Kanada / II. Buchführungspflicht

Rz. 82

Sämtliche Buchführungsunterlagen (einschließlich Belege) sind grundsätzlich in Kanada aufzubewahren. Ausnahmsweise besteht die Möglichkeit, sie außerhalb Kanadas aufzubewahren, wenn jederzeit in Form von Kopien oder mit Hilfe elektronischer Hilfsmittel (Computer) während üblicher Geschäftsstunden eine Einsichtnahme von Kanada aus möglich ist (Sect. 20 [5] CBCA); die Provinzrechte sehen korrespondierende Regelungen vor (z.B. Sect. 144 [3] OBCA). Sämtliche Buchführungsunterlagen sind, unbeschadet anderweitig festgelegter längerer Aufbewahrungsfristen, mindestens sechs Jahre nach Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres aufzubewahren (Sect. 20 [2.1] CBCA).

Rz. 83

Eine Kopie des Jahresabschlusses hat die Gesellschaft durch ihre Direktoren spätestens 21 Tage vor der jährlichen ordentlichen Gesellschafterversammlung oder, wenn diese durch eine schriftliche Beschlussfassung ersetzt wird, 21 Tage vor deren Protokollierung, jedem Gesellschafter, der hierauf nicht schriftlich verzichtet hat, zuzustellen (Sect. 159 [1] CBCA). Der Jahresabschluss darf nicht später als sechs Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres erstellt worden sein und muss eine Gegenüberstellung mit den Zahlen des davor abgelaufenen Geschäftsjahres enthalten. Zusammen mit dem Jahresabschluss sind der Bericht des Rechnungsprüfers sowie entsprechend den Vorgaben in den Articles of Incorporation, den By-Laws oder eventuellen einstimmigen Gesellschafterbeschlüssen alle sonstigen Informationen betreffend die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft und die Ergebnisse ihrer Geschäftstätigkeit vorzulegen (Sect. 155 [1] CBCA).

Konsolidiert eine Gesellschaft ihre Ergebnisse mit denen ihrer Tochtergesellschaften, so hat sie deren vollständige Jahresabschlüsse an ihrem registrierten Gesellschaftssitz zu hinterlegen. Ihre Gesellschafter bzw. deren Bevollmächtigte dürfen auch die hinterlegten Jahresabschlüsse der Tochtergesellschaften einsehen, soweit nicht aufgrund überwiegender berechtigter Interessen die Gesellschaft die Einsichtnahme durch eine von ihr zu erwirkende gerichtliche Entscheidung verhindert (Sect. 157 [1] bis [3] CBCA).

Rz. 84

Die Genehmigung des Jahresabschlusses erfolgt durch die Direktoren der Gesellschaft, wobei nur mindestens ein Direktor den Abschluss unterzeichnen muss. Eine drucktechnische Wiedergabe der Unterschrift reicht zum Nachweis der Genehmigung aus (Sect. 158 [1] CBCA). Vor Genehmigung und ohne Beifügung des Berichts des Rechnungsprüfers darf der Abschluss nicht veröffentlicht werden (Sect. 158 [2] CBCA).

Publikumsgesellschaften müssen ihre Jahresabschlüsse an die Registrierungsstelle, den Director, übersenden, und zwar ebenfalls spätestens 21 Tage vor der ordentlichen Gesellschafterversammlung, spätestens aber 15 Monate nach dem spätesten Datum, zu dem die vorhergehende ordentliche Gesellschafterversammlung hätte stattfinden müssen, und in keinem Fall später als sechs Monate nach Ende des betreffenden Geschäftsjahres. Beim Director können sie gem. Sect. 266 (1) CBCA von jedermann eingesehen und kopiert werden bzw. es kann jedermann die Fertigung und Übersendung einfacher bzw. beglaubigter Kopien verlangen (Sect. 266 [2] CBCA).

Eine Tochtergesellschaft, deren Abschluss mit dem der Muttergesellschaft konsolidiert wird und die diesen konsolidierten Abschluss einreicht, ist selbst von der Einreichung befreit (Sect. 160 [2] CBCA). Ein Verstoß gegen die Pflicht, den Jahresabschluss rechtzeitig einzureichen, kann gegenüber der Gesellschaft (nicht den Direktoren) mit einem Bußgeld von höchstens 5.000 Can$ geahndet werden.

Rz. 85

Das Gesetz legt ausdrücklich die Kriterien fest, die gegen die vorgeschriebene Unabhängigkeit der Rechnungsprüfer sprechen. Ausgeschlossen von der Funktion des Rechnungsprüfers sind alle Geschäftspartner, Direktoren, Officers und Angestellten der Gesellschaft und ihrer verbundenen Unternehmen sowie die Geschäftspartner der Direktoren, Officers und Angestellten der Gesellschaft und deren verbundene Unternehmen. "Geschäftspartner" in diesem Sinne sind natürliche Personen sowie juristische Personen und deren Gesellschafter (Sect. 161 [1], [2] CBCA).

Bestellt wird der Rechnungsprüfer, wenn ein Ausschlusstatbestand in seiner Person nicht vorliegt, von der Gesellschafterversammlung mit einfacher Stimmenmehrheit (Sect. 162 [1] CBCA). Mit gleicher Mehrheit setzt die Gesellschafterversammlung auch seine Vergütung fest; geschieht dies nicht, so sind die Direktoren hierfür zuständig (Sect. 162 [4] CBCA). Solange ein neuer Rechnungsprüfer nicht bestellt wird, verbleibt der bisherige im Amt (Sect. 162 [3] CBCA).

Mit einstimmigem Beschluss aller Gesellschafter – einschließlich der sonst nicht stimmberechtigten Gesellschafter – können die Gesellschafter einer Gesellschaft, deren Anteile nicht öffentlich ausgegeben bzw. gehandelt werden, mit Wirkung bis zur nächsten ordentlichen Gesellschafterversammlung von der Bestellung eines Rechnungsprüfers absehen und damit beschließen, dass die Gesellschaft nicht geprüft wird (Sect. 263 [1] bi...