KI-Lösung für HR Business Partner

In einer Zeit, in der Unternehmen restrukturiert werden und sich die Arbeitswelt wandelt, stehen Personalabteilungen vor einer Vielzahl von Herausforderungen. In der Administration erhöht sich die Zahl von Mitarbeiteranfragen, die Gestaltung von Arbeitsverhältnissen wird komplexer und immer individueller. Es wächst der Druck, administrative Aufgaben effizienter und schneller zu bewältigen, um mehr Ressourcen für persönliche Betreuung und strategische Aufgaben zu haben.

Verlässliche Antworten auf Basis von ChatGPT-Technologie

Haufe bringt mit dem Co-Pilot HR eine spezifische KI-Lösung auf den Markt, mit der administrative Aufgaben in den Personalbereichen einfacher und effizienter erledigt werden können. Basis für die neue Anwendung ist die Fachdatenbank Haufe Personal Office, die in den meisten Personalbereichen eingesetzt wird. Kern der Fachdatenbank sind Beiträge, Lexika oder Arbeitshilfen, die redaktionell geprüft und verlässlich sind. Das Spektrum der Anwendungsfälle reicht von Fragen zum Mutterschutz bis zu Detailfragen zum Homeoffice oder zu Kündigungen. Der Co-Pilot HR verändert den Zugang zu diesem Wissen grundlegend und erfindet ihn neu.

Bislang ist die Suchfunktion der Schlüssel zur Informationsbeschaffung. Das gilt nicht nur für die Suche im Web, sondern auch in Fachdatenbanken. Mit dem Co-Pilot HR erhalten User jetzt nicht mehr eine Trefferliste mit Dokumenten, sondern eine konkrete Auskunft als Antwort. Es ist wie bei der Nutzung von ChatGPT, auf dessen Technologie der Co-Pilot HR basiert.

Zwei Besonderheiten unterscheiden den Co-Pilot HR von ChatGPT. Erstens wird für die Antworten ausschließlich Content der Fachdatenbank verwendet, der redaktionell geprüft ist. Zweitens erhalten die Antworten stets auch die Quellen, auf denen die Antwort basiert. Die Quellenangabe ermöglicht es dem User, die Antworten des KI-Bots zu überprüfen.

Ein digitaler Assistent, der Dokumentenentwürfe liefert

Das Tool liefert aber nicht nur Antworten auf Fragen, es kann auch Dokumente erzeugen und damit Arbeitsschritte verkürzen. Das sind Anwendungen, die HR-Fachleute besonders gerne nutzen, wie die Erfahrungen aus den ersten Wochen zeigen. Zwei Beispiele aus der Praxis können das erläutern.

Beispiel 1: Ein HR Business Partner erhält die Anfrage, wann die nachgeburtliche Mutterschutzfrist einer Mitarbeiterin endet, deren Geburtstermin sich verschoben hat. Der Co-Pilot HR verweist nicht nur auf die gesetzlich festgelegte Frist von acht Wochen nach dem tatsächlichen Geburtstermin, er rechnet auch das konkrete Datum aus und liefert bei Bedarf zusätzlich einen Textentwurf für die Antwortmail an die Mitarbeiterin mit.

Beispiel 2: Eine Führungskraft fragt eine HR Business Partnerin, wie sie auf die Verstöße von Herrn Müller gegen die Homeoffice-Regelung reagieren kann. Der Co-Pilot HR zeigt die unterschiedlichen Handlungsmöglichkeiten auf und liefert auch in diesem Fall einen Textentwurf für die Mail an Herrn Müller mit.

Der Co-Pilot HR hebt den Zugang und die Verarbeitung von Fachinformationen auf ein neues Level. Er "arbeitet" wie ein Assistent, der Vorschläge und Entwürfe liefert, die Verantwortung für Entscheidungen oder Dokumente liegt weiterhin beim Fachexperten. Von dem neuen digitalen Assistenten profitieren nicht nur die HR-Fachleute, sondern auch die Mitarbeitenden in den Unternehmen, die schneller Antworten auf ihre Fragen bekommen.

Interview: "Servicequalität von HR verbessern"

Der Co-Pilot HR wurde im Dezember in das Haufe Personal Office Platin integriert, Schritt für Schritt wird er in weitere Versionen der Haufe Personal Office Familie integriert. Was sind die ersten Erfahrungen, was sind die Ziele? Haufe-Lexware-Geschäftsführerin Iris Bode hat vier Fragen zum Thema beantwortet:

Der Co-Pilot HR kam im Dezember 2024 für einen kleinen Nutzerkreis auf den Markt. Wie lauten die ersten Kundenfeedbacks? 

Wir sind sehr zufrieden mit der hohen Nutzung und den ersten Kundenfeedbacks. 78 Prozent der Nutzer bewerten den Co-Pilot HR als sehr positiv, was für ein neues Feature ein extrem guter Wert ist. Die Stichwort-Suche existiert weiter, wir sehen aber nach wenigen Tagen bereits, dass ein Drittel der Kunden den Frage-Antwort-Bot als Mehrwert nutzt. Sehr beliebt sind auch weitere Anwendungsfälle, etwa die Erstellung von Dokumenten.

KI-Lösungen sind derzeit ein Hype. Was ist das Besondere am Co-Pilot HR? 

Wir haben im letzten Jahr die ersten KI-basierten Produkte entwickelt, zuerst für Steuerkanzleien und jetzt für Personalabteilungen. Der Co-Pilot basiert auf Large Language Models (LLM) und greift auf unsere gesamten Wissensdatenbank zu, die laufend redaktionell aktualisiert und geprüft wird und rechtlich verlässliche Dokumente enthält. Wir haben einen digitalen Assistenten geschaffen, der HR-Fachleuten den Arbeitsalltag erleichtert. Sie erhalten damit nicht nur schneller Antworten auf Fragen, sondern können Arbeitsschritte einsparen und effizienter arbeiten. Für HR lässt sich damit die Servicequalität verbessern.

Wie haben Sie die KI entwickelt, welche Ansprüche stellt Haufe an die technologische Entwicklung?

Die Marke Haufe steht dafür, Fachexpertise und Software zusammenzubringen. Damit schaffen wir Lösungen, die Arbeitsprozesse erleichtern. Diesem Pfad sind wir auch bei der Entwicklung des Co-Piloten gefolgt. Die neue Lösung wurde von interdisziplinären Teams entwickelt, die aus Machine-Learning-Experten, Legal-Content-Designern, Fachredakteurinnen sowie Software-Entwicklern bestehen. Wir orientieren uns beim Einsatz von KI-Technologie an unserem Wertversprechen, wir stehen für Verlässlichkeit und Rechtssicherheit. KI-Technologien nutzen wir chancenorientiert und behutsam zugleich. Dabei evaluieren wir die Qualität von KI-generierten Antworten und Ergebnissen sowohl durch automatisierte technologische Möglichkeiten als auch durch qualitative Bewertungen durch unsere Fachexpertinnen und Fachexperten, beispielsweise in der Redaktion Arbeitsrecht.

Wie geht es weiter? Was planen Sie für die nächsten zwölf Monate?

KI beschleunigt den Wandel in der Arbeitswelt und stellt gewohnte Prozesse infrage. KI verändert die Art, wie wir arbeiten. Für Anbieter von Fachwissen und Software wie Haufe ist das eine große Chance. Wir stehen vor der permanenten Aufgabe, Wissen in maßgeschneiderte Lösungen zu verwandeln. In knapp zwei Jahren haben sich die Fähigkeiten der KI-Modelle und die Qualität der Ergebnisse Generativer KI so rasant entwickelt, wie es sich nur wenige vorstellen konnten. Und dass das erst der Anfang ist, ist offensichtlich.

Mehr Informationen zum Co-Pilot HR von Haufe erhalten Sie hier.