Keller/Munzig, KEHE Grundbuchrecht, GBV § 85a Protokolli ... / C. Überprüfung und Schutz des Protokolls

Rz. 7

Die protokollierten Daten sind durch geeignete Vorkehrungen gegen zweckfremde Nutzung und gegen sonstigen Missbrauch zu schützen, was sich aus dem Verweis auf § 83 Abs. 2 S. 6 GBV ergibt (vgl. § 83 GBV Rdn 12). Diese Vorgabe entspricht dem Datenschutz.

Rz. 8

Nach Ablauf des auf die Erstellung der Protokolle nächstfolgenden Kalenderjahres sind die Protokolle über die Mitteilungspflicht zu vernichten, § 85a Abs. 2 i.V.m. § 83 Abs. 3 S. 1 GBV. Auch hier – wie bei der Pflicht zum Schutz der Protokolle steht der Gedanke des Datenschutzes im Vordergrund. Benötigt der Notar die Daten nicht für seine betreuende Tätigkeit im Rahmen der vorsorgenden Rechtspflege – für diese gilt dann die Vernichtungspflicht nach § 5 Abs. 4 DONot – hat er die im Protokoll festgehaltenen Daten zeitnah zu löschen. Erfolgte eine Mitteilung im Jahr 10, so hat deren Vernichtung mit Ablauf des Jahres 12 zu erfolgen.

Rz. 9

Der Verweis auf die Abrufe durch eine Strafverfolgungsbehörde und die damit in Zusammenhang stehenden Einschränkungen der Auskunftspflicht nach § 83 Abs. 3 S. 2 i.V.m. Abs. 2 S. 3 wird beim Notar kaum eine Rolle spielen, da die Behörden sich in den seltensten Fällen an den Notar zur Einsicht im Rahmen von Strafverfolgungsmaßnahmen wenden werden.^[5]

Rz. 10

§ 85a Abs. 2 i.V.m. § 83 Abs. 3 S. 3 GBV richtet sich an die Aufsichtsorgane, denen Protokolle über erfolgte Mitteilungen im Rahmen eines Stichprobenverfahrens zur Verfügung gestellt wurden (vgl. § 83 GBV Rdn 8). Dort sind diese Protokolle spätestens ein Jahr nach ihrem Eingang zu vernichten, sofern sie nicht für weitere bereits eingeleitete Prüfungen benötigt werden. Das kann eine jahrgangsweise Zusammenfassung aller einschlägigen Protokolle nahelegen, führt man diese in Papier. Bei Führung in Dateiform ist dies nicht zwingend, da eine Datei auch programmtechnisch zur Vernichtung leichter ausgesondert werden kann. Bei der Einsichtgewährung gegenüber dem aktuellen Eigentümer steht dem Notar kein Ermessen zu. Der Notar hat insoweit nur zu prüfen, ob die Anfrage auf Einsicht in das entsprechende Protokoll vom jeweiligen aktuellen Eigentümer (bezogen auf den Einsichtszeitraum) verlangt wird. Da es sich insoweit um eine Amtspflicht des Notars handelt, ist gegen die Weigerung die Beschwerde nach § 15 Abs. 2 BNotO eröffnet.^[6] Ebenso dürfte daher der Notar die Möglichkeit eines Vorbescheids bei Zweifelsfragen haben.

[5] Angesichts des klaren Auftrags des Notars im Rahmen der vorsorgenden Rechtspflege tätig zu werden, besteht sogar ein Weigerungsrecht des Notars, solche Einsichten vorzunehmen. Strafverfolgung erfolgt im öffentlichen Interesse und unterfällt damit dem Verbot des § 133a Abs. 2 GBO.

[6] Meikel/Dressler-Berlin, GBV § 85a Rn 8, 9.