Ein Vertreter, der mit der Aufnahme seiner Telefonnummer oder seiner E-Mail-Adresse nicht einverstanden ist bzw. diese nicht offenbart, kann nicht Vertreter sein. Es empfiehlt sich deshalb, bereits vor der Vertreterwahl diese Kontaktdaten bei den Kandidaten zu erheben und sie auf die Veröffentlichung in der Liste der Vertreter aufmerksam zu machen. Bei der Erhebung der Kontaktdaten treffen die Genossenschaft die bereits in dem Beitrag Informations- und Auskunftspflichten bei der Datenerhebung erläuterten Informationspflichten. Es ist noch ungeklärt, ob die Genossenschaft im Hinblick darauf, dass jedes Mitglied auch Vertreter werden könnte, bereits bei der Aufnahme seine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse erheben darf. Selbst wenn dies datenschutzrechtlich zulässig wäre, erscheint dies nicht sinnvoll, weil bis zur Kandidatur Jahre vergehen können, sodass die Daten – wenn sich denn das Mitglied zur Wahl stellen sollte – nicht mehr aktuell sein könnten und erneut erhoben werden müssen.
Datenerhebung vor Vertreterwahl
Aus Gründen der Praktikabilität ist es sinnvoll, bereits vor der Vertreterwahl von den zur Wahl stehenden Bewerbern die aktuellen Daten – ggf. erneut – zu erheben und darauf aufmerksam zu machen, dass ohne die Offenlegung dieser Daten eine Wahl zum Vertreter nicht zulässig ist. Bei der Datenerhebung sind den Kandidaten die in dem Beitrag Informations- und Auskunftspflichten bei der Datenerhebung genannten Informationen zu geben.
Sofern ein Vertreter seine Telefonnummer oder seine private E-Mail-Adresse nicht veröffentlichen will, wäre es u. E. nicht schädlich, wenn sich der Vertreter eine gesonderte E-Mail-Adresse besorgt, über die dann die E-Mail-Kommunikation im Rahmen seines Vertreteramts läuft.
Musterformulierung für die Information der Vertreter vor der Wahl
Wir bedanken uns für Ihre Bereitschaft, sich als Vertreter bzw. als Ersatzvertreter für die Vertreterversammlung zur Wahl zu stellen. Gemäß Art. 13 DSGVO sind wir verpflichtet, Sie vor der Wahl darüber zu informieren, dass nach § 43a Abs. 6 GenG die Vertreter in eine Liste mit Name, Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse einzutragen sind. Diese Liste wird zur Einsichtnahme für die Mitglieder mindestens 2 Wochen lang in den Geschäftsräumen der Genossenschaft ausliegen. Auch nach Ablauf der Auslegungsfrist können Mitglieder jederzeit eine Abschrift dieser Liste verlangen. Bitte teilen Sie uns deshalb bereits vor der Wahl die genannten Kontaktdaten mit. Vertreter oder Ersatzvertreter, die mit der Offenlegung ihrer Kontaktdaten an die Mitglieder nicht einverstanden sind, sind zu diesem Ehrenamt nicht zugelassen.
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