§ 2 Kanzleiorganisation / c) Benennung der Zuständigkeit für Briefkasten mit Spätleerung

Rz. 93

Dringend zu empfehlen ist, die Post, sofern Sie nicht auf eine besondere Versendungsart verschickt wird, in einen Briefkasten mit Spätleerung aufzugeben. So ist i.d.R. gewährleistet, dass bei rechtzeitiger Aufgabe die Postlaufzeit bei einem bis max. zwei Tagen liegt (ausgenommen Weihnachtsfeiertage, an denen üblicherweise mit einer viel längeren Postlaufzeit zu rechnen ist). Es sollte auch festgehalten werden, wer die Post zu dem Briefkasten mit Spätleerung bringt (z.B. Auszubildende).

Rz. 94

Zu empfehlen ist weiterhin, sofern dies organisatorisch möglich ist, dass die Post während der Arbeitszeit zum Briefkasten gebracht wird und die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter wieder nach dem Gang zum Briefkasten in der Kanzlei erscheint. So können Sie gewährleisten und sicherstellen, dass die Post z.B. nicht mit nach Hause genommen wird oder in einen Briefkasten ohne Spätleerung eingeworfen wird, der sich auf dem Nachhauseweg befindet. Letzteres soll keine "Unterstellung" der Autorin an die Mitarbeiter sein, die die Post zum Briefkasten bringen. Doch unter besonderen Umständen (Stress, Zeit- und Termindruck) kann nicht immer ausgeschlossen werden, dass die Post nicht rechtzeitig in den nach der Arbeitsanweisung zugewiesenen Briefkasten mit Spätleerung eingeworfen wird.