Dokumentationspflichten (DSGVO) / 3.2.9 Eingabekontrolle

Es muss nachträglich überprüft und festgestellt werden können, welche personenbezogenen Daten zu welcher Zeit und von wem in automatisierte Verarbeitungssysteme eingegeben oder verändert worden sind.

Diese Vorgabe ist durch Protokollierungen zu gewährleisten (analog § 76 BDSG). Die Protokolle müssen es ermöglichen,

• die Begründung, das Datum und die Uhrzeit dieser Vorgänge und, soweit möglich,
• die Identität der Person, die die personenbezogenen Daten abgefragt oder offengelegt hat, und
• die Identität des Empfängers der Daten

festzustellen. Die Protokollierung ist durch die eingesetzten IT-Programme zu gewährleisten. Bei den IT-Programmen für die Wohnungswirtschaft besteht die grundsätzliche Möglichkeit, in den Grundeinstellungen die Protokollierung auszuschalten. Es ist unbedingt darauf zu achten – vor allem beim Wechsel des IT-Programms –, dass die Protokollierung aktiviert ist.

Praxis-Beispiel

Musterformulierung

"Bei den eingesetzten IT-Systemen erfolgt eine laufende Protokollierung der Abläufe."