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Die Funktion, eine Nachricht durch einen Postfachinhaber oder dessen Mitarbeiter "persönlich/vertraulich" zu versenden, wurde mit der beA-Version 3.11 Ende März 2022 neu eingeführt. Beanstandungen gegenüber Kollegen, d.h. der Hinweis eines Anwalts an einen anderen Rechtsanwalt, dass er gegen Berufspflichten verstoße, darf gem. § 25 BORA nur vertraulich geschehen, es sei denn, dass die Interessen des Mandanten oder eigene Interessen eine Reaktion in anderer Weise erfordern. Nun können solche Beanstandungen auch über das beA erfolgen und müssen nicht mehr – mangels Versandmöglichkeit mit der Einstellung "persönlich/vertraulich" – per Post übermittelt werden. Beim Erstellen einer neuen Nachricht kann das Attribut "persönlich/vertraulich" durch Klicken der entsprechenden Check-Box im Nachrichtenentwurf (1) ausgewählt werden. Die Auswahl erfolgt für die jeweilige Nachricht, die erstellt wird; eine empfängerspezifische Auswahl (bei gleichzeitigem Versenden einer Nachricht an mehrere Empfänger) ist nicht möglich, weshalb der Versand einer solchen Beanstandungsnachricht nur an einzelne Empfänger erfolgen sollte.
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Abb. 6: Attribut persönlich/vertraulich ausgewählt
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Eine Auswahl des Attributs "persönlich/vertraulich" kann nur an beA-Adressaten erfolgen, nicht an Gerichte, Behörden oder Notare. Die Auswahl kann somit nur innerhalb des beA-Systems eingesetzt werden. Ein entsprechender Hinweis wird mit einem Pop-Up-Fenster angezeigt, sobald man mit der Maus über das Feld "persönlich/vertraulich" fährt (Anzeige: "Nur beA intern") (1).
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Abb. 7: Attribut persönlich/vertraulich nur beA-intern einsetzbar
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Das Attribut "persönlich/vertraulich" macht natürlich nur Sinn, wenn nicht "jeder" derartig versehene Nachrichten öffnen kann. Aus diesem Grund können Nachrichten, die "persönlich/vertraulich" eingegangen sind, auch nur vom Postfachinhaber selbst oder von Nutzern geöffnet und verarbeitet werden, die mit dem Recht 11 (persönlich/vertraulich öffnen) und ggf. Recht 12 (persönlich/vertraulich exportieren/drucken – enthält Recht 11) ausgestattet sind. Die Rechte 16 (EBs signieren [persönlich/vertrauliche Nachrichten]) u. 17 (EBs versenden [persönlich/vertrauliche Nachrichten]) enthalten ebenfalls das Recht 11.
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Abb. 8: Rechtestruktur zu "persönlich/vertraulich" gekennzeichnete eEB Anforderungen
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Zum Zeitpunkt der Drucklegung wurde der Hinweis auf eine persönlich/vertrauliche Nachricht bei eingefügter Spalte "Persönlich/vertraulich" in der Nachrichtenübersicht in den Grundordnern "Postausgang" und "Gesendet" durch ein Schloss-Symbol kenntlich gemacht. Die Sichtbarkeit bei Betätigung der Schaltflächen "Drucken" und "Exportieren" soll mit einer der folgenden beA-Versionen umgesetzt werden. Nach Betätigung der Schaltfläche "Antworten" oder "Weiterleiten" und bei der Abgabe eines eEBs wird das Attribut "persönlich/vertraulich" mit übernommen, was Sinn macht, sodass auch der eine Beanstandung übermittelnde Kollege die Antwort entsprechend gekennzeichnet erhält.
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Nachrichten, die "persönlich/vertraulich" übermittelt werden, können anhand des Schloss-Symbols als solche identifiziert werden. Dafür muss in der Spaltenansicht die Spalte "Persönlich/vertraulich" eingeblendet werden.
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Nachrichten, die "persönlich/vertraulich" versendet werden sollen, können im Entwurfsordner durch Auswahl der zugehörigen Checkbox (1) und folgendem Klick mit der linken Maustaste auf den Funktionsbutton "Markieren als …" (2) sowie mit anschließendem Klick mit der linken Maustaste auf "persönlich/vertraulich" (3) gekennzeichnet werden. Es erscheint über eine Quickinfo-Anzeige der Hinweis, dass das Attribut "persönlich/vertraulich" nur innerhalb des beA "Nur beA intern" (4) einsetzbar ist. Die Kennzeichnung muss also nicht zwingend innerhalb der erstellten Nachricht erfolgt sein, sondern kann nachträglich im Entwurfsordner an der geschlossenen Nachricht angebracht werden.
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Abb. 9: Attribut "persönlich/vertraulich" im Entwurfsordner an geschlossener Nachricht anbringen
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