Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Verfahren

Kurzbeschreibung

Arbeitgeber sind seit dem 1.1.2023 verpflichtet, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch abzurufen. Damit entfällt die Vorlagepflicht der AU durch die Arbeitnehmer. Die folgende Übersicht stellt die alte der neuen Rechtslage gegenüber.

Vorbemerkung

Seit dem 1.1.2023 sind gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr verpflichtet. Vielmehr obliegt es dem Arbeitgeber, die Bescheinigung im Wege des elektronischen AU-Verfahrens bei der entsprechenden Krankenkasse abzurufen.

Die nachfolgende Übersicht stellt die bisherige Rechtslage der neuen gegenüber und erläutert welche Pflichten die verschiedenen Beteiligten zu erfüllen haben.

Rechtslage (bis 1.1.2023):

Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) hat der Arbeitnehmer 2 Verpflichtungen bei Vorliegen einer Erkrankung:

Mitteilungs-/Anzeigepflicht: Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich (spätestens am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit während der üblichen Betriebszeiten vor dem vorgesehenen Arbeitsbeginn) mitzuteilen.^[1].

Nachweispflicht: Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Kalendertage, hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber am darauffolgenden Arbeitstag (am 4. Tag der Arbeitsunfähigkeit) eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorzulegen, sofern der Arbeitgeber dies nicht vertraglich oder im Einzelfall durch Weisung bereits zu einem früheren Zeitpunkt verlangt. Aus dieser muss sich die Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer ergeben.^[2]

Rechtslage (seit 1.1.2023):

Seit 1.1.2023 ist ein das elektronisches Verfahren für die Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eingeführt worden und hat das Verfahren mit der Ausstellung einer Papier-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (gelber Schein) abgelöst. Der Abruf der eAU ist somit für den Arbeitgeber seit 2023 verpflichtend.

Das Verfahren mit der eAU funktioniert wie folgt: Der Arzt übermittelt an die zuständige Krankenkasse die eAU, die mit dem elektronischen Arztausweis elektronisch signiert wird. Diese stellt dem Arbeitgeber die gemeldeten Informationen zum Abruf über eine gesicherte und verschlüsselte Datenverbindung zur Verfügung. Es erfolgt daher eine digitale Krankschreibung.

Der Arbeitnehmer muss somit ab diesem Zeitpunkt keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorlegen – es entfällt daher die Nachweispflicht des § 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG. Weiterhin bestehen bleibt die Mitteilungspflicht (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG).

Nach § 5 EFZG n.F. hat der Arbeitnehmer somit weiterhin 2 Verpflichtungen bei Vorliegen einer Erkrankung:

Mitteilungs-/Anzeigepflicht: Hier ändert sich nichts für den Arbeitnehmer.

Feststellungspflicht: Gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt feststellen lassen (§ 5 Abs. 1a Satz 2 EFZG n.F.). Aus einer Bringschuld der Arbeitnehmer wird also eine Holschuld der Arbeitgeber. Die Verpflichtung des Arbeitnehmers, die Arbeitsunfähigkeit feststellen zu lassen, besteht, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Kalendertage dauert (also ab dem 4. Tag der Arbeitsunfähigkeit). Der Arbeitgeber kann aber verlangen, dass der Arbeitnehmer das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer früher als im Gesetz vorgesehen ärztlich feststellen lässt (§ 5 Abs. 1a Satz 2 i.V.m. Abs. 1 Satz 3 EFZG n.F.). Hier ist also keine Änderung bzgl. der Fristen vorgesehen.

Zusätzlich muss der Arbeitnehmer sich eine AU in Papierform vom Arzt aushändigen lassen.

[1] § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG.

[2] § 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG.

Vergleich der Rechtslagen vor und nach dem 1.1.2023

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	Rechtslage bis 31.12.2022	Rechtslage seit 1.1.2023
Gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte	Mitteilungspflicht des Arbeitnehmers bzgl. der Arbeitsunfähigkeit (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG): unverzüglich Nachweispflicht (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG) bei Erkrankung länger als 3 Kalendertage: Vorlage spätestens am 4. Kalendertag auf Verlangen des Arbeitgebers früher	Mitteilungspflicht des Arbeitnehmers bzgl. der Arbeitsunfähigkeit (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG): unverzüglich Feststellungspflicht (§ 5 Abs. 1a Satz 2 EFZG n.F.) bei Erkrankung länger als 3 Kalendertage: Feststellung ab dem 4. Kalendertag auf Verlangen des Arbeitgebers früher Arbeitnehmer erhält eigene Kopie der AU weiterhin in Papierform
Privat krankenversicherte Beschäftigte	Mitteilungspflicht (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG) Nachweispflicht (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG)	Unverändert: Es bleibt bei der Mitteilungs- und Nachweispflicht
Arbeitgeber	Keine gesonderte Tätigkeit	Muss die technischen Voraussetzungen schaffen: systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe systemüberprüftes Zeiterfassungssystem Alternativ: Beauftragung eines Externen (z.B. Steuerberater)
Krankenkasse	Keine gesonderte Tätigkeit	Bereitstellung der Arbeitsunfähigkeitsdaten zum Abruf