Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / Zusammenfassung

Unternehmen unterliegen in verschiedensten Bereichen Aufzeichnungspflichten. Wer sie verletzt, macht sich u. U. strafbar oder muss im Besteuerungsverfahren mit (überhöhten) Schätzungen oder Bußgeldern rechnen. Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten insbesondere, wenn sie Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichten. Eine genaue Kenntnis der Aufbewahrungsfristen und deren Berechnung ist deshalb unerlässlich.

Die Aufbewahrungsfristen laut Handelsrecht sollen in erster Linie sicherstellen, dass die Unterlagen in einem evtl. Zivilprozess bzw. in einer zivilrechtlichen Auseinandersetzung vorgelegt werden können. Die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen, die aus praktischen Gründen den handelsrechtlichen weitgehend angepasst sind, dienen dem Finanzamt, speziell der Betriebsprüfung, die oft erst mehrere Jahre nach dem Besteuerungszeitraum beginnt.

Arbeitgeber müssen sowohl im Arbeits- als auch im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten für eine bestimmte Zeit aufbewahren, um in dieser Zeit einen Zugriff darauf sicherzustellen.

Nichtunternehmer sind gesetzlich verpflichtet, Handwerkerrechnungen und Kontoauszüge für Werkleistungen, Wartungs- oder Reparaturarbeiten an einer Immobilie oder einem Grundstück mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten betreffen ausschließlich Kaufleute und sind in den §§ 257, 261 HGB geregelt.

Weitere Regelungen zur Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen sind zu finden in:

• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB); diese gelten für das Handelsrecht^[1] und werden durch § 140 AO in das Steuerrecht übernommen.
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003). Für Veranlagungszeiträume ab 2020 gilt ein neues BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001. In Rz. 184 dieses Schreibens wird es aber nicht beanstandet, wenn diese Grundsätze auch schon vorab angewendet werden.

Für Zwecke des Steuerrechts enthält § 147 AO wesentliche Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. § 147a AO normiert eine gesonderte steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht bei Überschusseinkünften.

Für Lohnkonten sieht § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG eine eigene Aufbewahrungsfrist vor. Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gelten die Fristen der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 und Abs. 3 AO) .

Die im Zusammenhang mit der Sozialversicherung-Beitragsabrechnung und -zahlung zu erfüllenden Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers sind in § 28f Abs. 1 Sätze 1 und 2 SGB IV genannt.

Im Zuge des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes wurden Aufbewahrungspflichten bzw. Fristen in § 14b UStG aufgenommen, die zum Teil auch von nicht unternehmerisch tätigen Privatpersonen zu beachten sind.

Daneben enthalten die Ausführungsbestimmungen zum Rennwett- und Lotteriegesetz gesonderte Aufbewahrungsfristen für Buchmacher (§§ 11, 13 Rennwett- und Lotteriegesetz).

Im Arbeitsrecht gibt es in § 16 Abs. 2 ArbZG eine gesetzliche Pflicht, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren.