Auflistung der (eventuell) erforderlichen Tätigkeiten in der Entgeltabrechnung im Rahmen des Jahreswechsels.
Die folgende Auflistung weist neben verpflichtenden Jahresabschlussarbeiten, wie z.B. der Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung, auf eine Vielzahl von möglichen Aufgaben hin. Je nach Unternehmensgröße und -organisation, Branchen- und Tarifzugehörigkeit können die tatsächlichen Aufgaben abweichen. Die Checkliste ist insofern als Hilfestellung zu verstehen und im Einzelfall anzupassen.
Aufgabe |
zu erledigen durch |
zu erledigen bis |
erledigt? |
Entgeltnachzahlungen/-rückforderungen |
Prüfung, ob Mitarbeiter, die aus der Entgeltfortzahlung waren, die Arbeit wieder aufgenommen haben. |
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31.12. |
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Prüfung, ob aufgrund der (Wieder-)Aufnahme der Tätigkeit Einmalzahlungen (anteilig) nachgezahlt werden müssen. |
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31.12. |
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Prüfung, ob aufgrund der Unterbrechung der Entgeltzahlung Einmalzahlungen (anteilig) zurückgefordert werden müssen. |
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31.12. |
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Lohnsteuer |
Korrekte Zuordnung ausgezahlter Entgeltbestandteile (Zuflussprinzip). |
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AS: Dez./Jan. |
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Durchführung bzw. Unterdrückung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs bei den entsprechenden Mitarbeitern (Pflicht zur Durchführung besteht nur für Unternehmen, die am 31.12. mindestens 10 Arbeitnehmer beschäftigen). |
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AS: Dez. |
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Prüfung der Anzeigepflicht an das Betriebsstättenfinanzamt wegen Rabatten bzw. Sachbezügen von Dritten. |
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31.12. |
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Prüfung der Erfassung eines Altersentlastungsbetrags für Arbeitnehmer, die im Laufe des neuen Jahres das 64. Lebensjahr erreichen. |
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AS: Jan. |
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Lohnsteuerbescheinigung |
Prüfung, ob weitere Pauschalversteuerungen auf Sachzuwendungen (§ 37b EStG) vorgenommen werden müssen. |
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Abgabe LSt-Bescheinigung, spätestens 29.2. |
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Prüfung der Pauschalversteuerung für Betriebsveranstaltungen (bei mehr als 2 Veranstaltungen kann die Besteuerungsform noch bis zur Abgabe der Lohnsteuerbescheinigung vorteilhaft geändert werden). |
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Abgabe LSt-Bescheinigung spätestens 29.2. |
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Prüfung, ob bei der Gruppenunfallversicherung eine Umstellung von individueller Besteuerung auf Pauschalversteuerung erfolgen soll. |
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Abgabe LSt-Bescheinigung spätestens 29.2. |
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Prüfung/Erfassung der Großbuchstaben U, M, S, F, FRx in der Lohnsteuerbescheinigung. |
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Abgabe LSt-Bescheinigung spätestens 29.2. |
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Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt. |
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Frühestens AS: Dez., spätestens 29.2. |
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Erstellung und Zurverfügungstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung an die Arbeitnehmer, Archivierung des Übertragungsprotokolls. |
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Frühestens AS: Dez., spätestens 29.2. |
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Fahrten und Dienstwagenversteuerung |
Prüfung, ob der Fahrtkostenzuschuss für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bei den Mitarbeitern, die während des Kalenderjahres umgezogen sind, aktualisiert wurde. |
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AS: Dez. |
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Prüfung, ob alle Fahrtenbücher der Firmenwagen vorliegen und die Eintragungen vollständig sind. |
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31.12. |
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Prüfung der Versteuerung geldwerter Vorteile aus der Pkw-Überlassung, insbesondere ob die Entfernungsangaben und der hinterlegte Pkw-Wert aktuell sind. |
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31.12. |
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Bei 0,002%-Versteuerung: Prüfung, ob die Angaben über die zu versteuernden Fahrten für alle Monate vorliegen. |
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31.12. |
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Bahncard: Korrektur der Versteuerung um die im Jahr getätigten (steuerfreien) Dienstfahrten. |
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Dez. |
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DBA |
Prüfung, ob die unterjährig vorgenommene Aufteilung des zu versteuernden Arbeitslohns korrigiert werden muss. |
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AS: Dez. |
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Prüfung der Vorlage der Bescheinigung des Finanzamts für beschränkt Steuerpflichtige/ Freistellungsbescheinigungen nach DBA. |
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AS: Jan. |
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Sozialversicherung |
Prüfung auf Über-/Unterschreitung der Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAE) zur Beurteilung der Versicherungspflicht. |
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AS: Jan. |
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Nur 2024: Prüfung, ob eine Neubewertung als geringfügig entlohnt Beschäftigte erforderlich wird aufgrund - dem Fristende von Bestandsschutzfällen - der Erhöhung der (dynamischen) Geringfügigkeitsgrenze |
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AS: Jan. |
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Prüfung, ob Entgeltgrenzen bei Mitarbeitern im Übergangsbereich eingehalten wurden. |
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AS: Dez. |
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Prüfung, ob Entgeltgrenzen bei den geringfügigen Beschäftigungen eingehalten wurden. |
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AS: Dez. |
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Prüfung, ob es bei beschäftigten Rentnern im Laufe des neuen Jahres zu einer Änderung der Personen- und Beitragsgruppe kommt (Flexi-Rentengesetz). |
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AS: Jan. |
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U1-Verfahren |
Für Unternehmen mit ca. 30 Arbeitnehmern: Prüfung, ob die Voraussetzungen für Teilnahme am U1-Verfahren vorliegen. |
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Dez./Jan. |
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Für Unternehmen, die am U1-Verfahren teilnehmen: Prüfung des bestehenden Erstattungssatzes, ggf. Wechsel. |
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29.1. |
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Meldeverfahren |
Prüfung, ob für das vergangene Jahr alle entsprechenden An- und Abmeldungen vorgenommen wurden. |
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Jan. |
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Erstellung der Jahresmeldung (Grund 50) für geleistete Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenversicherung. |
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15.2. |
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Stammdatenabgleich mit dem Stammdatendienst der DGUV. |
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Frühestens ab 1.11., spätestens bis 16.2. |
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Erstellung der Jahresmeldung (Grund 92) für jeden im vergangenen Kalenderjahr in der Unfallvers... |