Datenschutz bei der Vermietung und Bestandsverwaltung / 2.1.5 Ausweiskopien

Soll ein Mietvertrag abgeschlossen werden, ist der Vermieter berechtigt, sich die Identität der Personen, die als Mieter im Vertrag aufgeführt sind, nachweisen zu lassen, zumal er nach dem Meldegesetz eine Wohnungsgeberbescheinigung auszustellen hat, in der die Namen aller meldepflichtigen Personen bescheinigt werden müssen. Zum Nachweis, dass er die meldepflichtigen Personen identifiziert hat, besteht u. E. ein berechtigtes Interesse des Vermieters, das Ausweisdokument des Mieters abzulichten. Nach § 20 des Personalausweisgesetzes und § 18 des Passgesetzes ist das Ablichten (Kopieren, Fotografieren oder Scannen) des Personalausweises/Passes grundsätzlich zulässig.

Die Aufsichtsbehörde des Landes Niedersachsen hat in ihrem Tätigkeitsbericht 2017/2018 zusammengefasst folgende Hinweise zum Ablichten von Passdokumenten gegeben:

Sofern das Ausweisdokument im Original vorgelegt wird und damit die Identifizierung erfolgte (§ 20 Abs. 1 Personalausweisgesetz), genügt in vielen Fällen die Anfertigung eines entsprechenden Vermerks, z. B. "Personalausweis/Reisepass hat vorgelegen". Eine zusätzliche Kopie des Ausweises wäre in diesen Fällen nicht erforderlich. Dem Ausweisinhaber steht es jedoch frei, Kopien seines Ausweises anzufertigen. Die Ablichtung muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Die Weitergabe einer Ausweiskopie ist nur durch den Ausweisinhaber zulässig. Mit der Einwilligung des Ausweisinhabers kann auch eine andere Person (Mietsachbearbeiter) eine Ausweiskopie anfertigen. Die Weitergabe der Ausweiskopie durch den Verantwortlichen an Dritte ist nicht zulässig. Ausweisdaten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden, können und sollen auf der Kopie vom Ausweisinhaber geschwärzt werden. Das gilt insbesondere für die auf dem Ausweis aufgedruckte Zugangsnummer sowie die Seriennummer.

Wichtig

Hinweis an Ausweisinhaber

Der Ausweisinhaber muss auf die Möglichkeit und Notwendigkeit hingewiesen werden, Ausweisdaten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden (Zugangsnummer, Seriennummer), auf der Ausweiskopie zu schwärzen.