Aufbewahrungspflicht

Zusammenfassung

 

Begriff

Der Arbeitgeber hat sowohl im Arbeits- als auch im Steuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, um in dieser Zeit einen Zugriff darauf sicherzustellen.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Im Arbeitsrecht gibt es in § 16 Abs. 2 ArbZG eine gesetzliche Pflicht, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Lohnsteuer: Im Steuerrecht gibt es gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, um den Steuerbehörden und den Sozialversicherungsträgern im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung bzw. der Betriebsprüfung den Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Das Gesetz sieht in § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG eine eigene 6-jährige Aufbewahrungsfrist vor. Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 und Abs. 3 AO ebenfalls eine Frist von 6 Jahren.

Sozialversicherung: Die im Zusammenhang mit der Beitragsabrechnung und -zahlung zu erfüllenden Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers sind in § 28f Abs. 1 Sätze 1 und 2 SGB IV genannt.

 

Praxis-Beispiele

Arbeitsrecht

Seit der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen in der Datenschutzerklärung (auch) Angaben zu den jeweils erhobenen sowie verarbeiteten Daten der Nutzer nebst Rechtsgrundlage machen. Dies ergibt sich aus Art. 13 und Art. 14 DSVGO. Hierzu gehören auch Informationen über die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer (Art. 13 Abs. 2a bzw. Art. 14 Abs. 2a DSGVO). Die Voraussetzungen, unter denen Unternehmen personenbezogene Daten löschen müssen, sind in Art. 17 DSGVO geregelt. Der Zweck einer Datenverarbeitung entscheidet über die zulässige Dauer der Speicherung der verarbeiteten Daten. Spätestens, wenn personenbezogene Daten für die Zwecke nicht mehr erforderlich sind, für die sie verarbeitet werden, muss das Unternehmen diese Daten löschen. Soweit durch ein Gesetz Aufbewahrungsfristen vorgegeben sind, ist die Speicherung für die Dauer dieser Fristen datenschutzrechtlich regelmäßig zulässig. Der Arbeitgeber hat die Personalunterlagen so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Damit ist grundsätzlich bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen zu rechnen, soweit nicht kürzere Ausschlussfristen gelten. Die Verjährungsfristen für arbeitsrechtliche Ansprüche, z. B. den Anspruch auf Ausstellung eines Zeugnisses, betragen 3 Jahre ab Fälligkeit des Anspruchs und Kenntnis des Gläubigers. Innerhalb dieses Zeitraums ist dem Arbeitgeber die Aufbewahrung aller Personalunterlagen i. d. R. zumutbar. Die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt immer erst ab dem Ende des jeweiligen Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, d. h. auch bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Jahresende, unabhängig vom genauen Zeitpunkt der Kündigung oder dem Abschluss des Aufhebungsvertrags.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Personalakten sorgfältig aufzubewahren, bestimmte Informationen (insbesondere über den Gesundheitszustand und allgemeine Aussagen über die Persönlichkeit des Arbeitnehmers) verstärkt zu schützen und vertraulich zu behandeln sowie für die vertrauliche Behandlung durch die Sachbearbeiter zu sorgen.

§ 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet den Arbeitgeber, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Jeder Arbeitgeber, der Minijobber und kurzfristig Beschäftigte (= geringfügig Beschäftigte i. S. v. § 8 Abs. 1 SGB IV) beschäftigt (nicht geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten nach § 8a SGB IV), ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren. Diese Arbeitgeber sind außerdem verpflichtet, die für die Kontrolle der Einhaltung der Verpflichtungen nach § 20 MiLoG erforderlichen Unterlagen im Inland in deutscher Sprache für die gesamte Dauer der tatsächlichen Beschäftigung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, mindestens für die Dauer der gesamten Werk- oder Dienstleistung, insgesamt jedoch nicht länger als 2 Jahre, bereitzuhalten.

Dieselbe Verpflichtung trifft Arbeitgeber, die zu den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen gehören, und zwar für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, deren verstetigte Vergütung unterhalb von 2.958 EUR brutto im Monat liegt. Außerdem gilt dies im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung für Entleiher, denen ein Verleiher einen oder mehrere Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung in einem der in § 2a des Schwarz...

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