Beschäftigtendatenschutz: Social Media und E-Mail-Nutzung / 2.2.3 Leitfaden zur Kontrolle des E-Mail-Accounts

Damit nun der Arbeitgeber trotz erlaubter Privatnutzung des E-Mail-Accounts Einblick in die E-Mails seiner Mitarbeiter nehmen kann, kann von allen Beschäftigten eine Einwilligung eingeholt werden.

Einwilligung der Mitarbeiter

Mit Blick auf den Anwendungsbereich des Fernmeldegeheimnisses sollten grundsätzlich alle Mitarbeiter eine individuelle Einwilligung in die Kontrolle auch ihrer privaten E-Mails unterschreiben: Eine Einwilligung durch den Empfänger der E-Mail lässt damit trotz der Anwendbarkeit des Fernmeldegeheimnisses bei Speicherung auf dem Server des Arbeitgebers die Strafbarkeit der Kontrolle entfallen. Dass diese Einwilligung keine Wirkung für den Versender der E-Mail entfaltet, ist – entgegen anderer Ansichten – ohne Belang, da für die von ihm versandte E-Mail das Fernmeldegeheimnis keine Anwendung mehr findet.

Es sollte darauf geachtet werden, dass

• eine Betriebsvereinbarung für eine "kollektive" Einwilligung nicht ausreichend ist;

• im Text der Einwilligung sodann auch Datenschutzbelange Berücksichtigung finden:

  • Es sollte dem Mitarbeiter eine Kontrolle nur im 4-Augen-Prinzip unter Beteiligung des Betriebsrats oder des Datenschutzbeauftragten zugesichert werden,
  • und es sollte ihm zugesichert werden, dass E-Mails mit offensichtlich privatem Inhalt bei der Kontrolle nicht weiter zur Kenntnis genommen werden;
• in Zusammenhang mit der Einwilligung schriftlich klargestellt wird, dass die Erlaubnis zur privaten Nutzung jederzeit durch den Arbeitgeber widerrufen werden kann und keine Rechtsansprüche auf künftige, private Nutzung begründet werden;
• in Bezug auf die arbeitsrechtlichen Folgen keine Details zum genauen Vorgehen angegeben werden. Dies kann ggf. zum Ausschluss der Wirksamkeit einer Kündigung führen.

Auch erscheint die Freiwilligkeit einer Einwilligung in diesem speziellen Fall zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber trotz des Über-/Unterordnungsverhältnisses unproblematisch. Schließlich sind die Mitarbeiter nicht "gezwungen", private E-Mails zu schreiben; sie können diese Kontrolle des privaten Lebensbereichs also selbstständig beherrschen.