KI im Arbeitsalltag

Alex Worobjow

Kurzbeschreibung

Diese FAQ-Liste gibt einen Überblick über wichtige Fragen und Antworten, die sich in Zusammenhang mit KI am Arbeitsplatz stellen.

Wichtige Hinweise

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI oder AI) am Arbeitsplatz bringt zahlreiche Vorteile wie Effizienzsteigerung, verbesserte Genauigkeit und Innovationsförderung. Allerdings treten auch Herausforderungen auf, insbesondere im Bereich des Datenschutzes, bei der Mitbestimmung des Betriebsrats und bei den Vorgaben der europäischen KI-Verordnung (EU AI-Act).

1. Allgemeines

1.1 Sind mit "KI-Systeme" immer Sprachmodelle wie ChatGPT gemeint?
Im Personalkontext ist das meistens der Fall. "KI" und Chatbots sind aber nicht gleichbedeutend: Sprachmodelle wie ChatGPT, Claude oder Google Gemini sind KI-Systeme. Sie interagieren manchmal direkt mit dem Benutzer (z.B. über ein Chatfenster) oder laufen im Hintergrund, etwa wenn Bewerbungen analysiert werden oder wenn Microsoft Copilot automatisiert eine Präsentation nach Vorgaben des Nutzers erstellt. Sprachmodelle werden also häufig in Kombination mit anderen Werkzeugen verwendet. Sie erfüllen den Teil der Aufgabe, der mit Sprache zu tun hat, während daneben noch andere Technologien Einsatz finden (z.B. semantische Suche nach passenden Dateiinhalten in der Unternehmenscloud). Umgekehrt sind aber nicht alle KI-Systeme auch Sprachmodelle. Systeme zur Gesichtserkennung oder Bildverarbeitung zum Beispiel sind häufig KI-Systeme, haben aber mit Sprache oder Chatbots nichts zu tun. Gleiches gilt für Big-Data Auswertungen, die auf maschinellem Lernen basieren.

1.1 Sind mit "KI-Systeme" immer Sprachmodelle wie ChatGPT gemeint?

Im Personalkontext ist das meistens der Fall. "KI" und Chatbots sind aber nicht gleichbedeutend:

Sprachmodelle wie ChatGPT, Claude oder Google Gemini sind KI-Systeme. Sie interagieren manchmal direkt mit dem Benutzer (z.B. über ein Chatfenster) oder laufen im Hintergrund, etwa wenn Bewerbungen analysiert werden oder wenn Microsoft Copilot automatisiert eine Präsentation nach Vorgaben des Nutzers erstellt.

Sprachmodelle werden also häufig in Kombination mit anderen Werkzeugen verwendet. Sie erfüllen den Teil der Aufgabe, der mit Sprache zu tun hat, während daneben noch andere Technologien Einsatz finden (z.B. semantische Suche nach passenden Dateiinhalten in der Unternehmenscloud).

Umgekehrt sind aber nicht alle KI-Systeme auch Sprachmodelle. Systeme zur Gesichtserkennung oder Bildverarbeitung zum Beispiel sind häufig KI-Systeme, haben aber mit Sprache oder Chatbots nichts zu tun. Gleiches gilt für Big-Data Auswertungen, die auf maschinellem Lernen basieren.

1.2 Was bedeutet genau "Einsatz von KI- Systemen"? Reicht schon die Möglichkeit der Inanspruchnahme? Und sind Tools, die einen kleinen Teil mit KI arbeiten (bspw. eine Rechtschreibkorrektur), auch KI-Systeme?
Microsoft Copilot ist bspw. ein KI-System. Das Sprachmodell, das hier im Einsatz ist (z.B. ChatGPT) ist das KI-Modell. Es ist aus mehreren rechtlichen Gründen empfehlenswert, die Rahmenbedingungen und die Einsatzzwecke für Copilot im Voraus festzulegen, verbindlich anzuweisen und auch technisch den Copilot entsprechend zu konfigurieren, um das Risiko zu mindern, dass die Mitarbeiter es quasi unkontrolliert "für alles Mögliche" verwenden. Auch andere Tools, die mindestens an einer Stelle ein KI-Modell nutzen, sind KI-Systeme.

1.2 Was bedeutet genau "Einsatz von KI- Systemen"? Reicht schon die Möglichkeit der Inanspruchnahme? Und sind Tools, die einen kleinen Teil mit KI arbeiten (bspw. eine Rechtschreibkorrektur), auch KI-Systeme?

Microsoft Copilot ist bspw. ein KI-System. Das Sprachmodell, das hier im Einsatz ist (z.B. ChatGPT) ist das KI-Modell. Es ist aus mehreren rechtlichen Gründen empfehlenswert, die Rahmenbedingungen und die Einsatzzwecke für Copilot im Voraus festzulegen, verbindlich anzuweisen und auch technisch den Copilot entsprechend zu konfigurieren, um das Risiko zu mindern, dass die Mitarbeiter es quasi unkontrolliert "für alles Mögliche" verwenden. Auch andere Tools, die mindestens an einer Stelle ein KI-Modell nutzen, sind KI-Systeme.

2. Nutzung

2.1 Können Arbeitgeber die Nutzung von KI-Systemen^{^[1]} im Büroalltag verbieten?
Grundsätzlich ja. Denn der Arbeitgeber entscheidet darüber, welche Arbeitsmittel genutzt werden. Bei einem vollständigen Verbot besteht jedoch ggf. die faktische Gefahr, dass Mitarbeiter trotzdem öffentlich verfügbare KI-Tools im Internet nutzen, wenn sie ihnen die Arbeit erleichtern. Hier könnten personenbezogene Daten und Unternehmensdaten unkontrolliert in öffentliche Websites eingegeben werden. Wird der Einsatz nur bestimmten Personengruppen verboten, sollten hierfür hinreichend sachliche Gründe vorliegen. Andernfalls könnte der allgemeine Gleichbehandlungsgrundsatz berührt sein. Sachliche Gründe sind insbesondere solche, die in der Natur der Arbeit liegen (z.B. Vertraulichkeit, Genauigkeit, Geeignetheit für KI-Einsatz), weniger in der Person der Arbeitnehmer selbst (z.B. Misstrauen, Ausbildung).

2.1 Können Arbeitgeber die Nutzung von KI-Systemen^{^[1]} im Büroalltag verbieten?

Grundsätzlich ja. Denn der Arbeitgeber entscheidet darüber, welche Arbeitsmittel genutzt werden.

Bei einem vollständigen Verbot besteht jedoch ggf. die faktische Gefahr, dass Mitarbeiter trotzdem öffentlich verfügbare KI-Tools im Internet nutzen, wenn sie ihnen die Arbeit erleichtern. Hier könnten personenbezogene Daten und Unternehmensdaten unkontrolliert in öffentliche Websites eingegeben werden.

Wird der Einsatz nur bestimmten Personengruppen verboten, sollten hierfür hinreichend sachliche Gründe vorliegen. Andernfalls könnte der allgemeine Gleichbehandlungsgrundsatz berührt sein. Sachliche Gründe sind insbesondere solche, die in der Natur der Arbeit liegen (z.B. Vertraulichkeit, Genauigkeit, Geeignetheit für KI-Einsatz), weniger in der Person der Arbeitnehmer selbst (z.B. Misstrauen, Ausbildung).

2.2 Können Arbeitnehmer im Büroalltag zur Nutzung von KI-Systemen verpflichtet werden?
Grundsätzlich ja. Zumindest dann, wenn die KI-Systeme rechtmäßig in Betrieb sind, also vor allem mitbestimmungsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht werden (sowie demnächst auch den Anforderungen der KI-Verordnung).

2.3 Welche KI-Tools dürfen im Arbeitsalltag genutzt werden (Hochrisikosysteme usw.)?
Das kommt auf das KI-Tool an. Voraussetzung für die Nutzung eines IT-Systems ist, dass es überhaupt eingesetzt werden darf (also insbesondere keine verbotene KI-Praktik i.S.d. KI-Verordnung darstellt). der Betrieb unter Achtung der Gesetze erfolgt. Die Wichtigsten sind: KI-Verordnung^{^[2]} Datenschutz-Grundverordnung^{^[3]} Betriebsverfassungsgesetz^{^[4]} Einhaltung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) Beachtung arbeitsrechtlicher Bestimmungen^{^[5]} Einhaltung von etwaigen Compliance-Vorgaben und internen Richtlinien des Unternehmens bezüglich des Einsatzes von KI-Tools Zur Klarstellung: Der Einsatz von Hochrisikosystemen bleibt auch nach Inkrafttreten der KI-Verordnung weiter erlaubt. Nur müssen Arbeitgeber (i.d.R. "Betreiber" i.S.d. KI-Verordnung) besondere Regeln einhalten. Dies werden in der Regel sein: Technische und organisatorische Maßnahmen für Verwendung nach Betriebsanleitung, Überwachung des Betriebs, ggf. Aufzeichnungspflichten, Kompetenzschaffung und Schulung, Unterrichtung über Einsatz und Rechte, Information von Arbeitnehmern über Einführung, Risikomanagementsystem, menschliche Aufsicht durch kompetente Personen, Überwachung gemäß Betriebsanleitung, Information der Anbieter bei Vorfällen.

2.3 Welche KI-Tools dürfen im Arbeitsalltag genutzt werden (Hochrisikosysteme usw.)?

Das kommt auf das KI-Tool an.

Voraussetzung für die Nutzung eines IT-Systems ist, dass es

überhaupt eingesetzt werden darf (also insbesondere keine verbotene KI-Praktik i.S.d. KI-Verordnung darstellt).
der Betrieb unter Achtung der Gesetze erfolgt. Die Wichtigsten sind:
- KI-Verordnung^{^[2]}
- Datenschutz-Grundverordnung^{^[3]}
- Betriebsverfassungsgesetz^{^[4]}
- Einhaltung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG)
- Beachtung arbeitsrechtlicher Bestimmungen^{^[5]}
- Einhaltung von etwaigen Compliance-Vorgaben und internen Richtlinien des Unternehmens bezüglich des Einsatzes von KI-Tools

Zur Klarstellung: Der Einsatz von Hochrisikosystemen bleibt auch nach Inkrafttreten der KI-Verordnung weiter erlaubt. Nur müssen Arbeitgeber (i.d.R. "Betreiber" i.S.d. KI-Verordnung) besondere Regeln einhalten. Dies werden in der Regel sein: Technische und organisatorische Maßnahmen für Verwendung nach Betriebsanleitung, Überwachung des Betriebs, ggf. Aufzeichnungspflichten, Kompetenzschaffung und Schulung, Unterrichtung über Einsatz und Rechte, Information von Arbeitnehmern über Einführung, Risikomanagementsystem, menschliche Aufsicht durch kompetente Personen, Überwachung gemäß Betriebsanleitung, Information der Anbieter bei Vorfällen.

2.4 Dürfen Chatbots wie der Haufe CoPilot HR im Arbeitsalltag genutzt werden oder handelt es sich dabei um ein Hochrisikosystem?
Der "Co-Pilot HR" von Haufe ist ein digitaler Assistent, der HR-Fachkräften verlässlic...

Dieser Inhalt ist unter anderem im Haufe Personal Office Platin enthalten. Sie wollen mehr?

Jetzt kostenlos 4 Wochen testen

Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen