Zunächst ist eine nachhaltige Pflichtverletzung durch einen Elternteil erforderlich. Eine Kindeswohlgefährdung nach § 1666 BGB muss nicht bestehen.[8] Allerdings muss der Umgang des Elternteils mit dem Kind dem Kindeswohl dienen, wobei dies vermutet wird. Liegen indessen die Voraussetzungen für einen Ausschluss des Umgangsrechts vor, so kommt die Bestellung eines Umgangspflegers nicht in Betracht. Voraussetzung ist weiterhin, dass eine Verselbstständigung des Umgangs möglich erscheint oder diese Möglichkeit geprüft wird. Längerfristig muss also eine Chance bestehen oder ausgelotet werden, dass die Eltern den Umgang ohne Unterstützung durchführen können. Muss eine Aussicht auf Verselbstständigung dauerhaft verneint werden, so ist die Anordnung einer Umgangspflegschaft nicht (mehr) zulässig.[9] Die Umgangspflegschaft ist zu befristen, damit das Vorliegen der Voraussetzungen jeweils neu überprüft werden kann.

Grundlage für die Bestellung eines Umgangspflegers ist eine Regelung des Umgangs. Diese kann entweder durch eine Einigung der Eltern, z.B. durch Vereinbarung beim Jugendamt, oder durch gerichtlich protokollierte Vereinbarung, erfolgen. Die Regelung muss Dauer und Häufigkeit des Umgangs konkret festlegen, also einen vollstreckungsfähigen Inhalt haben.[10] Eine Ausnahme gilt für die Umgangsanbahnung. Hier kann das Gericht dem Umgangspfleger aufgeben, die Möglichkeiten eines Umgangs im Einzelnen auszuloten. Grundsätzlich hat der Umgangspfleger aber keinerlei Befugnis, den Umgang zu regeln (im Unterschied zum Ergänzungspfleger). Dies ist wenig praktikabel, weil das Gericht kaum zeitliche Kapazität hat, sich mit der Terminplanung der Eltern im Einzelnen zu beschäftigen, wenn diese nicht im Rahmen eines Verhandlungstermins besprochen werden kann. Auch dann ist die Terminplanung nur für einen begrenzten Zeitraum überschaubar und können Änderungen erforderlich werden.

[8] Diese wird lediglich verlangt, wenn zur Ausübung des Umgangsrechts sonstiger Bezugspersonen nach § 1685 BGB (z.B. Großeltern) ein Umgangspfleger bestellt werden soll.
[9] Dies gilt ebenso für den Begleiteten und den Geschützten Umgang. Hier werden jeweils in einer Clearingphase mehrere Termine durchgeführt und die Chancen einer Verselbstständigung ausgelotet.

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