1 Erstattung durch Arbeitgeber an Arbeitnehmer
Der Arbeitgeber ist berechtigt – aber nicht verpflichtet – für bereits abgelaufene Lohnzahlungszeiträume dem Arbeitnehmer die zu viel erhobene Lohnsteuer zu erstatten.
Dies gilt, wenn ihm
- elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) zum Abruf zur Verfügung gestellt werden oder
- der Mitarbeiter ihm eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug mit Eintragungen vorlegt, die auf einen Zeitpunkt vor Abruf der ELStAM oder vor Vorlage der Bescheinigung zurückwirken.[1]
Der Arbeitgeber ist außerdem zur Erstattung zu viel erhobener Lohnsteuer berechtigt, wenn er erkennt, dass er die Lohnsteuer bisher nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat. Dies gilt auch bei rückwirkender Gesetzesänderung.[2]
In diesem Fall ist der Arbeitgeber sogar zur Korrektur verpflichtet, wenn ihm dies wirtschaftlich zumutbar ist.[3]
Im Jahr 2024 sind in der Folge geänderter Programmablaufpläne rückwirkende Änderungen des Lohnsteuerabzugs erforderlich.[4]
Die geänderten Programmablaufpläne sind spätestens ab 1.4.2024 anzuwenden und die Monate Januar bis März 2024 zu korrigieren.
Die Art und Weise der Neuberechnung ist nicht zwingend festgelegt. Sie kann
- durch eine Neuberechnung zurückliegender Lohnzahlungszeiträume,
- durch eine Differenzberechnung für diese Lohnzahlungszeiträume oder
- durch eine Erstattung im Rahmen der Berechnung der Lohnsteuer für einen demnächst fälligen sonstigen Bezug erfolgen.
Die zu erstattende Lohnsteuer ist mit dem Betrag zu verrechnen, den der Arbeitgeber insgesamt für seine Mitarbeiter an Lohnsteuer einbehält oder übernimmt.
Kann die Lohnsteuererstattung aus diesem Betrag nicht gedeckt werden, wird der Fehlbetrag dem Arbeitgeber auf Antrag vom Betriebsstättenfinanzamt ersetzt.[5]
Eine Verpflichtung zur Neuberechnung scheidet aus, wenn der Mitarbeiter keinen Arbeitslohn mehr bezieht oder wenn die Lohnsteuerbescheinigung bereits übermittelt oder ausgeschrieben worden ist.[6]
Änderungen nach Ablauf des Kalenderjahres
Nach Ablauf des Kalenderjahres ist eine Lohnsteuererstattung durch den Arbeitgeber nur noch im Wege des Lohnsteuer-Jahresausgleichs zulässig. Den Erstattungsbetrag ermittelt der Arbeitgeber durch Vergleich der Jahreslohnsteuer mit der Summe der einbehaltenen Steuerabzugsbeträge.[7]
Die Lohnsteuererstattung durch den Arbeitgeber selbst bleibt unbesteuert.
Lohnsteuerbescheinigung wurde bereits ans Finanzamt übermittelt
Der Lohnsteuerabzug kann zugunsten des Arbeitgebers nicht mehr geändert werden, wenn die Lohnsteuerbescheinigung bereits ans Finanzamt übermittelt wurde. Trotzdem gehören die zu Unrecht abgeführten Lohnsteuerbeträge beim Arbeitnehmer zum Bruttolohn, weil es sich um einen vom Arbeitgeber gewährten Vorteil handelt, der versehentlich an das Finanzamt statt an den Arbeitnehmer gezahlt worden ist. Die (zu Unrecht) von diesem Bruttolohn einbehaltene Lohnsteuer wird jedoch bei der Einkommensteuer-Veranlagung des Arbeitnehmers auf dessen Einkommensteuer angerechnet.[8]
2 Erstattung durch Finanzamt an Arbeitnehmer
Wird zu viel erhobene Lohnsteuer vom Arbeitgeber nicht erstattet, weil
- der Arbeitgeber von seiner Berechtigung zur Änderung des Lohnsteuerabzugs keinen Gebrauch macht und/oder
- der Arbeitgeber keinen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt hat oder
- eine Lohnsteuererstattung durch ihn nicht mehr möglich ist,
kann die Erstattung nur noch vom Arbeitnehmer im Rahmen einer Einkommensteuer-Veranlagung geltend gemacht werden. Ist der Arbeitnehmer nicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet, kann er die Veranlagung zur Einkommensteuer beantragen.
Nach Ablauf des Kalenderjahres können Erstattungsansprüche wegen zu Unrecht einbehaltener Lohnsteuer nur noch im Rahmen einer Veranlagung zur Einkommensteuer geltend gemacht werden.[1]
Erstattung aus Billigkeitsgründen
Die Erstattung von Lohnsteuer aus Billigkeitsgründen ist auf seltene Ausnahmefälle beschränkt. Eine Erstattung von Lohnsteuer an den Arbeitnehmer aus Billigkeitsgründen ist möglich[2], wenn
- der Arbeitnehmer sich in einer unverschuldeten existenzbedrohenden wirtschaftlichen Notlage befindet oder
- die Erhebung der Lohnsteuer aus anderen Gründen eine unbillige Härte darstellt.
3 Erstattung durch Finanzamt an Arbeitgeber
Eine Lohnsteuererstattung an den Arbeitgeber ist bei pauschaler Lohnsteuer denkbar, z. B. wenn der Arbeitgeber eine Lohnsteuerpauschalierung rückgängig macht.[1] Der Erstattungsanspruch steht dem Arbeitgeber zu, weil dieser Steuerschuldner der pauschalen Lohnsteuer ist.
Ein Lohnsteuer-Erstattungsanspruch des Arbeitgebers kann auch entstehen, wenn er einbehaltene Lohnsteuer irrtümlich zweimal an das Finanzamt abführt.
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