Der Arbeitnehmer muss regelmäßig seine Ansprüche auf Urlaubsentgelt gegenüber dem Arbeitgeber – spätestens mit Ablauf des Kalenderjahres, das auf das Jahr der Entstehung folgt – geltend machen. Ist dies nicht möglich und verfallen damit die Ansprüche gegenüber dem Arbeitgeber, so kann der Arbeitnehmer innerhalb eines weiteren Kalenderjahres die Auszahlung von der Urlaubs- und Lohnausgleichskasse des Baugewerbes (ULAK) fordern. Die ULAK zahlt die Urlaubsentgeltansprüche ohne Lohnsteuerabzug aus.
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden[1], dass einerseits eine Einbehaltung der Lohnsteuer durch die ULAK nicht in Betracht kommt, da sie kein Arbeitgeber ist und andererseits der Arbeitgeber ebenfalls keine Lohnsteuer einbehalten muss, da er in die Zahlung gar nicht einbezogen ist. In der Regel ist der aktuelle Arbeitgeber auch gar nicht über die Zahlung informiert, sodass ein Lohnsteuereinbehalt allein deswegen schon ausscheidet.
Daher erfolgten die Auszahlungen bei beantragten Entschädigungen, Urlaubsabgeltungen und Übergangsbeihilfen "Brutto für Netto", das heißt, es wurden keine Steuern einbehalten. Die Arbeitnehmer waren verpflichtet, die erhaltenen Erstattungszahlungen bei ihrer Steuererklärung selbst anzugeben. Dies führte allerdings bei Arbeitnehmern, die die Angaben bei ihrer Steuererklärung "vergaßen", zu Steuernachzahlungen und Steuerstrafverfahren. Deswegen hatte sich die Sozialkasse für eine Änderung des Gesetzes eingesetzt, der durch die Einfügung des § 38 Abs. 3a EStG entsprochen wurde. Seit dem 19.12.2003 gilt diese Gesetzesänderung im Einkommensteuergesetz. Daraus ergibt sich folgende Verfahrensweise:
Die Sozialkasse nimmt bei Erstattungszahlungen grundsätzlich einen pauschalen Abzug der Lohnsteuer i. H. v. 20 % vor, sofern die Zahlung 10.000 EUR nicht übersteigt.[2] Hinzu kommt noch der Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer, sodass der Abzug insgesamt 21,1 % bzw. 22,9 % vom Bruttobetrag ausmacht. Entschädigungen, Urlaubsabgeltungen oder Übergangsbeihilfen werden wie bisher bei der Sozialkasse beantragt. Für die Zahlung ist ein schriftlicher Antrag des Arbeitnehmers bei der SOKA-BAU mit Angabe der Arbeitnehmernummer, der Bankverbindung, der Steuer-Identifikationsnummer und Konfession erforderlich. Das Antragsformular kann bei der SOKA-BAU angefordert oder im Internet unter www.soka-bau.de heruntergeladen werden. Zusammen mit der Auszahlungsmitteilung erhält der Arbeitnehmer eine sogenannte "Besondere Lohnsteuerbescheinigung" zugesandt, auf der der Erstattungsbetrag und der Steuerabzug eingetragen sind. Die Sozialkasse führt die einbehaltenen Steuern an das zuständige Finanzamt in Wiesbaden ab.
Seit dem 1.9.2004 wird aufgrund einer Vereinbarung mit dem hessischen Ministerium für Finanzen, unter Zustimmung der Kirchen und obersten Finanzbehörden der Länder, von der Sozialkasse auch die Kirchensteuer einbehalten.
Der Arbeitnehmer kreuzt auf den Antragsformularen, die die Sozialkasse zur Verfügung stellt, seine Konfession an. Ein Nachweis ist hierfür nicht erforderlich. Der Kirchensteuerabzug gilt allerdings nur für die beiden großen Konfessionen (römisch-katholisch und evangelisch), andere Konfessionen bleiben unberücksichtigt. Die Sozialkasse führt die einbehaltenen Steuern an das zuständige Finanzamt in Wiesbaden ab.
Mit der Abgabe seiner Steuererklärung reicht der Arbeitnehmer die "Besondere Lohnsteuerbescheinigung" seinem zuständigen Finanzamt ein. Das Finanzamt berücksichtigt die von der Sozialkasse abgezogene Steuer.
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