§ 3 Buchführung/Rechnungswesen / 2. Kosten-Controlling

Rz. 105

Das Kosten-Controlling wertet die Kostenentwicklung für die Vergangenheit aus und erhält seine Werte gleichfalls aus der Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie der BWA. Neben der Auswertung der eigentlichen Kosten sollten auch betriebswirtschaftliche Grundüberlegungen angestellt werden.

▪	Werden eingeräumte Skonti konsequent ausgenutzt?
▪	Können Portokosten durch verstärkte Versendung nur per Telefax oder E-Mail verringert werden?
▪	Ist eine Kostenersparnis durch einen Wechsel von Lieferanten bzw. durch eine Nachverhandlung möglich? (z.B. bei Büromaterialien, Getränkelieferant, Kopierer auf Miete etc.)
▪	Sind die Wartungsverträge (z.B. bei dem Rechtsanwaltssoftwareprogramm) notwendig und entsprechen die Kosten den marktüblichen Kosten (ggf. Nachverhandlung)?
▪	Sind in den Kanzleikosten privatbedingte Aufwendungen enthalten, die erst am Ende des Jahres als Privatentnahme ausgebucht werden? (z.B. teilweise Privatnutzung des Pkw)
▪	Sind extrem hohe Kostenerhöhungen in einem bestimmten Zeitraum angefallen (z.B. durch EDV-Umstellung oder Kanzleiumzug)?

Rz. 106

Das Kostencontrolling darf jedoch nicht nur als "Sparmaßnahme" verstanden werden, denn durch die betriebswirtschaftlichen Grundüberlegungen kann eine erhöhte Ausgabe durchaus vertreten werden, wenn diese zu einer Umsatzsteigerung führt.

▪	So können Fortbildungsmaßnahmen von Mitarbeitern zu einer effektiveren Sachbearbeitung und damit auch zu einer Umsatzsteigerung führen.
▪	Auch der Kaffee zum Mandantengespräch oder eine persönliche Geburtstagskarte an den Mandanten stärkt allgemein das Anwalt-Mandanten-Verhältnis und bindet den Mandanten an die Kanzlei.
▪	Das Arbeiten mit ungelernten Kräften ist zwar meist kostengünstiger, i.d.R. jedoch auch uneffektiver als das Arbeiten mit einer gut ausgebildeten Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellten.

Rz. 107

Beim Kostencontrolling stellt sich häufig die Frage, ob sich die Kosten im Rahmen des Üblichen bewegen. Vergleichswerte für den Rechtsberatungsbereich erhalten Sie kostenlos in regelmäßigen Abständen beim Statistischen Bundesamt unter

http://www.destatis.de (dort Publikationen – Thematische Veröffentlichungen – Dienstleistungen – Fachberichte – Strukturerhebung im Dienstleistungsbereich – Rechts- und Steuerberatung)

Rz. 108

Die Ergebnisse der Strukturerhebung im Dienstleistungsbereich liegen 18 Monate nach Ende des Berichtszeitraums (zum Beispiel Berichtsjahr 2015 – Ergebnis Ende Juni 2017) vor. Die Veröffentlichung des Bundesergebnisses erfolgt 19 Monate nach Ende des Berichtszeitraums.

Für das Kostencontrolling sind dabei i.d.R. drei Werte von Interesse, die Sie jedoch z.T. selbst aus den nachstehenden Zahlen ermitteln müssen:

2015 wurde im Bereich Rechts- und Steuerberatung ein Umsatz von 52,70 Mrd. erwirtschaftet. Dem gegenüber standen Aufwendungen für Personal i.H.v. 19,5 Mrd. und für Materialaufwendungen und sonstigen Aufwendungen i.H.v. 14,3 Mrd., wobei die Personalkosten im Wirtschaftszweig "Rechtsberatung" prozentual geringer waren als im Wirtschaftszweig "Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung".

1.	Die Personalkostenquote setzt die gesamten Personalkosten (Löhne, Krankenkassenbeiträge, Kirchen- und Lohnsteuer) im Verhältnis zum Gesamtumsatz. Die Durchschnittsquote lag laut Statistischen Bundesamt im Jahr 2015 bei 37,00 %.
2.	Die Sachaufwandquote setzt sodann alle restlichen Aufwandskosten im Verhältnis zum Gesamtumsatz, die Durchschnittsquote betrug im Jahr 2015 27,13 %.
3.	Die Kostenquote setzt sowohl die Personalkosten als auch den restlichen Sachaufwand (also alle Ausgaben) im Verhältnis zum Gesamtumsatz. Die Durchschnittsquote 2015 betrug 64,14 %.

Hinweis/Praxistipp:

Es ist dabei anzumerken, dass in kleineren Kanzlei meist die Personalkostenquote geringer ist und die Sachaufwandsquote höher. Dies ist bei einer näheren Betrachtung einleuchtend, da bestimmte Geräte wie Kopierer, Telefonanlage etc. auch in kleineren Kanzleien vorgehalten werden müssen, wohin in größeren Kanzleien der Personalaufwand meist die sonstigen Aufwendungen überwiegt.

Letztendlich ist für die Gesamtbewertung die Kostenquote entscheidend. Die Kostenquote sollte den Wert von 70 % nicht überschreiten. Bei einer Überschreitung dieses Richtwertes über einen Zeitraum von länger als drei Monaten sollte dringend eine ausführliche Kostenanalyse durchgeführt werden und ein Plan zur Kostenverringerung erstellt werden.