenansicht aktualisiert werden. Die gleiche Funktionalität kann durch Drücken der F5-Taste ausgelöst werden.

3. Ordnerstrukturen im beA

Rz. 184

Für die Verwaltung von Ordnern im beA-System benötigt der Mitarbeiter das Recht "Nachricht organisieren". Die Ansicht des beA wird den meisten, die im Umgang mit E-Mails geübt sind, keine Probleme bereiten, da man sich hier an gängige Mail-Programme angeglichen hat. Im beA sind standardmäßig die Ordner

• Posteingang (empfangene Nachrichten),
• Entwürfe (zur Überprüfung, zum Signieren oder zur Versendung bereitgestellte Nachriten),
• Postausgang (abgesendete Nachrichten, deren Übermittlungsstatus noch offen ist),
• Gesendet (aus dem beA versendete Nachrichten),
• Papierkorb (hierhin verschobene Nachrichten)

vorhanden.

Rz. 185

Zu den Ordnern "Posteingang", "Entwürfe" und "Gesendet" können weitere Unterordner angelegt werden. Dafür muss im Bereich der Postfach- und Nachrichtenfunktionen (oberhalb der Liste der Nachrichten) der Button "Ordner …" angeklickt werden. Es können die Funktionen "erstellen", "umbenennen" oder "löschen" gewählt werden. Das sich anschließend öffnende Fenster lässt nur die Tätigkeit zu, die man zuvor ausgewählt hat.

Rz. 186

Ein Wechseln der Funktion von z.B. "umbenennen" statt "löschen" lässt sich im geöffneten Fenster "Ordner löschen" nicht vornehmen. Man muss dazu zuerst das geöffnete Fenster schließen und im Anschluss erneut auf "Ordner …" und dann auf z.B. "umbenennen" klicken. Es können nur maximal zwei zusätzliche Unterordner-Ebenen zu den Hauptordnern "Posteingang", "Entwürfe" und "Gesendet" erstellt werden.

Rz. 187

Dies liegt unter anderem daran, dass das beA-System von der BRAK ausdrücklich nicht als Dateiverwaltungssystem und Speicherort für Nachrichten konzipiert, sondern lediglich als sicheres Nachrichten-Transportsystem entwickelt wurde. Nachrichten und deren Anlagen sollten im beA baldmöglichst bearbeitet und, wenn nötig, in eine eigene Dateistruktur auf dem Kanzlei-Server, in ein kanzleieigenes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder in eine evtl. vorhandene Kanzleisoftware exportiert und im beA gelöscht werden.

Rz. 188

Überlegenswert wäre eine zusätzliche Ordnerstruktur im beA, die als zusätzliches, temporäres Sicherheits-Archiv genutzt werden könnte. Im Posteingangs-Ordner könnten z.B. drei bis sechs Ordner eingefügt werden, die mit einer Monatsbezeichnung oder einer Kalenderwochenbezeichnung angelegt werden. Grundüberlegung könnte dabei der maximale Zeitraum bis zur sicheren Bearbeitung der Nachricht und deren Anlagen sein. Dies ist natürlich von Kanzlei zu Kanzlei unterschiedlich.

Rz. 189

Auch wenn besonders sensible Daten (Patentschriften etc.) im beA "landen", ist zu überlegen, ob aus Sicherheitsgründen nicht ein zügiges Löschen von bearbeiteter Post erfolgt. Zwar preist die BRAK das beA-System als sicher an, aber letztendlich befindet sich die Post auf den Servern der BRAK. Sobald eine Nachricht wieder geschlossen wird, ist sie zwar verschlüsselt, und potenzielle Hacker dürften hiermit nichts anfangen können. Wir wissen aus unseren Vorträgen und Praxis jedoch, dass zahlreiche Kanzleien tagtäglich Cyberattacken ausgesetzt sind. Prüfen Sie daher bitte eigenverantwortlich, ob unser nachstehender Vorschlag für Ihre Kanzlei geeignet ist.

Rz. 190

Folgendes Szenario wäre denkbar: Eingehende Nachrichten und deren Anlagen werden spätestens nach drei Wochen in den Bearbeitungsprozess eingebunden. Im Posteingangsordner können somit drei, zur Sicherheit besser sechs Unterordner mit den Bezeichnungen der jeweiligen Kalenderwoche, z.B.

Posteingang

• 01 KW 2018
• 02 KW 2018
• 03 KW 2018
• 04 KW 2018
• 05 KW 2018
• 06 KW 2018

angelegt werden.

Rz. 191

Alle gesichteten, exportierten und erledigten Nachrichten inkl. deren Anhänge der 5. Kalenderwoche (KW) 2018 werden in den Unterordner "05 KW 2018" verschoben. Das gleiche Vorgehen erfolgt für die 6. KW 2018 usw. Alle Nachrichten und deren Anlagen sind den Akten der Mandate zugeordnet und bereits in irgendeiner Form in Bearbeitung gewesen. Sollte jetzt z.B. in der 9. KW 2018 auf eine Anlage aus einer Nachricht aus der 6. KW 2018 zugegriffen werden müssen, da sich die mit der Nachricht übersendete PDF-Datei nicht mehr öffnen lässt oder versehentlich vergessen wurde, die Anlagen in die Akte zu exportieren, oder die PDF-Datei nicht mehr auffindbar ist, kann auf die Ursprungsnachricht zurückgegriffen und einfach ein neuer Exportversuch durchgeführt werden. Mit wenig Auf...