Rz. 2
Sämtliche in Papier vorhandenen oder noch so übermittelten Dokumente können nach Abs. 1 S. 1 in die elektronische Form überführt werden. Zu den weiteren Regelungen § 97 GBV Rdn 1 ff. und die Technische Richtlinie des BSI "BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)".[2]
Rz. 3
Da eines der Ziele des ERV auch ist, Archivkapazitäten (und den damit verbundenen Verwaltungsaufwand) zu verringern, sieht § 137 Abs. 1 S. 2 GBO die Aussonderung des Papierdokuments vor. Soweit es sich um Urkunden handelt, die im Zusammenhang mit einem Antrag auf Grundbucheintragung eingereicht wurden, sind diese mindestens bis zur Entscheidung über den Eintragungsantrag aufzubewahren, was gewährleisten soll, dass die Entscheidung auf der Grundlage der Originaldokumente getroffen werden kann. Dies mag aus Gründen der Beweiserheblichkeit naheliegen, zwingend ist es aber im Lichte der Beweiswirkung des § 371b ZPO i.V.m. § 437 ZPO nicht und deswegen schon in der Begründung[3] auf die Fälle beschränkt, in denen es auf den Besitz der Urschrift oder Ausfertigung einer Urkunde zum Zeitpunkt des Grundbuchvollzugs ankommt, § 137 Abs. 1 S. 3 GBO. Die Einzelheiten der Aussonderung richten sich nach dem jeweiligen Landesrecht und ggf. datenschutzrechtlichen Bestimmungen und können für verschiedene Arten von Urkunden auch unterschiedliche Handhabungen vorsehen.[4]
Rz. 4
Die Vorschrift begründet keine Verpflichtung zur Vernichtung von Schriftstücken oder deren Rückgabe an die einreichende Person. Daher ist auch eine weitere Aufbewahrung zulässig, wobei die Aufbewahrung nicht bei den Grundakten erfolgen muss. Die Rückgabe sollte jedoch dann – wie bisher auch – der Regelfall sein, wenn mit den Papierdokumenten noch eine anderweitige Verwendung naheliegt, in jedem Fall wenn der Einreicher dies beantragt.[5] Werden aber z.B. Erbscheinsausfertigungen ausgesondert, sollte allerdings darauf geachtet werden, dass die Vernichtung so dokumentiert wird, dass für den Fall, dass der Erbschein eingezogen wird, ein Aufgebotsverfahren vermieden werden kann.
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