Lohnkonto / 1.4.1 Mindestanforderungen

Die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags^[1] stellt folgende Mindestanforderungen an den Inhalt der Entgeltunterlagen:

• den Familiennamen, Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal,
• das Geburtsdatum,
• die Anschrift,
• bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel,
• den Beginn und das Ende der Beschäftigung,
• den Beginn und das Ende der Altersteilzeit,
• das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat für jede Änderung und einen Nachweis über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz; bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese beim Dritten zu kennzeichnen,
• die Beschäftigungsart, also die Bezeichnung der tatsächlich ausgeübten Beschäftigung,
• maßgebende Angaben über die Versicherungsfreiheit bzw. Befreiung von der Versicherungspflicht,
• das Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV (Zusammensetzung, zeitliche Zuordnung, ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie keine Aufzeichnungspflicht nach dem Einkommensteuergesetz besteht),
• das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (Zusammensetzung, zeitliche Zuordnung),
• das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die anzuwendende Gefahrtarifstelle und die jeweilige zeitliche Zuordnung,
• den Unterschiedsbetrag zwischen dem Arbeitsentgelt für Altersteilzeit und 80 % des Regelarbeitsentgelts, begrenzt auf den Unterschiedsbetrag zwischen 90 % der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung und dem Regelarbeitsentgelt,
• den Beitragsgruppenschlüssel,
• die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag,
• die nach Beitragsgruppen getrennten Beitragsanteile des Arbeitnehmers,
• bei Entsendung Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung,
• Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit bis zum 31.12.2009, für die noch Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung zu entrichten sind,
• das gezahlte Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen.

Wichtig

Erweiterte Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG)

Für Arbeitgeber in bestimmten Wirtschaftsbereichen und für Minijobber sind detaillierte Stundenaufzeichnungen zu führen.^[2] Als Nachweis im Sinne des § 17 MiLoG kommen die maschinelle Zeiterfassung oder entsprechende manuelle Aufzeichnungen in Betracht. Die Aufzeichnungen sind mindestens wöchentlich zu führen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet,

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und
• diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.

[1] Beitragsverfahrensverordnung – BVV.

[2] § 17 MiLoG.