§ 14 Datenschutzrecht / I. Muster: Auskunftsrecht und Recht auf Kopie nach Art. 15 DSGVO

Rz. 6

Muster 14.3: Auskunftsrecht und Recht auf Kopie nach Art. 15 DSGVO

Muster 14.3: Auskunftsrecht und Recht auf Kopie nach Art. 15 DSGVO

_________________________ (Adresse)

Sehr geehrte/r Herr/Frau _________________________,

vielen Dank für Ihre Anfrage. Es wurde eine sog. Betroffenenanfrage auf Auskunft gem. Art. 15 DSGVO an Sie gerichtet.

Nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO müssen Sie grundsätzlich unverzüglich, spätestens aber binnen eines Monats, auf die Betroffenenanfrage reagieren. Eine Nichteinhaltung dieser Frist kann bei entsprechender Reaktion des Betroffenen zu Schadensersatzforderungen und Bußgeldern führen.

Es ist wichtig, die Anfrage sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass Sie alle geforderten Informationen bereitstellen, die Sie über den Betroffenen vorhalten. Dazu gehört unter anderem die Bereitstellung von Informationen über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Empfänger, an die die Daten offengelegt wurden oder werden, und, falls möglich, die geplante Dauer der Speicherung. Gerade die Offenlegung der Empfänger kann sehr aufwändig sein, wenn bisher noch keine Liste von potenziellen Datenempfängern im Unternehmen existiert. Sollten Sie über ein Verarbeitungsverzeichnis und eine Liste von Empfängern personenbezogener Daten verfügen, stellen Sie mir diese bitte so bald wie möglich zur Verfügung.

Wenn die Anfrage unklar ist oder wenn Zweifel an der Identität der Person bestehen, die die Anfrage gestellt hat, können Sie zunächst weitere Informationen verlangen, um die Identität der Person zu bestätigen (Art. 12 Abs. 6 DSGVO). Unklare, mehrdeutige oder offene Anfragen können auch mit der Bitte um Konkretisierung zurückgespielt werden. Dies kann dazu beitragen, die Bearbeitungszeit der Anfrage zu verlängern und gleichzeitig sicherzustellen, dass Sie keine Informationen an eine falsche Person weitergeben. Bitte beachten Sie aber, dass eine derartige "Verzögerungstaktik" nur dann möglich ist, wenn es bei der konkreten Anfrage Anlass für Zweifel oder Klärungsbedarf gibt.

Wenn die Anfrage auf eine Übermittlung von Kopien abzielt, kann es notwendig sein, vorher Informationen aus den Datensätzen zu löschen bzw. zu schwärzen.

Ich kann Sie gerne bei der Aufbereitung der Unterlagen und der Formulierung der Antwort an den Betroffenen unterstützen. Bitte beachten Sie, dass der Umfang der anwaltlichen Tätigkeit unter anderem davon abhängt, wie Ihr Unternehmen in puncto Datenschutz-Compliance aktuell aufgestellt ist, welche datenschutzrechtliche Dokumentation bereits vorgehalten wird, wie umfangreich die zusammengetragenen Unterlagen sind und ob diese einer Prüfung (z.B. mit Blick auf Schwärzungen) zu unterziehen sind. Hintergrund ist, dass die Auskunftserteilung nicht die Rechte Dritter – dazu zählen auch begründete Geheimhaltungsinteressen im Hinblick auf Geschäftsgeheimnisse – beeinträchtigen darf. Sollte es sich also um umfangreiche Datensätze handeln, die ggf. noch vor der Übersendung zu bearbeiten sind, kann auch aus diesem Grund die Verlängerung der Frist angezeigt sein.

Wichtig ist, dass in jedem Falle binnen eines Monats eine Rückmeldung, gegebenenfalls unter Mitteilung einer Fristverlängerung, an den Betroffenen gemacht wird.

Gerne stehe ich Ihnen bei weiteren Fragen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

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(Rechtsanwalt)