Organisation einer Strategieklausur / 6.2 1. Tag: Vormittag

Im Folgenden geht diese Darstellung einer Strategieklausur von einem Vorabendstart aus. Bei einem Morgenstart wären alle Zeitangaben um ca. einen halben Tag nach hinten versetzt zu betrachten.

Der Morgen des 1. vollen Klausurtags wäre in diesem Fall mit den Präsentationen von 3-4 Gruppen zu beginnen, die ihre klausurrelevanten strategischen Themen bereits im Vorfeld dieses Termins vorbereitet haben. Ca. 45 Minuten sind pro Gruppe bei 4 zu präsentierenden Themen vorzusehen. Die Präsentationsmedien für die jeweiligen Präsentationen (Beamer, Flipcharts, Pinnwände) werden idealerweise schon am Vorabend bereitgestellt und die Referenten mit ihnen vertraut gemacht.

Beamer testen

Besonders erwähnt sei hier die Vorbereitung des Beamer-Einsatzes. Es gibt Seminarveranstalter, die ihren Referenten in den Vertragsbedingungen vorschreiben, dass 30 Minuten vor Seminarbeginn das Notebook mit dem Beamer verbunden sein muss und die Präsentation des Vortrags technisch startfähig ist. Das hat seinen guten Grund, da das Zusammenspiel zwischen Beamer und Notebook aufgrund der verschiedenen Anschlussmöglichkeiten (Mini-Display Port, VGA, HDMI, DVI) noch immer problematisch ist. Besonders schwierig und ablaufstörend kann es werden, wenn jeder Präsentierende seinen eigenen Laptop mitbringt und stündlich jeweils neue technische Verbindungen mit dem Beamer hergestellt werden müssen. Empfehlenswert ist es daher, dass alle Präsentationen über denselben Laptop erfolgen, dessen Beamer-Verbindung vorher getestet wurde. Die Präsentationsdateien werden diesem Notebook dann per USB-Stick, E-Mail oder per VPN-Zugriff auf einen zentralen SharePoint zur Verfügung gestellt. Es ergibt sich einfach ein anderer Eindruck, wenn der neue Geschäftsführer seine Präsentation wie ein Dirigent vor einem Orchester beginnen kann. Ein alternatives Szenario wäre es, wenn Geschäftsführer zusammen mit Assistenz und IT-Leiter bzw. Hotel-Elektriker in Gegenwart der Klausurteilnehmer ca. 30 Minuten versuchen, die Präsentation zu starten. Idealerweise kann man diese Abweichung dann noch als Controllinggleichnis zur Bewältigung von Abweichungen und Generierung von Lernimpulsen für die Zukunft nutzen.

Weiterhin ergibt sich die Frage nach der passenden Sitzordnung während dieser ersten 4 Präsentationen. Selbstverständlich lassen sich die 4 eröffnenden Präsentationen auch im Plenum an einem großen Konferenztisch oder in einer hufeisenförmigen Sitzordnung durchführen, klassisch eben. Empfehlenswert könnte es jedoch sein, diese Präsentationen nicht an den Plenumstischen durchzuführen, da durch diese Form der Sitzordnung häufig auch Hierarchien abgebildet sind: Zum Präsentationsende schauen alle auf den Chef und warten auf sein Statement.

Sitzordnung im Stil einer Pressekonferenz

Alternativ wäre es empfehlenswert, die meisten Präsentationen und Diskussionen außerhalb des Plenums in separaten "Arbeitsnestern" in Ecken des großen Konferenzraums oder in separaten Gruppenarbeitsräumen durchzuführen. Wichtig ist es, dass diese Präsentationsplätze keine Tische enthalten, hinter denen die Teilnehmer Platz nehmen und sich "verschanzen" können. Evtl. können Tische aber zur Ablage von Unterlagen an den Wänden stehen. Die Teilnehmer nehmen nebeneinander auf Stühlen (ohne davorstehende Tische) Platz. Wer stehen mag, kann das in der letzten Reihe auch gerne tun. Alle schauen so auf das Thema bzw. die Präsentation, die das physische Zentrum dieses Ensembles aus Teilnehmern und Präsentationsmedien bildet. Alle Teilnehmer haben so ihre "Körperfront" auf das Thema (Pinnwand, Beamer etc.) ausgerichtet und nicht auf einen anderen Teilnehmer oder den Präsentierenden. Man sitzt oder steht im Halbkreis nebeneinander vor dem Thema.

Interaktionen zwischen Kleingruppen und einer Großgruppe

Jede Arbeitsgruppe präsentiert als "Kleingruppe" ihre Ergebnisstände, d. h. den derzeitigen Stand der Arbeitsergebnisse, der noch nicht das endgültige Ergebnis sein muss, der "Großgruppe" bzw. dem Plenum. Die Großgruppe besteht aus allen Teilnehmern der Strategieklausur, die normalerweise über das jeweilige Thema informiert werden müssen. Sie kann gleichzeitig als Wissens- und Erfahrungsspeicher für die weitere Bearbeitung des Themas integriert werden. Ob das gelingt, hängt wesentlich davon ab, wie die Diskussion zu den jeweiligen Themenpräsentationen gelingt.

6.2.1 Organisation der Diskussionen

Moderationskarten fördern die Sachorientierung

Verständnisfragen durch Plenumsteilnehmer sollten vom Präsentierenden bzw. dem Moderator während der Präsentation zugelassen werden, da sonst ein fragender Teilnehmer der Präsentation inhaltlich nicht mehr folgen kann. Fragen mit Diskussionscharakter, d. h. mit anderen Meinungen oder kontroversen Beispielen, sollten bis zum Ende der Diskussion zurückgestellt bzw. verboten werden. Häufig "beißt" man sich bei sofortiger Diskussion von Meinungsverschiedenheiten an diesem Punkt fest und die Präsentation kann nicht bis zum Ende weitergeführt werden bzw. wird sogar (aus Zeitgründen) abgebrochen. Empfehlenswert ist daher bei ...