ABC-Analyse im Vertrieb: Prioritäten erkennen – Produkte ... / 4.2 Die PC-Anwendung

Die PC-Anwendung besteht aus einer EXCEL-Arbeitsmappe, und zwar mit den Daten dieser Produkte aus 2 verschiedenen Jahren sowie einem Jahresvergleich. Führt man die ABC-Analyse über mehrere Jahre durch, lassen sich damit Entwicklungen verfolgen, und sie wird so vom Instrument der Ist-Analyse zum Planungsinstrument. Die Arbeitsmappe enthält folgende Tabellenblätter:

Originaldaten

Produkte nach Artikelnummern mit den Spalten Produktbezeichnung, Absatzmenge, Preis/Mengeneinheit, Umsatz, Deckungsbeitrag/Mengeneinheit und Gesamt-DB. Hier werden die Daten so abgelegt, wie sie aus der zentralen Datenbank des Unternehmens übernommen werden. Die Originaldaten dürfen nicht verändert werden.

Arbeitsdaten

Die Originaldaten werden in ein 2. Tabellenblatt kopiert. Es ist nicht unbedingt erforderlich, dieses zusätzliche Blatt zwischen die Originaldaten und die eigentliche ABC-Analyse zu schieben, es empfiehlt sich aber aus folgendem Grund: Es gibt oft Produkte, die sich nur geringfügig unterscheiden, jedoch verschiedene Artikelnummern haben, z. B. das gleiche Produkt in verschiedenen Farben, eine minimale Variante in der Rezeptur u. Ä. Dabei sind der Preis/Mengeneinheit gleich, ebenso der DB/Mengeneinheit. Dann kann es oft sinnvoll sein, diese Varianten zusammenzufassen, um Prioritäten klarer zu erkennen. An dieser Stelle ist also zu überlegen, ob es vorrangig um das Produkt insgesamt oder um die Verteilung der einzelnen Varianten geht. Im Praxisbeispiel gibt es 2 Produkte, deren Varianten zusammengefasst werden. Das Tabellenblatt Arbeitsdaten steht für diese veränderten Originaldaten zur Verfügung und wird nun zum Ausgangspunkt der ABC-Analyse.

Abb. 1:  Tabellenblatt ›Arbeitsdaten 01‹

ABC-Analyse Absatzmenge

Von den Arbeitsdaten werden die Produkt- und Mengen-Spalten in ein drittes Tabellenblatt kopiert, anschließend nach Menge absteigend sortiert und summiert. In den meisten Unternehmen gibt es nebeneinander verschiedene Mengeneinheiten wie Kilo, Liter, Meter, Stück etc. Für eine solche Vertriebsanalyse ist das aber unerheblich: Man summiert alles und verwendet nur die Kategorie Mengeneinheiten (ME). In der nächsten Spalte werden die Prozentanteile der einzelnen Produkte von der Gesamtmenge berechnet. Stellt man bei der ersten Formel einen absoluten Bezug zum Summenfeld her (z. B. C3/$C$21 im Tabellenblatt Absatzmenge 01), kann der Rest der Spalte kopiert werden. In der letzten Spalte schließlich kommt man durch Summierung der Prozente zur Klassifizierung in A-, B- und C-Produkte, wobei die Grenzen möglichst dicht an 80/15/5 gezogen werden, sofern das Datenmaterial nicht andere Grenzen nahelegt.

Abb. 2:  Tabellenblatt ›ABC-Analyse Absatzmenge 01‹

ABC-Analyse Umsatz und ABC-Analyse DB

sind analog aufgebaut. Für jedes dieser Kriterien werden die ABC-Analysen der einzelnen Jahre nebeneinander in ein neues Tabellenblatt kopiert.

Absatzmenge 01–02/Umsatz 01–02/DB 01–02

So erhält man einzelne Jahresvergleiche nach Menge, Umsatz und DB und kann Veränderungen in der Rangfolge und den prozentualen Anteilen der Produkte auf einen Blick sehen. Über mehrere Jahre empfiehlt sich ein rollierender Vergleich, d. h. dass jeweils nur die letzten 2, maximal 3 Jahre nebeneinandergestellt werden, da die Tabellen sonst unübersichtlich werden (siehe Abb. 3).