Aufbewahrungspflicht

Zusammenfassung

 

Begriff

Der Arbeitgeber hat sowohl im Arbeits- als auch im Steuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, um in dieser Zeit einen Zugriff darauf sicherzustellen.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Im Arbeitsrecht gibt es in § 16 Abs. 2 ArbZG eine gesetzliche Pflicht, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Lohnsteuer: Im Steuerrecht gibt es gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, um den Steuerbehörden und den Sozialversicherungsträgern im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung bzw. der Betriebsprüfung den Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Das Gesetz sieht in § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG eine eigene 6-jährige Aufbewahrungsfrist vor. Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 und Abs. 3 AO ebenfalls eine Frist von 6 Jahren.

Sozialversicherung: Die im Zusammenhang mit der Beitragsabrechnung und -zahlung zu erfüllenden Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers sind in § 28f Abs. 1 Sätze 1 und 2 SGB IV genannt.

 

Praxis-Beispiele

  • Lohnkonten
  • Lohnunterlagen

Arbeitsrecht

Der Arbeitgeber hat die Personalunterlagen so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Damit ist grundsätzlich bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen zu rechnen, soweit nicht kürzere Ausschlussfristen gelten. Die Verjährungsfristen für arbeitsrechtliche Ansprüche, z. B. den Anspruch auf Ausstellung eines Zeugnisses, betragen 3 Jahre ab Fälligkeit des Anspruchs und Kenntnis des Gläubigers. Innerhalb dieses Zeitraums ist dem Arbeitgeber die Aufbewahrung aller Personalunterlagen i. d. R. zumutbar.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Personalakten sorgfältig aufzubewahren, bestimmte Informationen (insbesondere über den Gesundheitszustand und allgemeine Aussagen über die Persönlichkeit des Arbeitnehmers) verstärkt zu schützen und vertraulich zu behandeln sowie für die vertrauliche Behandlung durch die Sachbearbeiter zu sorgen.[1]

§ 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet den Arbeitgeber, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden[2] hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Lohnsteuer

1 6-jährige Aufbewahrungsfrist für Lohnkonten

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das Jahr 2018 ist demzufolge bis zum 31.12.2024 aufzubewahren.

2 Übrige Lohnunterlagen, die für den Lohnsteuerabzug gelten

Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der Abgabenordnung ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.[1] Hierunter fallen z. B.

  • Freistellungsbescheinigungen,
  • Reisekostenabrechnungen,
  • Fahrtenbücher,
  • Rechnungsbelege über Auslagenersatz oder
  • Arbeitszeitlisten u. a.

3 Lohnunterlagen, die der Gewinnermittlung zuzuordnen sind

Soweit Lohnunterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für

  • Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen,
  • Jahresabschlüsse und Jahresabschlusserläuterungen,
  • Buchungsbelege und Buchführungsunterlagen,
  • Inventarlisten und Inventurunterlagen.

4 Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung

Die Aufbewahrungsfristen für die Aufzeichnungen und Unterlagen im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersversorgung richten sich nach den für Lohnsteuerzwecke bestehenden allgemeinen Aufbewahrungsbestimmungen.

Die für die Aufbewahrung von Lohnkonten vorgeschriebene 6-Jahresfrist[1] wird immer dann ausreichend sein, wenn der Versorgungsfall für den Arbeitnehmer bereits während des aktiven Arbeitsverhältnisses bzw. spätestens bis zum Ablauf des 6. Kalenderjahrs eintritt, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, und dies eine dauerhafte Versorgungsleistung zur Folge hat.

Eine verlängerte Aufbewahrungsfrist ist dann vorgesehen, wenn der Versorgungsfall, erst nach Ablauf der 6-Jahresfrist eintritt. Für diese Fälle ist der Arbeitgeber über die ansonsten übliche Frist von 6 Jahren hinaus solange zur Aufbewahrung der genannten Unterlagen verpflichtet, wie dies zur Sicherstellung einer späteren korrekten Besteuerung der betrieblichen Altersversorgungsbezüge notwendig ist.[2]

5 Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug

Für Arbeitnehmer ohne inländischen Wohnsitz (beschränkt Steuerpflichtige und Grenzpendler) und für Arbeitnehmer mit falschem ELStAM-Datensatz aufgrund fehlerhafter Meldedaten ist als Ersatz für die elektronische Lohnsteuerkarte ein Papierverfahren vorgesehen, für das die Regelungen der bisherigen Papier-Lohnsteuerkarte weiterhin entsprechend anzuwenden sind.[1] Die vom Finanzamt für den Lohnsteuerabzug auszustellende Ersatzbescheinigung muss der beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber bei Eintritt in das Dienstverhältnis vorlegen.[2] Dasselbe Verfahren gilt für unbeschränkt steuerpflichtige inlä...

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