Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber / 4.5 Übernachtungskosten

4.5.1 Einzelnachweis der Inlands- und Auslandsübernachtungskosten

Wie bisher ist der Werbungskostenabzug von Unterbringungskosten nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer die Kosten durch entsprechende Rechnungsbelege nachweist. Der verlangte Einzelnachweis der angefallenen Aufwendungen gilt sowohl für Inlands- als auch für Auslandsübernachtungen.

Hinweis

Übernachtungspauschalen steuerfrei erstattungsfähig

Im Rahmen der Reisekostenerstattung kann anstelle der tatsächlichen Kosten ein steuerfreier Pauschbetrag von 20 EUR pro Inlandsübernachtung angesetzt werden.

Für Auslandsreisen gelten die vom BMF bekanntgegebenen Auslandsübernachtungsgelder, die der Arbeitgeber alternativ als Pauschale steuerfrei ersetzen darf.

Umfang der abzugsfähigen Unterkunftskosten

Zu den Übernachtungskosten der beruflichen Auswärtstätigkeit zählen – neben den Rechnungsbelegen für die Nutzung eines Hotelzimmers:

• Mietaufwendungen für die Nutzung eines (ggf. möblierten) Zimmers oder einer Wohnung sowie
• Nebenleistungen, z. B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe,
• bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen.

Wegfall der bisherigen Angemessenheitsprüfung

Der Gesetzwortlaut begrenzt den Werbungskostenabzug bzw. steuerfreien Arbeitgeberersatz auf die notwendigen Mehraufwendungen der beruflich veranlassten Übernachtung. Auch wenn danach eine Angemessenheitsprüfung bezüglich der Höhe der begünstigten Übernachtungskosten möglich erscheint, etwa die Begrenzung auf eine bestimmte Hotelkategorie oder hinsichtlich der Größe der Unterkunft, ist die Notwendigkeit der Aufwendungen nach Auffassung der Finanzverwaltung nur dem Grunde nach unter dem Gesichtspunkt der beruflichen Veranlassung zu prüfen.^[1] Der berufliche Anlass indiziert die Notwendigkeit des Übernachtungsmehraufwands aufgrund der Reisetätigkeit des Arbeitnehmers.

Wichtig

Reisekosten nur für auswärtige Zweitunterkunft

Unterkunftskosten im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit sind nur dann im Sinne der beruflichen Veranlassung notwendig und dürfen damit abgezogen bzw. steuerfrei ersetzt werden, wenn daneben noch eine andere Wohnung besteht, an welcher der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt hat. Diese "Hauptwohnung" muss – anders als bei der doppelten Haushaltsführung – nicht die Kriterien eines eigenen Hausstands erfüllen. Ausreichend ist auch der Lebensmittelpunkt in der elterlichen Wohnung, wo der Arbeitnehmer ein Zimmer bewohnt.

Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung bzw. Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor, der als Reisekosten abgezogen oder steuerfrei erstattet werden kann. Bei den Kosten für die auswärtige Wohnung handelt es sich in diesen Fällen um Aufwendungen für die private Lebensführung.

[1] BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011 :006, BStBl 2020 I S. 1228, Rz. 119.

4.5.2 Übernachtungspauschale bei Berufskraftfahrern

Übernachtungspauschalen dürfen nicht angewendet werden, wenn eine Übernachtung im Fahrzeug (Schlafkoje usw.) stattfindet.^[1] Stattdessen kann der Arbeitnehmer die in diesen Fällen anfallenden Kosten, etwa die Gebühren für die Benutzung von Dusch- und Sanitäreinrichtungen auf Rastplätzen, als Reisenebenkosten in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass der Berufskraftfahrer den belegmäßigen Nachweis für einen repräsentativen 3-Monatszeitraum führen kann.^[2]

Seit 2020 gibt es als Alternative für die bei einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug des Arbeitgebers tatsächlich entstehenden Mehraufwendungen eine "Übernachtungspauschale". Diese beträgt 9 EUR (bis 2023: 8 EUR).^[3]

Die Pauschale wird nur bei "Fahrzeugübernachtungen" im Zusammenhang mit mehrtägigen Auswärtstätigkeiten gewährt. Der Übernachtungspauschbetrag ist an folgende Voraussetzungen geknüpft. Es muss

• sich um eine berufliche Auswärtstätigkeit mit einem betrieblichen (arbeitgebereigenen oder geleasten) Fahrzeug handeln;
• eine Übernachtung in dem betrieblichen Fahrzeug stattfinden;
• einen Kalendertag betreffen, für den der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von 14 EUR für An- oder Abreisetage oder von 28 EUR für sog. Zwischentage einer mehrtägige Auswärtstätigkeiten hat.

Sind die genannten Anforderungen erfüllt, erhält der Arbeitnehmer zur Abgeltung der durch die Übernachtung im Fahrzeug entstandenen Mehraufwendungen pro Kalendertag einen Pauschbetrag von 9 EUR. Der Pauschbetrag gilt für Übernachtungen im arbeitgebereigenen Kraftfahrzeug bei beruflichen Auswärtstätigkeiten im Inland und im Ausland in gleicher Weise.

Hauptnutznießer der Regelung ist der Personenkreis der Berufskraftfahrer. Sie erspart dem Arbeitnehmer den lästigen Nachweis der Gebühren für die Benutzung von sanitären Einrichtungen (Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten) auf Raststätten und Autohöfen, der Park- und Abstellkosten auf diesen Anlagen sowie der Reinigungskosten für die Schlafkabine. Übernachtungen auf Schiffen oder Schienenfahrzeugen sind von der Übernachtungspauschale ausgeschlossen, da es sich nicht um Kraftfahrzeuge handelt. Als Kraftfahrzeuge gelten Landfahrzeuge...