Rz. 151
Als gängige strukturierte und maschinenlesbare Formate gelten Datensätze, die eine eindeutige Datenstruktur aufweisen, einfach bearbeitet, sortiert und gefiltert werden können. Gemäß Erwägungsgrund 21 der Richtlinie 2013/37/EU17 gilt ein Dokument als "maschinenlesbar"
Zitat
"wenn es in einem Dateiformat vorliegt, das so strukturiert ist, dass Softwareanwendungen die konkreten Daten, einschließlich einzelner Sachverhaltsdarstellungen und deren interner Struktur, einfach identifizieren, erkennen und extrahieren können. In Dateien verschlüsselte Daten, die in maschinenlesbarem Format strukturiert sind, sind maschinenlesbare Daten. Maschinenlesbare Formate können offen oder geschützt sein; sie können einem formellen Standard entsprechen oder nicht. Dokumente, die in einem Dateiformat verschlüsselt sind, das eine automatische Verarbeitung einschränkt, weil die Daten nicht oder nicht ohne Weiteres aus ihnen extrahiert werden können, sollten nicht als maschinenlesbar gelten. Dokumente, die in einem Dateiformat verschlüsselt sind, das eine automatische Verarbeitung einschränkt, weil die Daten nicht oder nicht ohne Weiteres aus ihnen extrahiert werden können, sollten nicht als maschinenlesbar gelten."
Rz. 152
Ein maschinenlesbares und strukturiertes Dateiformat kann – je nach Komplexität der Daten – z.B. eine CSV-Datei oder das sog. XML-Format sein, bei denen die Daten zwar nicht in Tabellenform vorliegen, aber gleichwohl in einer per Auszeichnung gekennzeichneten und damit automatisiert auslesbaren Form. In Betracht kommen ebenso JSON (JavaScript Object Notation) oder auch YAML (YAML Ain’t Markup Language“). Nach Meinung der Art. 29-Datenschutzgruppe sind PDF-Versionen eines E-Mail-Postfachs hingegen nicht ausreichend strukturiert.
Zitat
"E-Mail-Daten müssen in einem Format bereitgestellt werden, in dem Metadaten beibehalten werden, um eine effektive Wiederverwendung der Daten zu ermöglichen."[145]
Rz. 153
Nach dem "Wunsch" des europäischen Gesetzgebers sollen "die Verantwortlichen dazu aufgefordert werden, interoperable Formate zu entwickeln, die die Datenübertragbarkeit ermöglichen;[146]"
Zitat
"ohne, dass der Verantwortliche verpflichtet wäre, "technisch kompatible Datenverarbeitungssysteme zu übernehmen oder beizubehalten."[147]"
Hiermit ist also keine Verpflichtung zur Nutzung eines bestimmten Datenformates begründet. Zur Erleichterung der Abwicklung auf Verantwortlichenseite bietet sich eine ranchenmäßige Festlegung auf ein bestimmtes Format an, was auch in Form eines Code of Conduct geschehen könnte.
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