§ 35 Betriebliche Altersversorgung / 8. Datenschutz

Rz. 439

I.R.d. administrativen Abwicklung betrieblicher Versorgungswerke ist vielfach ein Datentransfer aus dem Unternehmen heraus an dritte Stellen zwingend erforderlich. So sind z.B. Versorgungsverpflichtungen bilanziell zu erfassen, was je nach Durchführungsweg unterschiedliche versicherungsmathematische Bewertungsansätze erfordert. Diese Bilanzwerte sind im Regelfall durch ein entsprechendes versicherungsmathematisches Gutachten eines unabhängigen Sachverständigen zu belegen. Hierzu müssen entsprechende, individualisierte personenbezogene Daten wie Alter, Diensteintritt, Gehalt etc. vorliegen. Ferner werden externe Gutachter/Berater für die Ermittlung der Bemessungsgrundlage für den Beitrag zur gesetzlichen Insolvenzsicherung sowie das hierfür erforderliche PSV-Testat, für die Ermittlung unverfallbarer Anwartschaften, die Berechnung von Versorgungsleistungen bei Rentenbeginn oder im Zusammenhang mit einem Versorgungsausgleich benötigt. Darüber hinaus gehen immer mehr Unternehmen dazu über, den gesamten, mit einem betrieblichen Versorgungswerk verbundenen administrativen Aufwand (u.a. die sehr umfangreiche und kostenintensive Rentnerverwaltung) auf externe Dienstleister auszulagern. Um diesen Datentransfer ggü. den betroffenen Mitarbeitern rechtfertigen zu können, sollte in die Versorgungsordnung oder Versorgungszusage eine entsprechende Datenschutzklausel BDSG- und DSGVO-konform integriert werden. Eine solche Klausel könnte inhaltlich wie folgt gestaltet werden:

Rz. 440

Muster 35.3: Datenschutzklausel

Muster 35.3: Datenschutzklausel

Datenschutzklausel

Zum Zwecke der Beratung, Durchführung und Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung werden personenbezogene Daten im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) von der Gesellschaft erhoben. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung der Verpflichtungen aus dieser Betriebsvereinbarung erforderlich.

Der Arbeitgeber beauftragt mit der Beratung, Verwaltung und Durchführung der betrieblichen Altersversorgung externe Berater (versicherungsmathematischer Gutachter, Wirtschaftsprüfer, Treuhänder, sonstige Dienstleister; nachfolgend ("Dritte"). Diese Dritten haben sich vertraglich gegenüber dem Arbeitgeber verpflichtet, hierbei die anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften – insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – zu beachten.

Daneben werden personenbezogene Daten im Einzelfall an weitere Empfänger zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten wie etwa Krankenkassen, Finanzbehörden und/oder Gerichte übermittelt.

Im Zusammenhang mit der Durchführung und Abwicklung der betrieblichen Altersversorgung können folgende, zur jeweiligen Aufgabenerfüllung erforderliche Daten an die in Absatz 2 und 3 genannten Stellen übermittelt werden:

▪	Name, Vorname
▪	Geburtsdatum
▪	Anschrift
▪	Eintrittsdatum in die Firma bzw. Beginn des Anspruchs auf Altersversorgung
▪	Gehalt
▪	Angaben zur Sozial- und Krankenversicherung
▪	Zahlungsdaten
▪	Daten zu Familie/Bezugspersonen
▪	Daten zum Versorgungsausgleich
▪	Daten zur Leistungsprüfung von Anträgen auf Gewährung der vereinbarten Versorgungsleistungen und deren Auszahlung

Die insoweit erforderlichen personenbezogenen Daten werden an die externen Stellen im Rahmen einer geschützten bzw. verschlüsselten Datenübertragung weitergegeben und dort ggf. eigenständig verarbeitet und genutzt.

Datenübermittlungen in außereuropäische Drittländer einschließlich der (Zwischen-)Speicherung auf in diesen Ländern stationierten Servern werden dabei nicht vorgenommen, oder nur dann, wenn ein nach der DSGVO angemessenes Schutzniveau gewährleistet ist.

In jedem Fall sind die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zwingend zu beachten.

Die Arbeitnehmer haben jederzeit das Recht, zur Wahrung ihrer Datenschutzrechte bei der Personalabteilung die Kontaktdaten der im Zusammenhang mit der Durchführung und Abwicklung der betrieblichen Altersversorgung involvierten externen Dienstleister und sonstigen mit der Datenverarbeitung der Arbeitnehmer befassten Stellen zu erfragen.

Personenbezogene Daten werden zum Zwecke der Beratung, Durchführung und Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung dieses Zwecks erforderlich ist. Sobald dieser Hauptzweck erfüllt ist, werden die erforderlichen Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und danach gelöscht oder anonymisiert.