Rz. 14
Die nächste Phase ist das sogenannte Erstgespräch oder erste Gespräch, in dem alle Beteiligten mit dem Mediator zum einen den spezifischen Auftrag an den Mediator klären, zum anderen über die geplante Dauer der Mediation, die voraussichtlichen Kosten der Mediation, sowie die Aufteilung der Kosten eine Einigung erzielt wird. Der Mediator informiert hier über den Prozess der Mediation und die Rolle des Mediators als allparteilicher Vermittler zwischen den Beteiligten. Es wird besprochen, inwiefern eine noch zu erarbeitende Einigung der Parteien eine bestimmte Form erhalten muss (Handschlagseinigung, Vertrag, von den beteiligten Rechtsanwälten erarbeiteter Vertrag, notarielle Beurkundung). Wenn gewisse Formen der Protokollierung erforderlich sind, wird auch dieses besprochen.
Darüber hinaus geht es um Regelungen zu Verschwiegenheit sowohl des Mediators, als auch der beteiligten Personen.
Rz. 15
Die Beteiligten besprechen, wie sie mit der Offenlegung von Daten, Fakten und Interna umgehen wollen, um eine Lösung erarbeiten zu können. Ebenfalls angesprochen wird, ob es bereits getroffene Vereinbarungen bzw. Verträge gibt, die für diese Einigung eine Rolle spielen. Der Mediator klärt mit den Beteiligten, wie und wo im Verfahrensablauf eine Einbeziehung von Beratungsanwälten und anderer Experten wie Steuerberater, Finanzberater und der Spezialisten für Firmeninterna erfolgen kann und sollte. Auch die Einbeziehung anderer betroffener Personen wie der nächsten Generation oder anderer Anverwandter oder von Mitarbeitern ist in einzelnen Phasen möglich und kann in der Phase Erstgespräch vom Theoretischen her besprochen werden.
Rz. 16
Sofern ein "Brandherd" dringend zu regeln ist, kann mitunter bereits im Erstgespräch Einigung darüber erzielt werden, inwiefern eine Übergangsregelung denkbar und umsetzbar wäre.
Die meisten Mediatoren erarbeiten darüber hinaus im Erstgespräch Regeln speziell für diese Mediation, sei es Sitzungsdauer, notwendige Pausen, besondere Anforderungen an die Örtlichkeiten der Mediation und vor allem Umgang mit möglicherweise auftretenden heftigen Emotionen. Weiter wird in dieser Phase thematisiert, wie mit Abbruchdrohungen und Abbrüchen der Mediation umgegangen werden soll (Ist es bereits ein Abbruch, wenn einer der Beteiligten äußert "Mir reicht es" oder bedarf es der reflektiert klaren Äußerung an den Mediator "Ich will/wir wollen das Mediationsverfahren nicht fortsetzen").
Rz. 17
Die überwiegende Zahl der Mediatoren schließt dieses Erstgespräch mit dem Abschluss eines Mediationsvertrags zwischen den Beteiligten und dem Mediator ab.[9] Der Mediationsvertrag bzw. die Mediationsvereinbarung regelt das Verhältnis der Beteiligten zum Mediator und ggf. der Beteiligten untereinander. Er ist streng zu unterscheiden von der Vereinbarung, die die Beteiligten nach einer Lösungserarbeitung rein unter den Beteiligten treffen. Im Allgemeinen regeln diese Verträge mit den Mediatoren zum einen das Ziel der Mediation, zum anderen Themen wie Schweigepflicht, Zeugnisverweigerung, Kosten und Art der Bezahlung, Absage von Terminen, Abbruch der Mediation und Ähnliches.[10]
Rz. 18
Es gibt einige Mediatoren, die diese Vereinbarung mit dem Mediator als legalistisch und unsinnig ablehnen, da sie weder eine Garantie für dessen Bezahlung noch für die Durchsetzung der Verschwiegenheitsverpflichtung noch ein Haftungsausschluss für die Mediatoren biete, und die deswegen noch nie einen solchen Mediatorenvertrag geschlossen, gleichwohl aber jede Menge Mediationen durchgeführt haben. Dennoch empfiehlt sich die schriftliche Abfassung eines Mediationsvertrags: Auch in Zeiten digitalen Datenaustausches hat das Goethezitat "Denn was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen" seine Berechtigung. Auch wenn die Beteiligten bei Unternehmensnachfolgemediationen, auch und gerade in Familienunternehmen, sich bereits lange Jahre kennen, versachlicht der Vertrag mit dem gewählten Mediator die Thematik an sich.
Rz. 19
Nach dem Erstgespräch sollten die Beteiligten ein Verständnis vom Grundcharakter der Mediation insbesondere im Unterschied zu Gerichtsverfahren und möglichen anderen alternativen Verfahren gewonnen haben. Das weitere Procedere und die Spielregeln für die Beteiligten wurden festgelegt.[11] Nachdem auch ein Zeitplan erarbeitet wurde, haben die Parteien über die Verfahrensfragen bereits erste Einigungen erzielt und dieses signalisiert den möglicherweise zerstrittenen Betroffenen, dass eine konstruktive Zusammenarbeit trotz des Konflikts oder einer komplexen Aufgabe möglich ist. Der Abschluss des Verhandlungsvertrags dokumentiert somit auch eine gewisse Ernsthaftigkeit der Beteiligten und bildet einen ersten Schritt hin zu konstruktiven Lösungen.
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