§ 7 So legen Mitarbeiter, Vertretungen, Zustellungsbevol ... / A. Anlegen von Benutzern im beA

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Bei der Anlage von Benutzern (z.B. einen Mitarbeiter im Sekretariat) im beA muss unterschieden werden zwischen einem noch nicht im beA-System mit einem beA-Zugangsmittel (beA-Karte Mitarbeiter oder Software-Zertifikat) registrierten Benutzer und einem bereits registrierten Benutzer.

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Abb. 1: Benutzer anlegen

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Durch Auswahl des Registers "Einstellungen" (1) und durch Klick mit der linken Maustaste auf das im Anschluss erscheinende Register "Postfachverwaltung" (2) kann der Bereich "Benutzerverwaltung" (3) angewählt werden. Hier wird für die Anlage eines neuen Mitarbeiters auf den Button "Benutzer anlegen" (4) geklickt.

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Abb. 2: Benutzer-Daten eingeben

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Nach der Auswahl des Postfachs (1) und der zu vergebenden Rolle (hier Mitarbeiter) (2), für den das neue Benutzer-Profil erzeugt werden soll, können jetzt die Felder "Vorname" und "Nachname" (3) sowie "Anrede" (4) als Pflichtfelder und ein evtl. vorhandener "Titel" (5) (wird im beA bzw. den Journalen nicht dargestellt) ausgefüllt werden. Im Anschluss werden die Einstellungen mit "Speichern" (6) bestätigt.

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Abb. 3: Neue Profildaten sichern

Es empfiehlt sich, die nach dem Klick auf den Button "Speichern" erzeugten Eintragungen zu den ­Punkten "Benutzername", "Kennwort für die Registrierung" sowie die "SAFE-ID" mit der Maus zu markieren (1), in den Zwischenspeicher zu kopieren (Strg+C), in ein Textprogramm (z.B. den Editor unter Windows) einzufügen (Strg+V) und an geeigneter Stelle abzuspeichern. So kann auf den vom System erstellten Benutzernamen, das Registrierungskennwort und die SAFE-ID jederzeit für die Erstregistrierung oder für eine weitere Anmeldung an einem anderen beA zurückgegriffen werden. Ein Klick auf den Button "Speichern" (3) ist nicht notwendig, da die Daten nach dem Erzeugen in der Datenbank zur Verfügung stehen. Die Folge ist, dass das "Kennwort für die Registrierung" nicht mehr angezeigt wird, aber unverändert gültig ist. Sollte nach dem Klick auf den Button "Speichern" (3) das "Kennwort für die Registrierung" nicht gemerkt oder notiert worden sein, kann im noch geöffneten Dialog "Benutzer anlegen/ändern" durch Klick auf "Kennwort generieren" (2) ein neues "Kennwort für die Registrierung" erzeugt werden, dass das ursprüngliche "Kennwort für die Registrierung" ersetzt.

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Abb. 4: Status des neuen Mitarbeiter-Profils

Beim erstmaligen Anlegen eines Benutzer-Profils muss dieser Benutzer sich im beA-System registrieren. Der Status neu angelegter Benutzer-Profile in der "Benutzerverwaltung für Postfächer – Postfachübersicht" (2), erreichbar über "Einstellungen/Postfachverwaltung/Benutzerverwaltung" (1), ist bis zum Zeitpunkt des Erstregistrierens eines Benutzers im beA "vorbereitet aktiv" (3) dargestellt. Nach der Erstregistrierung (dem Zuweisen eines Sicherheits-Tokens zum Benutzer-Profil) wechselt der Status für einen "Benutzer ohne eigenes Postfach" auf "vollständig aktiv".

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Beim erstmaligen Anlegen eines Benutzer-Profils im beA werden während der Erzeugung des Benutzer-Profils Eintragungen für Anrede (Titel optional) sowie den Vor- und Nachnamen erforderlich. Die Einträge in die Felder Vor- und Nachname erscheinen später im beA als Anmeldename des Verwenders der beA-Karte Mitarbeiter in der Reihenfolge Name, Vorname oben rechts in der beA-Anwendung. Der Button mit den Angaben zu "Nachname, Vorname" dient ab der beA-Version 3.10 als Abmeldebutton aus dem beA-System.

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Abb. 5: Angaben zum Mitarbeiter ändern

Die Angaben zum Vor- und Nachnamen können, falls nötig (z.B. bei einem Namenswechsel des Mitarbeiters durch Heirat oder Scheidung), an den aktuellen Namen angepasst werden. Dazu geht der Postfachinhaber oder der Postfachverwalter auf das Register "Einstellungen", öffnet den Bereich "Postfachverwaltung", klickt auf "Benutzerverwaltung", wählt den zu bearbeitenden Mitarbeiter aus (linke Maustaste) und klickt anschließend auf den Button "Benutzer ändern". Im sich öffnenden Dialogfeld können jetzt der bestehende Vorname (1), Name (2), Anrede (3) und evtl. eingetragene Titel (4) überschrieben und gespeichert (5) werden. Im Anschluss erscheint nach der nächsten Anmeldung am beA-System der neue Vor- und Nachname als Anmeldename im beA. Bei Bedarf kann ein neues "Kennwort für die Erstregistrierung" erstellt werden. Dazu muss mit der linken Maustaste auf den Button "Kennwort generieren" (6) geklickt werden. Dies kann allerdings nur durchgeführt werden, solange der neue Benutzer sich nicht am beA-System mit seinen Zugangsdaten registriert hat.

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Abb. 6: Erstmalige Registrierung eines Benutzers (Mitarbeiter) im beA-System

Für die erstmalige Registrierung eines Benutzers (Mitarbeiter) mit z.B. seiner beA-Karte Mitarbeiter muss folgender Vorgang einmalig durchgeführt werden. Der Mitarbeiter klickt auf dem Startbildschirm des beA-Systems den Link "Registrierung für Benutzer ohne eigenes Postfach" (1) an. In dem sich darauf öffnenden Fenster wird der beim Anlegen des Benutzer-Profils vom beA-System automatisch vergebene (und ...