§ 2 Das Mandatsverhältnis und die Vorbereitung des Zivil ... / 1. Besondere Anforderungen an die Fristenkontrolle

Rz. 140

Besondere Sorgfaltspflichten obliegen dem Anwalt im Bereich der Fristenkontrolle, einschließlich der Verjährungsfristen des materiellen Rechtes. Insbesondere hinsichtlich der Verjährungsfristen muss berücksichtigt werden, dass nach § 204 Abs. 1 BGB die Rechtsverfolgung die Verjährungsfrist lediglich hemmt, aber nicht unterbricht.

Rz. 141

Wie der Rechtsanwalt seine Fristenkontrolle organisiert, bleibt allein ihm überlassen. Mit der Fristeintragung und -überwachung darf er nur voll ausgebildetes, als zuverlässig erprobtes und sorgfältig überwachtes Personal betrauen.^[162] Dazu wird er allgemeine Anweisungen zu erlassen haben, wie die Fristenkontrolle zu organisieren ist und welche Kontrollmechanismen zu implementieren sind. Wird der Rechtsanwalt diesen Anforderungen an die Organisation der Fristenkontrolle nicht gerecht, so wird ihm dies und über § 85 Abs. 2 ZPO dann auch seinem Mandanten als Verschulden zugerechnet.

Rz. 142

Es würde den Rahmen dieses Werkes sprengen, alle Anforderungen an die Organisation der Fristenkontrolle referieren zu wollen.^[163] Auf besondere Aspekte aus der aktuellen Rechtsprechung soll allerdings hingewiesen werden:^[164]

▪	Der Rechtsanwalt kann die Berechnung und Notierung einfacher[165] und in seinem Büro geläufiger Fristen einer gut ausgebildeten, als zuverlässig erprobten und sorgfältig überwachten Angestellten überlassen.[166] Er muss aber durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherstellen, dass die Fristen zuverlässig festgehalten und kontrolliert werden; unverzichtbar sind insoweit eindeutige Anweisungen an das Büropersonal, die Festlegung klarer Zuständigkeiten und die mindestens stichprobenartige Kontrolle des Personals.[167] Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, darf der Anwalt darauf vertrauen, dass das zuständige Büropersonal die ihm übertragenen Aufgaben des Fristenwesens ordnungsgemäß erfüllt. Im Allgemeinen kann der Rechtsanwalt aber darauf vertrauen, dass eine sonst zuverlässige Büroangestellte auch mündliche Weisungen richtig befolgt.[168]
▪	Der Rechtsanwalt hat den Fristenlauf nicht bei jeder Vorlage der Handakten, sondern nur, aber auch immer dann eigenverantwortlich zu überprüfen, wenn ihm die Handakten im Zusammenhang mit einer fristgebundenen Prozesshandlung vorgelegt werden oder wenn sie ihm selbst bis zum Fristablauf oder einem ihm nahen Zeitpunkt vorliegen.[169]
▪	Der Rechtsanwalt muss in der Regel die Einhaltung der Fristenüberwachung durch organisatorische Maßnahmen sicherstellen. Ob eine Einzelanweisung ausreichend ist, hängt vom Inhalt der Einzelanweisung ab.[170]
▪	Unentbehrliches Hilfsmittel für die Fixierung der Fristen sind in erster Linie der elektronische oder in Papierform geführte Fristenkalender sowie die Notierung der Fristen auf den Handakten des Anwalts.[171]
▪	Die Eintragung der Frist im Fristenkalender ist von der damit beauftragten Angestellten durch einen Erledigungsvermerk – zweckmäßigerweise mit Handzeichen und Datumsangabe – an der Fristennotierung auf den Handakten kenntlich zu machen.[172] Bei Erfassung im elektronischen Kalender müssen die eingegeben Einzelvorgänge über den Drucker oder durch Ausgabe eines Fehlerprotokolls ausgedruckt werden, damit die Richtigkeit der Erfassung kontrolliert werden kann, andernfalls ist im Nichtausdruck ein Organisationsverschulden zu sehen.[173]
▪	Die Streichung einer Frist darf erst dann erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass die Frist erledigt ist. Bei per Fax übermittelten fristgebundenen Schriftsätzen muss anhand des Sendeberichts und ggf. dem Akteninhalt geprüft werden, ob die Übermittlung vollständig und an den richtigen Empfänger erfolgt ist.[174] Dabei hat der Rechtsanwalt mit der ordnungsgemäßen Nutzung des Sendegeräts und der korrekten Eingabe der Empfängernummer das seinerseits Erforderliche getan.[175]
▪	Fristverlängerungen dürfen erst dann eingetragen werden, wenn der Antrag auf solche durch das Gericht bewilligt worden ist.[176] Ist durch organisatorische Maßnahmen nicht gewährleistet, dass bei fehlender Bewilligung vor Ablauf der Frist bei Gericht nachgefragt wird, ist dies ein Organisationsverschulden.
▪	Nur im unmittelbaren Zusammenhang und Zusammenwirken stellen diese Maßnahmen, ggf. in Zusammenschau mit weiteren Vorkehrungen, sicher, dass fristgebundene Prozesshandlungen rechtzeitig vom Anwalt vorgenommen werden und bei Gericht eingehen.
▪	Sämtliche organisatorischen Maßnahmen müssen überdies so beschaffen sein, dass auch bei unerwarteten Störungen des Geschäftsablaufs, etwa durch Überlastung oder Erkrankung der zuständigen Angestellten, Verzögerungen der anwaltlichen Bearbeitung oder ähnlichen Umständen, bei Anlegung eines äußersten Sorgfaltsmaßstabes die Einhaltung der anstehenden Frist – zumindest durch ein rechtzeitiges Fristverlängerungsgesuch – gewährleistet ist. Insbesondere muss sichergestellt sein, dass die zur wirksamen Fristenkontrolle erforderlichen Handlungen zum frühest möglichen Zeitpunkt, d.h. unverzüglich nach Eingang des betreffenden Schriftstücks, ...