§ 12 Datenschutzrecht / 4. Muster: Beantwortung eines Auskunftsersuchens

Rz. 26

Muster 12.3: Beantwortung eines Auskunftsersuchens

Muster 12.3: Beantwortung eines Auskunftsersuchens

[Briefbogen des Verantwortlichen]

Wenn unzustellbar, bitte zurück an _____

_____ [Anschrift Petent]

_____ [Ort, Datum]

Datenauskunft – Ihre Anfrage

Sehr geehrte/r Frau/Herr _____,

gerne kommen wir Ihrer Bitte um Auskunft zu Ihren von _____ gespeicherten personenbezogenen Daten nach. Auf den nachfolgenden Seiten finden Sie die mit heutigem Datum zu Ihrer Person gespeicherten wesentlichen Daten angeführt.

I. Informationen zu den gespeicherten personenbezogenen Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten zunächst zum Zweck _____ [der Vertragserfüllung]. Dies umfasst insbesondere eine Verarbeitung zu folgenden Verwendungszwecken:

▪	für die konkrete Vertragsdurchführung, d.h. von der Erfassung des Auftrags/der Bestellung bis hin zur Abrechnung,
▪	für einen Rückruf, sofern dies einmal erforderlich sein sollte, und
▪	zur Beantwortung Ihrer Serviceanfragen.

Weiterhin werden die Auftragsdaten für werbliche Zwecke verarbeitet. Dies umfasst primär eine Analyse der Aufträge (z.B. gekaufte Artikel) auf Ihre Vorlieben hin, um unsere schriftliche Werbung auf Ihre Interessen hin auszurichten. So können wir Ihnen die Werbung anzeigen, von der wir ausgehen, dass sie auf Ihr Interesse stößt. Darüber hinaus können die Daten auch Grundlage für interne statistische Auswertungen sein.

Die erhobenen Daten werden im erforderlichen Umfang an Dienstleister weitergegeben, mit denen wir zusammenarbeiten. Dies betrifft etwa eine Weitergabe an beauftragte und kontrollierte Dienstleister, die das Daten-Hosting für uns übernehmen, als auch eine Weitergabe an sonstige Dienstleister, etwa an einen Lettershop im Rahmen der werblichen Nutzung der Daten. Da wir mit sehr vielen Dienstleistern zusammenarbeiten, nennen wir zunächst nur die Kategorien von Empfängern und benennen die im Einzelfall eingesetzten Dienstleister auf Anfrage.

Eine Löschung der für die Vertragsdurchführung erhobenen Daten erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Sofern Kundendaten nicht den Aufbewahrungspflichten unterliegen, erfolgt eine Löschung mit Zweckerreichung. Im konkreten Fall bedeutet dies: die für die Vertragsdurchführung erhobenen Daten löschen wir nach Ablauf der Gewährleistungspflicht und beiderseitigen Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen aus dem Vertrag, sofern keine weitergehende Speicherung aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insb. § 147 AO und § 257 HGB) vorgegeben ist. Eine Verarbeitung der Daten für werbliche Zwecke – einschließlich einer Analyse der Daten für Werbezwecke – endet abhängig von der erbrachten Leistung bzw. dem gelieferten Produkt regelmäßig _____ Jahre nach der Bestellung. Danach werden die für diesen Zweck verwendeten Daten gelöscht bzw. anonymisiert.

II. Hinweis auf weitergehende Datenverarbeitungen

Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der Daten, unterteilt in einzelne Bereiche, wie etwa Kundenstammdaten, Finanzdaten etc. Wir haben die Angaben zusammengestellt, von denen wir ausgehen, dass sie für Sie von Interesse sind. Zusätzlich zu diesen Daten speichert _____ – häufig aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen – weitergehende Daten, von denen wir ausgehen, dass sie nicht im Fokus des Auskunftsersuchens stehen. Derartige Daten stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung, bitten aber vorab um eine Spezifizierung des Auskunftsersuchens.

III. Recht auf Kopie

Nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO können Sie – unter den gesetzlichen Voraussetzungen – eine Kopie der personenbezogenen Daten erhalten, die Gegenstand der Verarbeitung sind. Auch das Recht auf Herausgabe der Datenkopie besteht im Rahmen von Sinn und Zweck des Auskunftsrechts nach Art. 15 DSGVO, nämlich zur Ermöglichung einer Kontrolle durch den Betroffenen in Bezug auf die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten. Dieser Anspruch begründet kein allgemeines Recht auf Herausgabe sämtlicher Akten oder Rohdaten, bei denen ein Personenbezug theoretisch hergestellt werden kann. Solche Sachdaten werden beispielsweise nicht zu einem Kunden gespeichert und sind somit in der Regel nicht Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten. Nur vorsorglich weisen wir darauf hin, dass das Recht auf Erhalt einer Kopie gem. Art. 15 Abs. 3 DSGVO nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigen darf (Art. 15 Abs. 4 DSGVO).

IV. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten. Zudem haben Sie auch ein Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Hierzu müssen Sie entsprechende Gründe benennen. Im Anschluss nehmen wir eine erneute Interessenabwägung vor und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, sofern nicht unsere Interessen überwiegen. Dies ist etwa der Fall, wenn zwingende schu...