Beim Austritt eines Mitarbeiters fällt eine Vielzahl von administrativen Tätigkeiten an, die auch Auswirkungen auf den Datenschutz haben (vor allem auf die technischen und organisatorischen Maßnahmen). Vor bzw. am letzten Arbeitstag sollten folgende Tätigkeiten veranlasst werden:
1. Die Privatnutzung der dienstlichen Systeme (wie E-Mail, Notebook, Smartphone etc.) war dem Arbeitnehmer erlaubt
Die ausscheidenden Mitarbeiter sind rechtzeitig aufzufordern, ausschließlich persönliche/ private Daten aus den Systemen des Unternehmens zu löschen. Dazu sind
- private Mails aus dem dienstlichen E-Mail-Account,
- private Dateien vom PC und/oder Notebook,
- private Dateien aus den genutzten Serververzeichnissen im Unternehmensnetzwerk,
- private Kontaktdaten aus Festnetz- und Mobiltelefon,
- private Apps von Tablets bzw. Smartphones und
- private Zieldaten aus Navigationssystemen von Dienstfahrzeugen zu löschen.
2. Rückgabe von Zutrittsberechtigungen
- Betriebsausweis,
- Schlüssel für Gebäude, Büroräume, Möbel etc.,
- Parkkarte,
- Token, Smartcards, SIM-Karten.
3. Löschen der Zugriffsberechtigungen durch die IT-Abteilung
- Benutzerkennung,
- Passwörter und
- E-Mail-Accounts
4. Entzug von Berechtigungen für externen Zugriff
- Heimarbeitsplatz,
- VPN-Anbindung
5. Aktualisierung von Unternehmensdokumenten
- Website,
- Organigramm und
- Notfallpläne.
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