Da auch die Inhalte einer Personalakte in die Jahre kommen, sollte bei der Übernahme alter Akten in ein neues System geprüft werden, welche Dokumente übernommen werden müssen.
Mit einer solchen Überprüfung können gleich mehrere Ziele erreicht werden: Zum einen kann für mehr Datenschutz gesorgt werden, weil die Löschpflicht erfüllt wird. Zum anderen entstehen weniger Kosten für Speicherplatz und eventuell auch externe Dienstleister, die die Akteninhalte einscannen müssen.
Für die Archivierung digitalisierter Personalakten gelten dieselben Anforderungen wie für alle anderen personenbezogenen Daten. Dies sind insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GOBD).
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