Datenschutz, Einwilligung in die Weitergabe personenbezogener Daten an Steuerberater

Kurzbeschreibung

Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist nur dann zulässig, wenn vom Betroffenen eine Einwilligung eingeholt wird. Das Muster betrifft die Übergabe von Daten für die Gehaltsabrechnung an ein Steuerbüro.

Vorbemerkung

Auf der Grundlage der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen personenbezogene Daten auf rechtmäßige Weise verarbeitet werden. Ist keine der Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstaben b) bis f) DSGVO genannten Bedingungen erfüllt, so ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten in der Regel nur dann datenschutzrechtlich zulässig, wenn von allen von der Verarbeitung Betroffenen eine entsprechende Einwilligung eingeholt wird.

Definition "Einwilligung"

In Art. 4 Nr. 11 DSGVO wird der Begriff Einwilligung als "jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist" verstanden.

Gemäß Erwägungsgrund 171 Satz 3 DSGVO gelten Einwilligungen, die vor dem 25.5.2018 erteilt wurden, dann fort und es bedarf keiner erneuten Einwilligung, wenn "die Art der bereits erteilten Einwilligung den Bedingungen dieser Verordnung entspricht". Die Bedingungen für die Fortgeltung bisher erteilter Einwilligungen unter der DSGVO haben die Aufsichtsbehörden des Bundes und der Länder konkretisiert: Die Einwilligung muss freiwillig erteilt worden sein und der Einwilligende muss zum Zeitpunkt der Einwilligung mindestens 16 Jahre alt gewesen sein.

Bedingungen für die Einwilligung

Art. 7 DSGVO gibt die Bedingungen an, die eine Einwilligung erfüllen muss. Die Einwilligungserklärung muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Freiwilligkeit:

  Der Betroffene muss eine "echte oder freie Wahl" haben, ob er eine Einwilligung erteilen möchte oder eben nicht. Die Einwilligung darf daher insbesondere nicht durch Androhungen oder durch Zwang eingeholt werden. Die Einwilligung darf auch nicht von der Erfüllung eines Vertrages bzw. die Erbringung einer Dienstleistung abhängig gemacht werden (sogenanntes "Kopplungsverbot", Art. 7 Abs. 4 DSGVO).

• Informiertheit:

  Der Betroffene muss die Tragweite der Erteilung einer Einwilligung vor Abgabe beurteilen können. Der Verantwortliche muss dem Betroffenen daher klar und einfach verständlich darlegen, wie und in welchem Umfang die personenbezogenen Daten verarbeitet werden (sogenannter "Transparenzgrundsatz"). Das beinhaltet auch die Art der zu verarbeitenden Daten.

• Bestimmtheit:

  Eine Einwilligung muss für einen konkreten Zweck abgegeben werden. Pauschale Einwilligungserklärungen wie beispielsweise "Ich bin mit allen Verarbeitungen meiner Daten einverstanden." sind unzulässig. Die Einwilligungserklärung muss sich vielmehr auf einen konkreten Fall beziehen. Allerdings können auch mehrere solcher Fälle in einer Erklärung zusammenfasst werden.

• Widerruflichkeit:

  Dem Betroffenen muss jederzeit die Möglichkeit offenstehen, eine einmal erteilte Einwilligungserklärung zurückzunehmen. Hierüber ist der Betroffene vor Einholung der Einwilligung zu informieren.

Besonderheit im Beschäftigtenverhältnis

Soll eine Einwilligung von einem Beschäftigten eingeholt werden, schreibt § 26 Abs. 2 Satz 3 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) die Schriftform oder die elektronische Form vor, soweit nicht "wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist". Um im Beschäftigtenverhältnis bezüglich der Zulässigkeit der Einwilligung auf "Nummer sicher" zu gehen, sollten Unternehmen die Einwilligungen ihrer Beschäftigten immer in Schriftform einholen. Eine umfassende Rechtsgrundlage für den Beschäftigtendatenschutz dürfte in § 26 BDSG nicht mehr gesehen werden können. Die Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis wird sich vorrangig auf Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO stützen.^[1]

Wichtig: Nachweispflicht

Auch wenn die Einwilligung – bis auf die Ausnahme im Beschäftigtenverhältnis – nicht (mehr) der Schriftform bzw. der elektronischen Form bedarf, sollte die Art der Erteilung der Einwilligung so gestaltet werden, dass der Verantwortliche seiner in Art. 7 Abs. 1 DSGVO verankerten Nachweispflicht nachkommen kann. Der Verantwortliche muss jederzeit in der Lage sein, den Nachweis für die Existenz einer Einwilligung erbringen zu können.

[1] EuGH, Urteil vom 30.3.2023, C-34/21.

Einwilligung eines Arbeitnehmers zur Weitergabe personenbezogener Daten an Steuerberater

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Ich bin damit einverstanden, dass .................... [Name des Verantwortlichen] die über mich erhobenen Daten .................... [genauer bezeichnen, z. B. "persönliche Daten, die für die Erstellung meiner Gehaltsabrechnung benötigt werden" ....................(Art der Verarbeitung beschreiben; z. B."von der Personalabteilung an das Steuerbüro xy/einen Steuerberater übermittelt werden"]. Hierfür ist es erforderlich, dass .................... [genaue Bezeichnung der Art und des Umfangs der Datenverarbeitung, z. B. "persönliche Daten wie z.B. Anschrift, Familienstand, Sozialv...