Bei der Verschlüsselung werden Daten in eine Form umgewandelt, die auch als "Chiffretext" bezeichnet werden kann und die von nicht autorisierten Personen ohne den passenden Code oder Schlüssel nicht zu verstehen ist. Bei der Entschlüsselung werden diese verschlüsselten Daten wieder in ihre ursprüngliche Form konvertiert, um sie lesbar zu machen. Es gibt verschiedene Verschlüsselungsverfahren, die ein unterschiedliches Sicherheitsniveau besitzen.
Bedeutung hat die Verschlüsselung insbesondere im E-Mail-Verkehr. Auch hier ist zu beachten, dass der Umsetzungsaufwand im Verhältnis zum Schutzzweck angemessen sein muss, sodass die Art der Verschlüsselung von den versendeten Datenarten abhängig gemacht werden kann.
Musterformulierung
"Für den elektronischen Transport werden Verschlüsselungsverfahren eingesetzt, die dem Stand der Technik entsprechen und ein angemessenes Schutzniveau erreichen."
"Der elektronische Transport zum Rechenzentrum der XXXX ist über VPN- oder TLS-Verbindung mit Zwei-Faktor-Authentisierung abgesichert." (Anmerkung: Nur einschlägig, wenn die Datenverarbeitung in einem Rechenzentrum erfolgt.)
"Beim elektronischen Transport zu Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger) im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung, für die Meldung nach § 45d EStG bzw. die KiStAM-Abfrage erfolgt die sichere Übertragung nach den Vorgaben und Standards der Institutionen." (Anmerkung: nur einschlägig, sofern diese Übermittlungen vom Wohnungsunternehmen selbst vorgenommen werden.)
"Kontaktaufnahmen von Mietern (z. B. Schadensmeldungen) oder Mietinteressenten (Bewerbungsbogen) über das Internet erfolgen abgesichert mit Verschlüsselungsverfahren nach dem Stand der Technik."
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