Lohnkonto / 1.4.2 Beizufügende Unterlagen

Zusätzlich zu den in den Entgeltunterlagen erforderlichen Angaben sind die Entgeltabrechnung begleitende und erläuternde Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV beizufügen. Diese Unterlagen sind dem Arbeitgeber – soweit möglich – elektronisch zur Verfügung zu stellen.

Wichtig

Rahmenbedingungen zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in Gemeinsamen Grundsätzen bundeseinheitlich die Art und den Umfang der Speicherung, die Datensätze und das weitere Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV bestimmt.^[1]

Bei den Unterlagen, die grundsätzlich elektronisch zu führen sind, handelt es sich um:

• Unterlagen, aus denen die Staatsangehörigkeit von Ausländern außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums hervorgeht,
• Unterlagen, aus denen die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben hervorgehen (z. B. Immatrikulationsbescheinigung bei Beschäftigung von Studenten),
• Unterlagen, aus denen bei Entsendung die Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung hervorgehen,
• die Daten der erstatteten Meldungen,
• die Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers haben,
• den Nachweis über die Elterneigenschaft für Beschäftigte, die den Beitragszuschlag für Kinderlose in der sozialen Pflegeversicherung nicht zu zahlen haben, sofern dies nicht aus bereits vorhandenen Unterlagen hervorgeht,
• den Nachweis zu Kindern von Beschäftigten unter dem 25. Lebensjahr, für die der Beitragsabschlag in der sozialen Pflegeversicherung zum Tragen kommt, sofern dies nicht aus bereits vorhandenen Unterlagen hervorgeht,
• die Erklärung des geringfügig Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird,
• den Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI, auf dem der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist,
• die Erklärung des kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr oder die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten über weitere Beschäftigungen sowie in beiden Fällen die Bestätigung, dass die Aufnahme weiterer Beschäftigungen dem Arbeitgeber anzuzeigen ist,
• der Nachweis des Krankenversicherungsschutzes bei kurzfristig Beschäftigten,
• eine Kopie des Antrags auf Statusfeststellung mit den von der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund) für ihre Entscheidung benötigten Unterlagen, die Statusentscheidung der DRV Bund gutachterliche Äußerungen nach § 7a Abs. 4b SGB IV sowie eine Dokumentation welchen Auftragnehmern eine Kopie der gutachterlichen Äußerung nach § 7a Abs. 4b Satz 4 SGB IV ausgehändigt wurde,
• ggf. vorliegende Bescheide der Einzugsstelle zur Versicherungspflicht und Beitragshöhe in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung,
• die Niederschrift nach § 2 NachwG,
• die steuerrechtliche Entscheidung der Finanzbehörden zur Entgelteigenschaft von vom Arbeitgeber getragenen oder übernommenen Studiengebühren für ein Studium des Beschäftigten,
• die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen,
• die Aufzeichnungen nach § 10 Abs. 1 AEntG und § 17 Abs. 1 MiLoG.
• die Bescheinigung nach § 44a Abs. 5 SGB XI, wenn die Beschäftigung wegen Bezugs von Pflegeunterstützungsgeld unterbrochen wird,
• die Erklärung des Beschäftigten zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit i. S. d. § 3 Pflegezeitgesetzes.
• die Daten der übermittelten A1-Bescheinigungen^[2],
• bei einem Antrag auf Abschluss einer Ausnahmevereinbarung eine Erklärung, in der der Beschäftigte bestätigt, dass der Abschluss einer Ausnahmevereinbarung zur Geltung der deutschen Rechtsvorschriften nach Art. 16 der VO (EG) Nr. 883/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29.4.2004 in seinem Interesse liegt sowie
• die Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 oder § 230 Abs. 9 Satz 2 SGB VI, auf der der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist.

Für bestimmte Erklärungen oder Anträge der Beschäftigten wird aufgrund gesetzlicher Regelungen die Schriftform verlangt. Dies ist konkret der Fall bei:

• Erklärungen über den Verzicht auf Entgeltansprüche (Entgeltumwandlungen),
• Erklärungen zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit nach § 3 PflegeZG,
• Erklärungen von Altersvollrentnern über den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit.

In diesen Fällen ist das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Stellt der Beschäftigte die Unterlagen nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zur Verfügung, muss der Arbeitgeber das Originaldokument in Papierform entgegennehmen. Überführt der Arbeitgeber schriftliche Entgeltunterlagen mit Unterschriftserfordernis in elektronische Form, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur zu versehen. Nach vollständiger Übernahme in die elektronische Form können die schriftlichen Entgeltunterla...