§ 43 Umwandlungsrecht / III. Checkliste: Ablauf des Formwechsels

Rz. 56

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Rechtzeitige und zutreffende Beteiligung eines etwaigen Aufsichtsrates/Beirates

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Bei Formwechsel einer GmbH in eine GmbH & Co.: Gründung der späteren Komplementär-GmbH und – siehe aber Rdn 50 und Rdn 52 – deren Beitritt zur umzuwandelnden GmbH auf der Grundlage eines auflösend bedingten Treuhandvertrages mit aufschiebend bedingter Rückabtretung der Kapitalbeteiligung. Auflösende und aufschiebende Bedingung ist jeweils die Eintragung des Formwechsels im Handelsregister.

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Erstellung des Umwandlungsberichts (§ 192 i.V.m. § 8 Abs. 1 S. 2–4, Abs. 2 UmwG); Ausnahmen:

▪	nur ein Anteilsinhaber (§ 192 Abs. 2 Alt. 1 UmwG)
▪	Verzicht aller Anteilsinhaber in notarieller Form (§ 192 Abs. 2 Alt. 2 UmwG).
▪	Erläuterung des Formwechsels und der künftigen Beteiligung der Anteilsinhaber in rechtlicher und wirtschaftlicher Hinsicht
▪	Erläuterung etwaiger Schwierigkeiten der Bewertung
▪	Erläuterung etwaiger Geheimhaltungsinteressen (§ 8 Abs. 2 UmwG)
▪	Beifügung des Umwandlungsbeschlusses im Entwurf (Mindestinhalt: § 194 UmwG)

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Zuleitung des Entwurfs des Umwandlungsbeschlusses an den zuständigen Betriebsrat gegen Zugangsnachweis spätestens einen Monat vor Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung (§ 194 Abs. 2 UmwG)

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Form- und fristgerechte Einladung zur Gesellschafterversammlung (ggf. einstimmigen Verzicht aller Gesellschafter darauf in die Beschlussfassung aufnehmen)

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Umwandlungsbeschluss in notarieller Form unter Beachtung der Gründungsvorschriften (§ 197 UmwG) und der Firmierungsvorschriften (§ 200 UmwG); Beachtung etwaiger Genehmigungserfordernisse/Gesellschaftersonderrechte (§ 193 Abs. 2 UmwG)

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Anmeldung des Formwechsels zum Register (soweit vorhanden) des formwechselnden Rechtsträgers (§ 198 Abs. 1 UmwG); nebst Versicherung gem. § 16 Abs. 2 UmwG (Negativerklärung/Klageverzichte)

▪	andernfalls: Anmeldung zum Register des neuen Rechtsträgers (§ 198 Abs. 2 S. 1 UmwG)
▪	beim registerwechselnden ("kreuzenden") Formwechsel oder bei Sitzverlegung: Anmeldung zu beiden Registern (§ 198 Abs. 2–4 S. 2 UmwG)

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Anlagen zur Anmeldung (§ 199 UmwG):

▪	elektronisch beglaubigte Kopie/elektronisch gefertigte Kopie der notariellen Niederschrift des Umwandlungsbeschlusses
▪	elektronisch beglaubigte Kopie/elektronisch gefertigte Kopie der notariellen Niederschrift über die erforderlichen Zustimmungserklärungen einzelner Anteilsinhaber mit Sonderrechten/nicht erschienener Anteilsinhaber
▪	Urschrift/Abschrift des Umwandlungsberichts bzw. elektronisch beglaubigte Kopie/elektronisch gefertigte Kopie der notariellen Erklärung über den Verzicht auf seine Erstellung (soweit nicht im Umwandlungsbeschluss der Verzicht schon erfolgt ist)
▪	nicht: Schlussbilanz gem. § 17 Abs. 2 UmwG (Umkehrschluss aus der Verweisung in § 198 Abs. 3 auf § 16 Abs. 2, 3 UmwG), aber ggf. Werthaltigkeitsnachweise bei Umwandlung in eine Kapitalgesellschaft
▪	Nachweis über die rechtzeitige Zuleitung an den Betriebsrat/die Betriebsräte
▪	etwaige Genehmigungsurkunden, insbesondere IHK-Namensunbedenklichkeitsbescheinigung

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Registereintragung (mit Vermerk gem. § 198 Abs. 2 S. 3 UmwG)

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Bekanntmachung (§ 201 UmwG)

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Ggf. formfreie Grundbuchberichtigungsanträge, falls Grundbesitz vorhanden ist. Für die bloße Richtigstellung des Grundbuchs (keine Unrichtigkeit i.S.v. § 22 GBO, da die Identität des Rechtsträgers gewahrt ist), ist nach h.M. nicht die Form des § 29 GBO zu wahren.^[54] Es soll der Nachweis im Wege des Freibeweises ausreichen.

[54] Vgl. Böhringer, BWNotZ 1995, 97, 103; zur Grunderwerbsteuerfreiheit BFH DStR 1997, 112.