Datenschutz: Dokumentation der allgemeinen Informationspflichten in Wohnungsunternehmen

Kurzbeschreibung

Mit diesem Muster können Wohnungsunternehmen die sie treffenden und einzuhaltenden Informationen bei der Erhebung personenbezogener Daten dokumentieren. Es handelt sich dabei um die Informationspflichten gem. Art. 13 Abs. 1 DSGVO (= mitzuteilende Informationen) und Art. 13. Abs. 2 DSGVO (= zur Verfügung zu stellende Informationen).

Allgemeine Informationspflichten bei der Erhebung personenbezogener Daten

Die DSGVO unterscheidet Informationen, die der betroffenen Person mitzuteilen und solche, die zur Verfügung zu stellen sind. Welche Konsequenzen sich aus der "Mitteilung" bzw. der "Zurverfügungstellung" ergeben, ist weder aus den Erwägungsgründen der DSGVO noch aus den bisher veröffentlichten Verlautbarungen der Aufsichtsbehörden zu entnehmen. "Mitteilung" ist aber wohl in dem Sinne zu verstehen, dass diese Informationen immer den Betroffenen übermittelt werden müssen, während "Zurverfügungstellung" wohl meint, dass diese Informationen nur auf ausdrückliches Verlangen des Betroffenen bereitgestellt werden müssen.

Mit diesem Muster dokumentieren Sie die Informationspflichten gem. Art. 13 Abs. 1 DSGVO (= mitzuteilende Informationen) und Art. 13. Abs. 2 DSGVO (= zur Verfügung zu stellende Informationen). Diese Dokumentation sollte regelmäßig geprüft und ggf. aktualisiert werden.

Dokumentation der allgemeinen Informationspflichten

Informationspflicht gemäß Art. 13 DSGVO

Bereich: [z. B. Vermietung, WEG, Personal, Genossenschaftsmitgliedschaft]
 

Mitzuteilende Informationen gemäß Art. 13 Abs. 1 DSGVO

1. Name oder Firma
  [Wohnungsunternehmen]
2. Verantwortliche
  [Vorstände/Geschäftsführer]
3. Anschrift der verantwortlichen Stelle
  [Anschrift des Wohnungsunternehmens]
4. Datenschutzbeauftragter
  [Name und Kontaktdaten]
5. Zweckbestimmung der Datenverarbeitung, deren Rechtsgrundlage bzw. berechtigtes Interesse
  [Darlegen, für welchen Zweck die Daten erhoben werden]
 

Rechtsgrundlage: [Vertragsanbahnung/Vertrag/Gesetz/berechtigtes Interesse]

Vertrag [darstellen, welcher Vertrag]

Gesetz [darstellen, nach welchen Gesetzen die Erhebung zulässig ist]

Berechtigtes Interesse [darstellen, worin das berechtigte Interesse liegt]
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
 
  • Interne Empfänger:

    • [Weitere Abteilungen des Unternehmens, die mit Verarbeitungstätigkeiten bzgl. der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis beauftragt sind]
    • [Sofern ein Aufsichtsrat besteht: Aufsichtsrat im Rahmen seiner Überwachungspflichten bzw. von diesem beauftragte sachverständige Dritte]
  • Externe Empfänger:

    • [IT-Dienstleister bzw. Softwaresystemhäuser für EDV-Anwendungen (z. B. externe IT-Administration, ERP-Systemhersteller etc.)]
    • [Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berater (Achtung: Sorgfältig prüfen, wer die Unterlagen erhält!]
  • Ämter und Behörden:

    • [Behörden, denen die Daten übermittelt werden]
7. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten
 

Es erfolgt keine Übermittlung in Staaten außerhalb der EU und dies ist auch nicht geplant.

[Alternativ:]

Es ist geplant, die Daten nach __________land bzw. an die Internationale Organisation __________ zu übermitteln.
Nach Art. 13 Abs. 2 DSGVO zur Verfügung zu stellende Informationen
1. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf:

  • Auskunft über ihre gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten
  • Berichtigung ihrer hinterlegten personenbezogenen Daten
  • Löschung ihrer nicht mehr benötigten Daten
  • Einschränkung der Nutzung ihrer Daten
  • Widerspruch (speziell bei zuvor gegebenen Einwilligungen)
  • Datenübertragbarkeit
2. Speicherdauer
Daten aufgrund von Vertragsanbahnungen werden gelöscht, wenn es nicht zu einem Vertragsabschluss kommt und gesetzliche Aufbewahrungs- bzw. Nachweisfristen der Löschung nicht entgegenstehen. Während des bestehenden Vertragsverhältnisses erfolgt die Speicherung nach den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses erfolgt die Löschung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften.
3. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Erfolgt die Speicherung Ihrer Daten aufgrund Ihrer Einwilligung, können Sie die Einwilligung widerrufen. Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt i. d. R. auf vertraglicher Grundlage bzw. aufgrund einer Vertragsanbahnung. Eine Einwilligung liegt in solchen Fällen nicht vor.
4. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Gemäß Art. 77 DSGVO haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder das BDSG verstößt.

Beschwerden richten sie bitte an: ___________________ [Zuständige Behörde mit Anschrift angeben]
5. Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte und die Folgen der Nichtbereitstellung

Die ggf. erfolgende Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich auf gesetzlicher Grundlage. [Es kann sinnvoll sein, die gesetzliche Grundlage anzugeben; eine Verpflichtung besteht nicht]

Eine Nichtbereitstellung würde einen Gesetzesverstoß darstellen, der nach den entsprechenden Gesetzen sanktioniert wäre. [Sofern Daten nicht auf gesetzlicher Gru...

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