§ 2 Kanzleiorganisation / IV. Kombination der Steuerdatei mit dem Rohtext

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Wenn sowohl die Steuerdatei vorliegt als auch der Rohtext erstellt worden ist, müssen diese beiden Komponenten kombiniert werden.

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Starten Sie hierzu in Word den Rohtext und wechseln dann in der Multifunktionsleiste zur Registerkarte Sendungen.

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Auf der Registerkarte finden Sie verschiedene Gruppen über die alle Serienbrieffunktionen gesteuert werden können.

Klicken Sie den Button Seriendruck starten an und wählen dort die Art der Sendung, in unserem Beispiel Briefe, aus.

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Damit ist unser Word-Rohtext als Briefvorlage für den Seriendruck eingerichtet. Als Nächstes muss die Steuerdatei als Datenquelle angegeben werden.

Dazu muss in der Multifunktionsleiste der Button Empfänger auswählen angeklickt werden. Da wir bereits die Steuerdatei erstellt haben, wählen Sie bitte den Befehl Vorhandene Liste verwenden aus.

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Im Dialogfeld Datenquelle auswählen müssen Sie nunmehr nur noch die abgespeicherte Tabelle, im Beispiel Serienbrief-Daten.xls, zuordnen.

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Eine Excel-Arbeitsmappe kann aus mehreren Arbeitsblättern bestehen, die alle dann auch alle angezeigt werden. Wählen Sie nunmehr Tabelle 1 aus, da sich unsere Steuerdaten auf dem ersten Arbeitsblatt befinden.

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Im obigen Dialogfeld lässt sich zudem angeben, dass die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält, die später als Namen der Seriendruckfelder benutzt werden.

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Mit Zuordnung der Datenquelle zum Rohtext stehen Ihnen die weiteren Funktionen des Serienbriefes zur Verfügung. Die ehemals grau hinterlegten Buttons wurden aktiviert.

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Als Nächstes können Sie die Platzhalter "XXX" durch Seriendruckfelder im Rohtext ersetzen. Wenn Sie den Befehl Seriendruckfeld einfügen auswählen, so erscheint eine Liste sämtlicher Namen der möglichen Seriendruckfelder.

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Nach Einfügen aller Seriendruckfelder sieht unser Serienbrief wie folgt aus:

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Zur Übersichtlichkeit empfiehlt es sich, die Seriendruckfelder hervorzuheben. Unter Verwendung des entsprechenden Befehls in der Multifunktionsleiste werden die Seriendruckfelder grau hinterlegt.

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In Word besteht ferner die Möglichkeit, die Empfängerliste zu bearbeiten. Bei umfangreichen Adressbeständen ist es evtl. nicht immer erwünscht, dass das Schreiben an alle in der Steuerdatei enthaltenen Empfänger geht.

Wählen Sie hierzu den Befehl Empfängerliste bearbeiten in der Multifunktionsliste aus und es erscheint folgendes Dialogfeld:

Durch das "Ausklicken" einer Datei (z.B. den Datensatz eines Mandanten) wird der "Empfänger" nicht mehr im Serienbrief berücksichtigt. Daneben besteht jedoch auch noch die Möglichkeit, die Empfängerliste zu sortieren oder zu filtern.

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Sobald der Serienbrief vollständig vorliegt und ggf. eine bereinigte Empfängerliste vorhanden ist, kann der Seriendruck gestartet werden.

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Zur Vermeidung eines Fehlversuchs bietet es sich an, einen Test durchzuführen. Durch den Befehl Vorschau Ergebnisse, werden die Daten der Empfängerliste in den Serienbrief eingefügt und Sie können nun alle Datensätze kontrollieren, indem Sie weiterblättern oder die Nummer des entsprechenden Datensatzes eingeben.

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Wenn die Vorschau zu einem positiven Ergebnis führte, können Sie den Seriendruck starten. Wählen Sie hierzu den Befehl Fertig stellen und zusammenführen aus. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie ggf. auch nur einen Teil der Datensätze auswählen können.

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Durch Bestätigung mittels des OK-Buttons erfolgt der Seriendruck.

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Praxistipp: Probleme mit dem Datum

Ab der Version 2013 kann es bei der Übertragung von Datumsdaten aus Excel in einen Serienbrief zu Problemen kommen, insoweit dass das Datum danach im US-amerikanischen Format angezeigt wird, obwohl die Exceltabelle ein "Deutsches Datum" enthält (z.B. wird das Datum 31.5.2018 nach Übertragung als 05/31/2018 dargestellt).

Dieses Problem lässt sich jedoch recht einfach lösen.

▪	Fügen Sie das Seriendruckfeld DATUM in Ihren Rohtext wie gewohnt ein und gehen anschließend zu Ihrem "Datum"-Feld und klicken mit Rechts drauf. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Feldfunktionen ein.
▪	Sie sehen nun ein grau hinterlegtes Feld, in welchem z.B. je nach Spaltenname etwas wie {MERGEFIELD Datum_Zahlungsfrist_} steht. Platzieren Sie den Cursor am Ende des Feldes direkt vor die schließende geschweifte Klammer. Fügen Sie dort ein Leerzeichen und den folgenden Code ein: \@ "dd. MM yyyy". Wichtig ist hierbei, dass die beiden MM für den Monat groß geschrieben werden, der Rest klein.

▪	Klicken Sie nun erneut mit der rechten Maustaste drauf, um die Feldfunktionen wieder auszublenden. Das Datum wird nunmehr im richtigen Format übertragen.