§ 10 Der Verwalter / c) Herausgabe von Verwaltungsunterlagen

Rz. 194

Die herauszugebenden Gegenstände und Unterlagen muss der Ex-Verwalter an seinem Geschäftssitz zur Abholung bereithalten. Es handelt sich um eine Holschuld der Gemeinschaft. Die nachfolgende Liste dient der Orientierung, welche Unterlagen der Verwalter normalerweise herauszugeben hat.

Rz. 195

Checkliste Verwaltungsunterlagen

▪	Eigentümerliste
▪	Verwaltervollmacht
▪	Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung, Kaufverträge, Aufteilungspläne
▪	Bauunterlagen, also: Bauverträge, Leistungsbeschreibungen, Baugenehmigung, Baupläne, Revisionspläne (insbes. für Heizung und Elektro), Betriebs- und Bedienungsanleitungen, Schriftverkehr zu Gewährleistungsfällen usw. Der Ex-Verwalter muss selbstredend nur solche Unterlagen herausgeben, die ihm selbst vorlagen. Exkurs zur Herausgabe von Bauunterlagen durch den Bauträger: Dieser muss gem. § 650n Abs. 2 BGB diejenigen Unterlagen erstellen und herausgeben, die benötigt werden, um gegenüber Behörden den Nachweis führen zu können, dass die Leistung unter Einhaltung der einschlägigen öffentlich-rechtlichen Vorschriften ausgeführt worden ist, also bspw. die Baugenehmigung, den Energieausweis, ggf. einen Kanaldichtigkeitsnachweis usw. Nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) sind ferner Bedienungsanleitungen, Schließkarte und Schließplan herauszugeben.[292]
▪	Wartungsverträge (Heizung, Dach und dgl.)
▪	Einzelne Schlüssel, ggf. Generalschlüssel; bei Schließanlagen: Schließplan und Schließkarte
▪	Versicherungsverträge und Versicherungspolicen
▪	Hausmeistervertrag nebst Anstellungsunterlagen (Lohnsteuerkarte, Versicherungsnachweise, Urlaubsscheine)
▪	Protokolle der Eigentümerversammlungen nebst Einberufungsschreiben
▪	Beschluss-Sammlung
▪	Gerichtsentscheidungen, an denen die Eigentümergemeinschaft beteiligt war, sowie die Unterlagen anhängiger Verfahren
▪	Jahresgesamt- und Einzelabrechnungen, Gesamt- und Einzelwirtschaftspläne
▪	Bankkontoauszüge
▪	Buchungsunterlagen, insbes. Ausgabenbelege (Rechnungen)
▪	EDV-Dateien mit dem Inhalt der v.g. Unterlagen[293]

Rz. 196

Der neue Verwalter ist für seine Tätigkeit auf die Verwaltungsunterlagen angewiesen. Die häufige Praxis, wonach der Ex-Verwalter die Gemeinschaft nach Ablauf seiner Bestellzeit erst einmal wochenlang hinhält, um die Unterlagen zusammenzustellen, muss eine Gemeinschaft nicht hinnehmen. Die Angelegenheit ist dringlich, sodass dem Ex-Verwalter vorprozessual nur eine kurze Frist gesetzt werden muss.^[294] Erfolgt die Herausgabe alsdann nicht freiwillig, kann die Gemeinschaft sie gerichtlich geltend machen. Die für eine Herausgabeklage erforderliche Bezeichnung der "Verwaltungsunterlagen" ist allerdings problematisch, da die Gemeinschaft bzw. der neue Verwalter davon im Normalfall keine genaue Kenntnis haben. Aber es wird auch vertreten, dass die Unterlagen gar nicht näher bezeichnet werden müssten, weil es der ausgeschiedene Verwalter sei, der im Zweifel gegenüber Maßnahmen der Zwangsvollstreckung gem. § 888 ZPO die Vollständigkeit des herauszugebenden Bestands zu versichern hätte.^[295] Schließt sich das angerufene Amtsgericht dieser Auffassung an, wird eine Klage auf Herausgabe "sämtlicher" oder "sämtlicher beim Verwalter vorhandenen" Unterlagen Erfolg haben.

Rz. 197

Muster 10.15: Klage gegen Ex-Verwalter auf Herausgabe von Unterlagen

Muster 10.15: Klage gegen Ex-Verwalter auf Herausgabe von Unterlagen

Der Beklagte wird verurteilt, sämtliche bei ihm vorhandenen Verwaltungsunterlagen betreffend die Wohnungseigentumsanlage Heinestraße 12, 75234 Musterstadt an die Klägerin herauszugeben, insbesondere folgende Unterlagen: _________________________ (hier können einzelne Unterlagen angeführt werden).

Rz. 198

Eigentlich ist aber ein vollstreckungsfähiger Tenor des Herausgabetitels nötig und somit eine konkrete und detaillierte Aufzählung der begehrten Unterlagen.^[296] Hier kommt der Gemeinschaft die Bestimmung des § 260 BGB zugute. Da der Verwalter verpflichtet ist, der Wohnungseigentümergemeinschaft einen "Inbegriff von Gegenständen" herauszugeben und über deren Bestand Auskunft zu erteilen, hat er ein Verzeichnis dieses Bestands vorzulegen.^[297] Demnach kann, wenn Unklarheit über den Bestand der Verwaltungsunterlagen besteht, die Herausgabe im Wege der Stufenklage geltend gemacht werden.^[298] Mit der ersten Stufe wird Auskunft verlangt, mit der zweiten Stufe die Herausgabe der entsprechend der Auskunft bezeichneten Unterlagen.

Rz. 199

Muster 10.16: Stufenklage gegen den Ex-Verwalter (Auskunft und Herausgabe)

Muster 10.16: Stufenklage gegen den Ex-Verwalter (Auskunft und Herausgabe)

1.	Der Beklagte wird verurteilt, ein Verzeichnis über die in seinem Besitz befindlichen Verwaltungsunterlagen betreffend die Wohnungseigentumsanlage Heinestraße 12, 75234 Musterstadt vorzulegen.
2.	Der Beklagte wird verurteilt, die sich aus dem Verzeichnis gem. Ziff. 1 ergebenden und noch zu bezeichnenden Verwaltungsunterlagen an die Klägerin herauszugeben.

Rz. 200

Besteht Grund zu der Annahme, dass das Verzeichnis nicht mit der erforderlichen Sorgfalt aufgestellt...